Миграция с Lotus на Sharepoint: акцент на партнерских решениях

Сам Microsoft предлагает закрывать потребности в документообороте и некоторых других функциях с помощью партнерских решений, например – EOS for SharePoint.

По данным компании Microsoft, о миграции с Lotus так или иначе задумываются порядка 90% пользователей этой платформы: оценивают или тестируют возможности других решений, запускают пилотные проекты.

Переполненная копилка

Причин недовольства Lotus достаточно много. Это и неудовлетворенность функционалом и удобством текущей платформы, и ее несоответствием требованиям бизнеса, и усложнение конфигурации и поддержки решения из-за большого количества собственных разработок Lotus applications.

Важным (особенно в сегодняшней экономической ситуации) фактором является также высокая стоимость лицензий и IT-специалистов, чья компетенция позволяет поддерживать и разрабатывать приложения на Lotus. Так, разработчики Lotus даже в регионах хотят получать порядка 80-100 тыс. рублей, в Москве же стоимость такого специалиста (с совсем небольшим опытом работы – 2 года) приближается к 200 тыс. Значимым показателем является и тот факт, что, если работодатель не готов «возиться» с молодым сотрудником и хочет получить специалиста с опытом более 5 лет, зарплата сразу переходит в категорию «договорная». Высокая стоимость разработчиков Lotus обусловлена в том числе и тем, что большого количества специалистов на рынке нет: число вакансий существенно превышает число соискателей.

Кроме финансового фактора вызывает много вопросов и отсутствие четкого понимания стратегии и перспектив развития самой платформы. Что будет с ней дальше, пожалуй, не знает никто.

Напомним, что аналитики предрекают лавинообразный рост и без того больших объемов баз данных: эпоха Big Data – это уже не игрушка для IT-департамента, не отдаленное будущее, а вполне реальное настоящее, с которым соприкасается практически каждый рядовой сотрудник. Это безусловно влияет на требования к производительности решений, работающих с данными. Lotus же остается достаточно «неповоротливой» системой из-за неиспользования реляционной модели баз данных.    

Дополнительным стимулом для того, чтобы задуматься о смене платформы, являются и отрицательные отзывы со стороны новых сотрудников компании-пользователя, которые не только очень долго осваивают функционал решения, но и зачастую просто саботируют работу с ним. Также новые сотрудники компаний, использующих решения на базе Lotus, часто признаются, что их пугает тяжеловесность устаревшего интерфейса системы – этот аспект дополнительно затрудняет полноценное вовлечение сотрудника в рабочий процесс.

К тому же уровень мобильности рядовых пользователей стал очень высоким: мобильные приложения являются насущной необходимостью – Lotus же их не предлагает. Кроме того, у пользователей есть потребность в функционале для общения внутри компании: если такой инструмент им не предоставить, они будут искать его вне корпоративного периметра, что будет создавать угрозы для безопасности.

Все это недовольство платформой может долго накапливаться, но в определенный момент руководство предприятия приходит к выводу, что стоит рассмотреть другие решения.

Документооборот +

У миграции на платформу Microsoft SharePoint есть несколько преимуществ. Прежде всего, именно Microsoft является столь же сильным вендором, как и IBM, поэтому его решения могут в той или иной степени закрыть все потребности предприятия. Платформа SharePoint активно развивается: совсем недавно была представлена новая стратегия, учитывающая концепции мобильности и облачных вычислений, которым следует Microsoft. Платформа весьма популярна: с ней работают сотрудники 200 тыс. компаний, а ее развитие обеспечивают более 50 тыс. компаний-партнеров вендора и 1 млн разработчиков, благодаря которым сформирована экосистема решений стоимостью свыше $10 млрд.

Важным фактором является и стоимость сотрудников, способных поддерживать и развивать платформу. В регионах зарплаты разработчиков и специалистов поддержки Microsoft SharePoint начинаются от 25 тыс. рублей, а в столице колеблются от 35 до 120 тыс. рублей. Причем, в последнем случае речь идет о специалисте с большим опытом, который может претендовать на должность «ведущий разработчик» или «глава отдела». Число как вакансий, так и соискателей достаточно велико – именно наличие свободных специалистов и позволяет работодателям сэкономить.

К тому же многие компании, как и отдельные пользователи, так или иначе используют различные решения Microsoft, так что интерфейс SharePoint не кажется незнакомым и не вызывает отторжения.

Именно поэтому многие делают выбор в пользу платформы SharePoint. Альтернатива почтовых сервисов Lotus в этом случае – Exchange. Остается решить вопрос с хранилищем, документооборотом и разработанными приложениями.

В линейке Microsoft нет коробочного решения для организации хранилища и документооборота, поэтому перед руководством предприятия встает сложный выбор: готовое решение партнера вендора или разработка под заказ решения «с нуля». Конечно, есть те, кого прельщает перспектива изобретения велосипеда, однако такой выбор остается под вопросом с точки зрения и сложности задачи, и длительности процесса, и его экономической составляющей.

Партнерское решение обладает рядом преимуществ. К примеру, EOS for SharePoint представляет собой готовый модуль управления документооборотом, который легко встраивается в платформу SharePoint и существенно расширяет ее возможности. В частности, решение позволяет автоматизировать не только электронный документооборот, но и управление совещаниями, файловый архив, проектное управление, прием и отправку заявок, а также организовать корпоративный портал и базу знаний, и провести интеграцию с другими используемыми в компании IT-системами.

При этом в EOS for SharePoint удовлетворены потребности не только самой организации, но и конечных пользователей, что оказывает влияние на их лояльность к системе. Так, разработаны и настроены 5 готовых шаблонов рабочих мест, оптимизированных под задачи разных групп пользователей, причем делопроизводителям предлагается работать с карточками документов, тогда как остальные пользователи работают с поручениями. Это, как и настраиваемые фоновые рисунки рабочего стола и цветовое оформление, делают интерфейс решения привлекательным для сотрудников, которые будут работать с EOS for SharePoint.

Пошаговая стратегия

У готового решения есть и еще одно весомое преимущество: отработанная схема миграции. В рамках типового процесса миграция начинается с аналитического обследования процессов организации, подготовки и описания миграции. Затем в новую систему выгружаются данные из справочников и действующие документы, проводится проверка и тестирование системы и данных. Для решения EOS for SharePoint разработана специальная утилита, которая упрощает процесс миграции данных.

Кстати, анализ процессов зачастую поможет и решить вопрос с приложениями, которые были созданы на Lotus. Как отмечают эксперты, в ряде случаев они оказывают не нужны, так как внедряемое решение включает аналогичный функционал, а частично задачи можно решить с помощью других систем – например, ERP или CRM.

После этого проводятся обучение делопроизводителей и подготовка пошаговых инструкций для остальных сотрудников – причем сейчас инструкции могут быть как в классическом текстовом варианте, так и в формате видеоролика, что облегчает восприятие информации пользователями.

При этом процесс миграции на EOS for SharePoint уже отработан: в России реализован целый ряд проектов. В их рамках удалось не только найти оптимальный порядок перехода на другую платформу, но и решить некоторые уникальные задачи.

Так, миграция в Контрольно-счетной палате города Москвы заняла чуть более года. Особенностью проекта стала необходимость перевести часть исторических документов из унаследованной системы в архив, предоставив возможности только для их чтения, тогда как 5% документов нужно было перенести в новую систему так, чтобы с ними можно было сразу продолжить работу – с первого же дня эксплуатации EOS for SharePoint.

В компании «Глобалстрой-Инжиниринг» решение о миграции с Lotus на EOS for SharePoint было обусловлено прежде всего экономической выгодой: руководство организации подсчитало, что обновление существующей системы обойдется гораздо дороже перехода на новую. За 6 месяцев все поставленные задачи удалось реализовать: в системе работает персонал не только в головном офисе предприятия, но и в регионах.

Сейчас миграция на EOS for SharePoint особенно выгодна: компания ЭОС, разработчик данного решения, предлагает скидку 80% на лицензии в рамках перехода с Lotus. А эксперты отмечают, что в связи с пока неясными перспективами в экономической ситуации вопрос оптимизации расходов будет актуальным еще долгое время, поэтому и миграция с Lotus будет продолжаться.