Законодательно-нормативное регулирование вопросов управления документами и информацией: путь через тернии к мировому лидерству

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, в своем выступлении на состоявшейся недавно конференции «Весенний документооборот 2014», выделила ряд позитивных изменений в сфере законодательно-нормативного регулирования этой отрасли, произошедших за последние несколько лет. Поскольку компания ЭОС работает на рынке СЭД столько же, сколько существует в России сама отрасль, она на себе ощущает как динамику трансформаций рынка, так и перемены в области государственного регулирования. 

По словам Н.А.Храмцовской, ещё 3 года назад ситуация была значительно сложнее, чем сейчас, несмотря на то, что тогда уже были сняты все основные препятствия, мешавшие использовать электронные документы в государственном управлении и бизнесе. К этому времени минимально необходимая законодательная база для перехода на электронные технологии уже была подготовлена, однако потребовалось время для того, чтобы результаты реформ заработали в полную силу. Ситуация осложнялась и тем, что в 2010-2011 годах внедрение электронного документооборота нередко проводилось недостаточно продуманно, в том числе не обеспечивалась необходимая подготовка как руководителей, так и работников среднего звена, которые и должны были работать с электронными документами.

С течением времени ситуация более-менее нормализовалась – и за счет роста технического оснащения госструктур и бизнеса, и благодаря повышению квалификации сотрудников и вовлечению в работу с СЭД высшего руководства, да и просто вследствие привыкания. Даже такой консервативный институт, как суды, уже неплохо освоился с информационными технологиями и активно ими пользуется. По отдельным направлениям внедрения ИКТ в государственное управление и деловую деятельность Россия, по мнению экспертов, является мировым лидером – например, по применению усиленных электронных подписей и по масштабам проведения электронных государственных закупок.

Кроме того, отдельного внимания заслуживает региональная законодательно-нормативная базы: она интересна тем, что зачастую находит свои, неожиданные подходы, технологии и решения. Можно даже сказать, что активность в сфере регионального регулирования вопросов использования электронных документов является показателем того, насколько регион активно работает в этой сфере. К примеру, в лидеров по внедрению электронных госуслуг входят ЕАО, ХМАО, Красноярский край, Петербург, а лидерами по внедрению концепции открытых данных являются Москва, Пермский край, Тульская и Ульяновская области. В этих регионах местные власти уделяют много внимания совершенствованию законодательства, касающегося электронной стороны жизни.     

В результате существенно изменяется деятельность ряда государственных учреждений и ведомств – например, Федеральной налоговой службы (ФНС России). Так, с 1 января 2014 года введена обязанность для всех плательщиков НДС представлять налоговые декларации по НДС только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через специального оператора электронного документооборота. Федеральная налоговая служба, подводя итоги декларационной кампании по НДС за I квартал 2014 года, сообщила, что налогоплательщиками в налоговые органы было представлено 1,36 млн. таких деклараций, из которых по телекоммуникационным каналам связи поступило 1,29 млн., что составляет почти 95% от общего числа деклараций. Также сегодня в рамках работы ФНС в электронном виде можно отправить более 40 видов документов: налоговые декларации, письма, обращения, счета-фактуры и т.д.

В прошлом году произошли изменения и в сфере бухгалтерского учёта. Например, с 1 января 2013 года первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью. А с июня 2013 года при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учёта организации, порядок проведения которой определяется организацией самостоятельно.

«Сейчас, в 2014 году, можно с уверенностью сказать, что законы информационного блока вполне соответствуют мировому уровню, хотя часть экспертов сходится во мнении, что их потенциал используется лишь частично», - комментирует г-жа Храмцовская, – «Однако в отдельных нишах законодательства пока ещё есть «серые зоны», которые только предстоит закрыть».

Так, далеко не радужная картина наблюдается в регулировании многих аспектов работы с документами, в том числе и в традиционном бумажном варианте. На сегодняшний день нет ни одного практически важного вопроса, связанного с управлением документами, который был бы исчерпывающим образом урегулирован: везде есть «серые» зоны и противоречия. Это касается не только новых, ещё только входящих в нашу жизнь технологий, но и таких вопросов, как использование собственноручных подписей, печатей, порядка изготовления копий документов и т.д. Также серьёзно отстали от практики работы с документами архивное законодательство и теория делопроизводства и архивного дела, по сути, оставшись в «бумажном» веке.      

К сожалению, отсутствие внимания законодателя и регулирующих органов к этим направлениям может порой оказаться той соломинкой, под воздействием которой переломится спина верблюда. По мнению Н.А.Храмцовской, недостатки законодательно-нормативного регулирования заставляют организации осторожно подходить к внедрению электронного документооборота и поддерживающих его систем. Ведь в определенный момент электронный документ должен отправиться в архив, где он должен храниться в течение длительно времени, а то и постоянно, при этом таким образом, чтобы спустя десятилетия сохранялись его юридическая значимость и доказательная сила – и как раз здесь придется столкнуться с рядом проблем, для решения которых необходимо вносить изменения в действующее законодательство. Так что, наверное, следующим этапом развития нормативно-правовой базы должно стать модернизация законодательства именно по этим направлениям.