Рынок СЭД: время меняться

По данным аналитиков IDC, объем выручки мирового рынка ECM-систем в 2013 году составил $5,8 млрд, что практически на 9% больше, чем годом ранее. Любопытно, что российский рынок ECM за 2013 год в процентном отношении вырос также на 9 %, составив, по результатам исследований IDC $165 млн. TAdviser, правда, приводит иные, еще более оптимистичные данные: в 2013 году российский рынок СЭД/ECM-систем вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей.  Такая разница в оценках объясняется тем, что IDC учитывает только стоимость лицензий и сопровождения, а TAdviser включает и услуги по внедрению.

В любом случае – данные аналитиков свидетельствуют о том, что российский рынок ECM и СЭД растет сопоставимыми с общемировыми темпами, и это внушает оптимизм. И дело не только в цифрах. Если всего лишь пару лет назад эксперты рынка СЭД говорили о том, что в России наблюдается существенное отставание от развитых европейских стран в области проникновения электронного документооборота, то сейчас те же эксперты уверены, что это отставание если не нивелировалось совсем, то максимально сократилось.

Владимир Баласанян, председатель совета директоров компании ЭОС, которая в этом году отмечает двадцатилетие вместе с отраслью, на осенней клиентской конференции говорил о том, что за время существования рынка достигнуто очень многое. В частности, от простой автоматизации отдельных процессов перешли к созданию новых технологий, от управления делопроизводством перешли к управлению работой всего предприятия, пришли к использованию облачных и мобильных решений и так далее. В результате отрасль стала включать огромное количество новых направлений и новых решений. Кроме того, в отрасли произошел важный переход количества в качество по целому ряду показателей.

«Мы фиксируем рост количества обрабатываемых документов, причем на всех развиваемых нами направлениях, - объясняет генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров. - У всех потребителей СЭД наблюдается существенное увеличение количества оцифрованных документов. Бумажные документы, поступающие в организацию, почти всегда обращаются в электронный вид. Но самое важное и принципиальное изменение – это увеличение доли электронных оригиналов – документов, которые никогда не существовали в бумажном виде и весь их жизненный цикл проходит в электронном виде».

Также к достижениям отрасли можно отнести и развитие стандартизации и типизации. В отличие от других ИТ-рынков, игроки которых часто жалуются на то, что государство вставляет палки в колеса и скорее сдерживает развитие, чем стимулирует, для рынка СЭД регулятор за прошедшие 20 лет сделал немало.

Основополагающим документом, несомненно, является постановление правительства №890 от 6 сентября 2012 года, которое запустило новый этап в развитии электронных систем документооборота в органах власти. Постановление подразумевает, что 100 % органов власти до 2016 года должны перейти на преимущественно электронный документооборот. Конечно, речь не идет и никогда не пойдет о полностью 100-процентном электронном документообороте в органах власти, но эти ограничения не носят технических характер: у любого государства есть секретные документы, которые просто нельзя передавать по электронным, пусть даже максимально защищенным, каналам. По оценкам Минкомсвязи, 80 % документов федеральных органов исполнительной власти в 2016 году должны передаваться в электронном виде и подписываться квалифицированной электронной подписью.

Судьбоносность этого постановления нельзя недооценивать: столь скорое приближение часа «Ч» создало стимулы не только для внедрения в ФОИВ СЭД и создания нормально функционирующей системы межведомственного взаимодействия, но и повлияло на темпы создания стандартов СЭД – активно велась работа надо созданием единой технологии обмена электронными документами, единого формата электронных документов, процедур подтверждения юридической значимости. В результате на текущий момент в правительстве уже находится одобренный экспертным советом при Минкомсвязи документ, декларирующий порядок обмена электронными документами. Также на рассмотрении находится приложение к этому документу, в котором идет речь о едином формате электронных документов. Кроме того, в Минкультуры находится на рассмотрении проект совместного приказа с Минкомсвязи, который содержать перечень документов, передаваемых исключительно в электронном виде. Это весьма важные шаги: все эти три документа позволят продолжить ведомствам путь к полномасштабному переходу на обмен электронными документами. 

К сожалению, работа в области стандартизации на уровне регулятора идет не так быстро, как многим бы хотелось, но это обусловлено тем, что порядок принятия документов федерального уровня требует очень высокого уровня проработки всех нюансов, чтобы никакие скептики не могли потом сказать, что что-то не было учтено. 

«Не так легко расстаться с тысячью лет работы с бумагой, - резюмирует Владимир Баласанян. - Когда появилась книгопечатание, его сначала объявили ересью, колдовством. На пути развития нашей отрасли есть культурные проблемы. Люди и деловые стереотипы, воспитанные на «бумаге» нельзя очень быстро уничтожить. Сначала должны появиться планшеты, а затем уже люди, которые на этих планшетах будут работать. Но государство старается ускорить переход к электронному документообороту и, что важно, прислушивается в этом стремлении к мнению экспертов рынка, а это позволяет избежать серьезных ошибок».

На сегодняшний день отрасли удалось добиться и кардинальных изменений в составе пользователей СЭД. Юрий Назаров отмечает, что количество рабочих мест в одной организации стремительно увеличивается. Если несколько лет назад крупным клиентом считался тот, кто приобретал 400-500 рабочих мест, то сейчас заказ 40-50 тысяч лицензий уже никого не удивляет.

Кроме того, если раньше основную категорию пользователей составляли те, кто отвечал за делопроизводство, то сейчас их абсолютное количество растет, а процентное соотношение по сравнению с остальными пользователями заметно снижается.

«Важно и то, что сейчас СЭД все чаще используется высшим руководством организации, - подчеркивает Юрий Назаров. – Также появляются и новые фокусные группы пользователей, которые формулируют свои требования и тем самым оказывают сильнейшее влияние на то, как СЭД выглядят сегодня и будут выглядеть в дальнейшем».

Наряду с ростом проникновения мобильных и облачных технологий, популярности соцсетей изменение состава пользователей СЭД потребовало вносить существенные изменения в эргономику, дизайн и функционал СЭД – так что сейчас фактически происходит цветочная революция.

«Сегодня СЭД используется совсем не так, как она использовалась 2-3-4 года назад, - объясняет Юрий Назаров. - СЭД стала центральной частью организации и средством аккумулирования всех ее знаний. К тому же мы фиксируем увеличение числа типов документов: у некоторых наших клиентов количество типов документов доходит до 600. В прежнем дизайне, эргономике и построении пользовательского интерфейса обслужить эти потребности стало невозможно. Современная СЭД должна обеспечить взаимодействие пользователей, а не только работу с документами, причем все управление должно быть привычным для потребителя – все должно делаться также легко, как в соцсетях, мессенджерах и т.д.».

Кроме того, игроки рынка наблюдают усложнение и формализацию бизнес-процессов: за счет увеличения пользователей и вовлечение все большего количества сотрудников в работу с системам документооборота происходит специализация рабочих мест. Если раньше документы проходили через 2-3 точки обработки, то сейчас этот показатель вырос до 20-30 точек. Естественно, на этих рабочих местах требуется делать элементарные «атомарные» операции, которые ранее выполнялись интегрировано.

В результате СЭД уходят от универсального интерфейса, который был актуальны еще не так давно. ЭОС, к примеру, оценивает текущие изменений как самые радикальные за все время ее существования своих решений. Сейчас идет замена интерфейса практически у всех систем производства ЭОС. Объектом внимания разработчиков при этом становится эргономика элементарных операций – работа с клавиатурой, мышью, проведение базовых процедур, внесение резолюций, а также более сложных бизнес-процессов – таких как коммуникация и взаимодействие. В результате революции интерфейс становится ролевым и «операционным».

«Для работы с документом на разных стадиях не требуются все его метаданные. И сегодня мы готовы предоставлять пользователям возможность редактировать документ, просматривать и обрабатывать его в разных интерфейсах, подстраивать интерфейс не только под бизнес-процессы, но и под конкретную операцию, - рассказывает Юрий Назаров. - Тем самым мы добиваемся увеличения скорости реакции пользователя, улучшаем восприятие данных и наконец самое банальное, но от этого не менее важное – создаем комфорт рабочего места, благодаря чему сотрудник не обслуживает систему, а выполняет свои повседневные обязанности».   

Стоит ли ожидать в ближайшее время новых революций или хотя бы небольших встрясок на российском рынке СЭД точно сказать никто не сможет, но игроки рынка уверены в том, что рост продолжится. Залогом тому должны стать как минимум заинтересованность государства и наличие на рынке российских компаний, мало зависимых от экономических санкций.