Кирпичи и документы: выбор СЭД для строительной организации

Быстрее! Работа с контрагентами

Прежде всего, и это не требует особых доказательств - наличие СЭД существенно ускоряет процесс обработки документов, получения отчетностей, работы с контрагентами. Некоторые организации используют СЭД для взаимодействия с подрядчиками, в виртуальном пространстве выкладывая техзадания, отчетность, документы, видео. А время, как известно – деньги.

Честнее! Источники информации под контролем

В процессах проектирования и строительства на всех этапах, как правило, задействовано много исполнителей. Если кто-то где-то напортачил, а СЭД не установлена - можно легко ввести руководителя в заблуждение, открестившись от личного участия в случившемся. Но как только босс вооружается СЭД, провести его становится гораздо сложнее: он в любой момент может посмотреть отчеты и выяснить, кто на объекте за что отвечает, чем занимается, какой информацией владеет.

Точнее! Без «испорченного телефона»

В ходе строительства постоянно возникает масса вопросов, которые обычно решаются по телефону. Подвезли ли штукатурку, в каком объеме? Часто получается игра в испорченный телефон, которая приводит либо к срыву сроков взаимодействия, либо к потере в качестве – мда, нелады, не та штукатурка прибыла, не в том количестве. Электронная почта немногим лучше: в ней вся переписка тоже ведется с определенными ответственными людьми, которые потом должны «передать дальше». И только СЭД позволяет общаться в одном информационном пространстве сразу всем, кому нужно. И при этом заодно автоматически наполнять единую для всех базу. А из первичной информации по объекту, кстати, потом формируется план по объему работ, проектно-сметная документация и так далее.

Мобильнее! Строитель он-лайн

Пусть строительное дело старо, как мир – современные строители инновациям не чужды. В частности, «мобилизации». Пользоваться на объекте планшетом, открывать на нем карты и документацию очень удобно, а реализуется это очень просто, если у вас СЭД, например, на SharePoint.

Виднее! Малоизвестные видеоресурсы

У платформы SharePoint и у СЭД на ней есть еще один интересный «бонус»: возможность настройки видеонаблюдения за объектом. Вы в Москве, а подрядчик где-то на необъятных просторах отчизны? Не проблема. С помощью СЭД на SharePoint, через веб-канал, мониторьте на здоровье ход строительства и за всем наблюдайте своими глазами. Ситуация, когда вы подрядили Васю вырыть котлован, пару недель спустя согласно отчетности о готовности выслали бригаду строителей, а там ни Васи, ни котлована, а лишь степь да степь кругом – исключена.

Какую СЭД выбрать строителю?

Какие СЭД или платформы подходят для строителей лучше всего? Если вам интересно наше мнение, то мы бы порекомендовали (как вы уже, наверно, догадались) обратить внимание на СЭД на платформе SharePoint. У ЭОС такая тоже есть, и мы вам о ней уже рассказывали в предыдущем письме. EOS for SharePoint - система гибкая, настраивать процессы быстро и удобно под требования заказчика позволяющая. Плюс здесь можно структурированно хранить информацию в больших объемах - все карты и чертежи поместятся и будут находиться и открываться без проблем. У ЭОС есть проекты в строительной отрасли и на классической «документооборотной» системе – на СЭД «ДЕЛО», но она не закрывает некоторые вопросы - по ведению статистики, например.

Кому какую СЭД?

А вот это вопрос не из простых! Тут все зависит не от размера компании, а от задач, от внутренних подходов, привычных инструментов решения задач, от целей и желаемых результатов.

Что автоматизировать прежде всего?

Какие процессы в стройкомпании стоит автоматизировать в первую очередь?

• Ведение архива информации. Так или иначе, у любой компании есть наработанные документы – приемо-сдаточная документация и так далее. В случае проверки все, что нужно, выгружается из СЭД легко и аккуратно.
• Автоматизация работы по проекту, переписки с контрагентами, взаимодействия внутри организации. Пришли геодезисты, нарисовали канализационные люки на вашем гениальном плане – кто и когда внес эти изменения, СЭД зафиксирует сама.
• Хранение проектно-сметной документации. СЭД всегда позволит выяснить, на каком этапе допущена ошибка – не чтоб наказать виновного, а чтоб в дальнейшем обезопасить себя от подобных оплошностей. Так система сама постепенно нарабатывает базу знаний организации.

О чем можно помечтать?

Как разработчики СЭД на продуктах Microsoft, мы мечтаем об интеграции EOS for SharePoint с MS Project! Этот день мы приближаем, как можем, потому что про это спрашивают многие наши клиенты-строители. Они хотят не просто переноса данных из одной системы в другую и обратно, а отлаженный и постоянный обмен ими.

Любой строитель всегда индивидуален. Но все же есть алгоритмы работы, от которых ни один из них не уходит, будь то прокладка дорог или возведение объектов недвижимости. У нас уже есть глубокое знание специфики отрасли. Можно строить с СЭД или без нее, можно строить с ЭОС или без нас. Но, позвольте заверить, с ЭОС – это значит проще. Непаханого поля ошибок на том месте, где, по всем расчетам, уже должен распахивать объятия навстречу фундаменту добротный котлован, уж точно избежите.

Материал подготовлен компанией ЭОС