Вдогонку за мобильностью

Интерес к мобильным приложениям для бизнеса вполне объясним: по данным J’son & Partners Consulting, 17 % пользователей смартфонов и 23 % пользователей планшетных ПК активно используют более 10 мобильных приложений, 47 % и 50 % соответственно – от 5 до 10 приложений. Если учесть, что только в первом квартале 2014 года было продано до 5,58 млн смартфонов и 1,66 млн планшетов, привычка использовать различные приложения с мобильных гаджетов сформировалась уже у многих. Отсюда и желание использовать возможности гаджетов в работе.

Использование мобильных приложений для работы с СЭД и ЕСМ принципиально отличается от других ИТ-систем. Аналитиками отмечается, что чаще всего инициаторами являются маркетинговые отделы компаний или отделы продаж – по данным исследования The Connected Enterprise: Keeping Pace with Mobile Development, их влияние наиболее важным считают примерно в 84 % случаев. Почти также велика заинтересованность и ИТ-специалистов – 82 %.

Это объясняется, к примеру, в исследовании IBM The Individual Enterprise: How Mobility Redefines Business: 84 % ИТ-руководителей оценивают инвестиции в мобильные решения как наиболее значимые для выстраивания более эффективной коммуникации с клиентами, а 94 % руководителей-маркетологов уверены, что мобильные приложения являются неотъемлемой частью их стратегий в digital-маркетинге.

Рынок СЭД и ECM в этом отношении стоит несколько особняком: здесь мобильные приложения и задачи решают совсем иные, а соответственно инициаторами проектов являются другие сотрудники.  

«С конца прошлого года мы наблюдаем интересную новую ситуацию, - рассказывает Артём Андреев, главный специалист по маркетингу мобильных приложений компании ЭОС, ведущего отечественного разработчика ECM-систем. – Представители бизнеса в некоторых случаях сначала выбирают мобильное приложение для работы с СЭД или ECM, убеждаются в том, что оно им нравится, у него удобный интерфейс, достаточный функционал – и только потом интересуются тем, какая СЭД или ECM «прилагается» к нему. Конечно, так делают не все, но внимания мобильным приложениям уделяется все больше. Это связано с тем, что инициаторами внедрения той или иной ИТ-системы в России являются в большинстве случаев топ-менеджеры - такова уж структура управления в нашей стране. На данный момент именно руководители высшего звена являются основными пользователями мобильных приложений в сегменте СЭД или ECM: топ-менеджерам мобильные приложения необходимы для оперативной и постоянной работы в связи с отсутствием возможности постоянно быть в офисе.  Интерес к такому софту напрямую связан с изменениями в нашем образе жизни: мы вынуждены все больше перемещаться, при этом сохраняя эффективность и работоспособность».

Использование мобильных приложений в сегменте СЭД и ECM персоналом среднего звена или ниже только начинает набирать обороты, но вендоры уже начинают предлагать клиентам новый функционал. Речь идет о возможности работы с файлами, с прикрепленными документами, возможностях аннотирования, прикрепления голосовых и текстовых комментариев.

«В решениях ЭОС уже достаточно давно есть такой функционал, - отмечает Артём Андреев. -  Интересно, что топ-менеджмент нечасто им пользуется, потому что задача руководства – управлять бизнес-процессами, давать поручения и контролировать их выполнение, согласовывать, а работа непосредственно над составлением и редакутирование документов – все-таки задача сотрудника уровнем ниже. Более того, далеко не так часто топ-менеджеры пользуются и прикреплением файлов, но у нас уже есть и такая функция: в «АРМ-руководителя» для Windows 7 и Windows 8, к примеру, есть возможность не просто отредактировать документ, но и прикрепить к нему документы, созданные в Word, Excel, или фото – необходимые файлы в любом формате. Последняя функция может оказаться очень полезной страховым компаниям для фиксации страховых случаев на месте, мерчандайзерам торговых сетей и многим другим. Таким образом, функционал пригодится обычным рядовым сотрудникам, которые много времени проводят «в полях». И мы видим у наших клиентов постепенное появление спроса на подобные возможности».

Именно в этом направлении и пойдет развитие мобильных приложений для СЭД и ECM и в ближайшем будущем. Среди потенциально интересных для клиентов возможностей - интеграция с календарями и почтой. Благодаря интеграции с календарями поручения и задачиможно будет «выгружать» в календарь, чтобы сотрудник мог видеть весь список своих задач в привязке к датам. Интеграция с почтой позволит работать с документами не только непосредственно в рамках СЭД и ECM, но и выгружать их и отправлять сторонним адресатам-контрагентам.

«Такой новый функционал будет интересен и топ-менеджерам, и рядовым сотрудникам, - прогнозирует Артём Андреев. – Правда, наращивание этого функционала и взаимодействия с другим приложениями будет затрагивать крайне сложный вопрос, касающийся безопасности информации, но каждая организация должна будет решить для себя, может ли она позволить себе не обращать внимание на безопасность или готова будет вложиться в безопасность и разработать регламенты, описывающие с какой информаций пользователи могут работать, а с какой нет в мобильных приложениях. Мы в свою очередь готовы помочь с консультацией и экспертизой в данной области и организовать эти средства обеспечения безопасности данных».

Перспективным видится экспертам и модуль мониторинга новостей, потенциально более интересный для госструктур. Также в будущем должны появиться элементы интеграции мобильных приложений СЭД и ECM с CRM и ERP-системами, благодаря которым сотрудники смогут прямо в мобильном приложении получить специализированную аналитику, которая выгрузится из других ИТ-систем.

«Наша СЭД «Дело» интегрируется с «1С», и мы видим спрос на подобную интегрированную информацию, - комментирует Артём Андреев. – Если все будет доступно в рамках одного приложения, сбудется мечта и бизнеса, и ряда госструктур. У последних, кстати, зачастую в регламенте прописано, что руководитель не может уйти с работы, пока у него не будут рассмотрены все документы. Соответственно, есть и те, кто контролирует этот процесс: им модуль аналитики и статистики будет крайне интересен и важен. Так что мы активно работаем в этом направлении».

Любопытно, но несмотря на готовность инвестировать в «мобильность», многие компании все-таки рассматривают возможность разработки приложений своими силами. Так, в исследовании The Connected Enterprise: Keeping Pace with Mobile Development указывается, что 44 % приложений их корпоративного портфолио разработаны в организации респондентов. В отношении СЭД и ECM опять-таки характерна иная ситуация: самостоятельно создавать мобильные приложения экономически не выгодно. Придется заниматься несвойственной компании деятельностью, а значит нанимать программистов, пройти достаточно сложный процесс от разработки, тестировки и выпуска и дальнейшего развития дальнейшего до внедрения приложения. К тому же далеко не все СЭД и ECM-системы так уж спокойно отнесутся к интеграции какого-то стороннего приложения. Так что речь о собственных мобильных приложениях для СЭД и ECM актуальна разве что для больших корпораций, обладающих практически неисчерпаемыми финансовыми и кадровыми ресурсами. Остальным же выгоднее приобретать уже представленные на рынке решения.

Эксперты рынка с оптимизмом смотрят на будущее мобильных приложений. «На сегодняшний день мы пока отстаем от Запада, - резюмирует Артём Андреев, - но в скором времени, я уверен, в России мобильные приложения смогут заметно потеснить решения для настольных ПК».