Профессиональные советы по выбору системы управления складом

Действительно, как при наличии такого большого количества альтернатив, число которых с каждым годом увеличивается, Вы можете быть уверены в том, что выбрали лучший продукт для вашей компании? Но решение нужно принимать быстро, ведь в условиях жесткой конкуренции быстрое и успешное внедрение системы управления складом может явиться одним из важнейших конкурентных преимуществ Вашей компании на рынке.

В настоящее время диапазон решений для автоматизации складской деятельности достаточно широк: от самописных программ и складских модулей ERP-систем до решений класса WMS. Сразу отметим, что сравнивать достоинства и недостатки складских модулей ERP-систем и систем класса WMS можно по разным параметрам, но такое сравнение было бы некорректным. Складской модуль ERP-системы постфактум учитывает транзакции, происходящие на складе, выполняя, таким образом, функции учета. При этом информация о перемещении товара вносится в систему вручную. Система класса WMS же в режиме реального времени отслеживает фактический прием товара и на основе принятых правил осуществляет размещение товара, иными словами – реализует функцию управления. Именно поэтому сравнивать эти две системы было бы неправильно, поскольку они взаимно дополняют друг друга. Если площадь Вашего склада небольшая, объем операций невелик – смело останавливайте свой выбор на складском модуле ERP-системы. Использование этого решения будет для вас экономически оправдано.

В помощь же тем, кто уверен, что без системы класса WMS ему не обойтись, мы рассмотрим ряд ключевых моментов, которые играют довольно серьезную роль в процессе выбора системы управления складом. Надеемся, они помогут Вам определиться во всем многообразии выбора и принять единственно правильное решение.

Не всякая система действительно реализует процесс управления складской деятельностью. Наш совет - никогда не следует изучать функционал системы поверхностно. Существует мнение, что WMS-поставщики в основном предлагают решения, схожие по своим возможностям. В рекламных материалах многих компаний зачастую написано одно и тоже. На словах все системы обеспечивают интеллектуальный процесс приемки, размещения, комплектации, отгрузки и инвентаризации склада. Но с каким объемом заказов справится система? Что имеется ввиду, когда говорится, что система оптимизирует процесс размещения? Очень часто на деле оказывается, что основное звено системы, автоматизирующей процесс размещения – это человек, который на основании учетных данных сам осуществляет планирование, а свои решения затем вводит систему, которая и передает задания на радиотерминалы погрузочной техники и персонала.

Заказчики вынуждены самостоятельно анализировать предложения поставщиков, в надежде найти те решения, которые будут для них наиболее оптимальны и позволят решать специфические задачи их бизнеса. Ответ на вопрос о том будет ли предлагаемая система включать те характеристики, которые им необходимы, - для большинства покупателей является основным. Этот же вопрос в процессе выбора системы управления складом, задавало себе и руководство компаний ЗАО «Торговый Дом «ЭРА», изучая основную функциональность предлагаемых поставщиками WMS-систем. «Я чувствовал, что чем ближе я смогу ознакомиться с основной функциональностью системы, тем лучше пройдет внедрение и с большой долей вероятности мы достигнем поставленной цели» - рассказывает Игорь Ковтун, директор департамента управления бизнес-процессами ЗАО "Торговый Дом "ЭРА".

Приступая к выбору системы, необходимо не только иметь четкое понимание процессов, происходящих на Вашем складе, но и ясно определить основные параметры бизнеса на ближайшую перспективу. От целей компании и следует отталкиваться при выборе системы управления складом.

На первый взгляд, деятельность всех складов похожа: принять товар - отгрузить товар. Различия нужно искать в организации складов, а значит в методике реализации их задач. Поэтому система должна отвечать набору определенных требований. Так, например, магазину мощная система управления складом не нужна, поскольку объемы операций невелики.

Для дистрибьюторских складов принципиально важна возможность поддержки приема товара, не принадлежащего владельцу склада, от других поставщиков. Система управления дистрибьюторским складом должна позволять работать с большим объемом и номенклатурой товаров, отправлять заказы в день их получения, выполнять специфические типы заказов. Эффективное использование складских площадей, поддержание оптимального уровня складских запасов и их своевременное пополнение – вот лишь некоторые задачи, характерные для данного решения.

Фармацевтический склад отличает огромный ассортимент и необходимость особого внимания к соблюдению условий хранения продукции. Здесь основными требованиями к ведению складской деятельности являются соблюдение условий и сроков хранения, поддержка работы с сертификатами, серийный учет, высокая точность и скорость сборки заказов, дополнительный контроль определенных групп товаров (например, наркотических препаратов).

Систему управления производственным складом с его интенсивным грузооборотом, большими объемами заказов, необходимостью контроля сроков годности должны отличать возможность автоматизированного приема продукции с производства с последующей маркировкой этикетками и автоматическим занесением информации о грузах в систему, учет тары, контроль качества готовой продукции, возможность ведения различных способов организации хранения.

Основным условием успешной деятельности компаний, занимающихся коммерческой (3PL) логистикой является обеспечение высокой стоимости прохождения грузов по логистической цепи и минимизация издержек, связанных с обработкой грузов. Возможность автоматизации работы с товарами нескольких владельцев, внутрискладские и межскладские трансферты, квотирование складских операций, работа с транзитными грузами, сертификатами, ASN (Advanced Shipping Notice), сборка комплектов и изделий, упаковка и переупаковка – помогут наладить эффективную работу коммерческого склада.
Один способ определить способность WMS-системы удовлетворить Вашим требованиям – посмотреть работу отдельных функций системы на примере Вашего работающего склада (так называемую демоверсию срипта) или на складе одного из заказчиков потенциального поставщика, что поможет выявить возможные недостатки системы. Если то, что возможный выбор был ошибочным Вы поймете не в процессе внедрения системы, а в ходе эмуляции ее работы - Вы сэкономите немалую сумму.

Существует мнение, что западные поставщики систем управления складом сильнее и предлагают решения с наибольшей функциональностью, поскольку они существуют давно, а, значит, обладают серьезной экспертизой. Действительно, опыт и экспертиза потенциального поставщика играют одну из главных ролей - не будем опровергать это. Тем не менее, зачастую для того, чтобы установить западную систему требуется полностью реорганизовать бизнес-процессы заказчика, что не всегда оправдано. Многие западные системы к российским реалиям абсолютно не подходят и для того, чтобы внедрить их приходится создавать новые разработки на базе существующих модулей, что отнюдь недешево. Такие доработки без сомнения потребуются в тех случаях, когда перед Вами стоит задача работы с акцизами, сертификатами, автоматизация таможенных операций и др. В действительности, как показывает опыт, большинство западных систем отказываются понимать российскую специфику бизнеса.

В том случае, если Вашей целью не является покупка только бренда компании-поставщика, на первый план выходит возможность безболезненной адаптации системы управления складом под потребности вашего бизнеса и ее гибкость.

Возможность адаптации системы под бизнес-процессы заказчика была решающей, например, для компании «Вимм-Билль-Данн». «Мы считаем, что система должна быть максимально адаптирована к условиям российской специфики, а наличие большого количества проектов является для нас дополнительным гарантом надежности компании-поставщика и эффективности возврата вложенных инвестиций...», - говорит Виктор Колесник, начальник складской службы филиала ЗАО «ТК «Вимм-Билль-Данн» в п.Томилино (Моск.обл.)

Немного поставщиков предлагают на российском рынке адаптируемые решения. Например, у компании «СОЛВО» - лидера по количеству завершенных внедрений на территории России – такое решение есть. Именно система управления складом Solvo.WMS в настоящее время автоматизирует работу складов более 30 компаний, в числе которых ЗАО «ТК «Вимм-Билль-Данн» и ЗАО «ТД «ЭРА».

Думая о функциональных возможностях системы и ее использованием в будущем нужно не забывать о ее гибкости. Если Ваш бизнес изменится, будет ли WMS-система продолжать поддерживать Ваши складские операции? Насколько легким будет этот переход? Будет ли, например, успешно реализована задача использования RFID-технологий, если это потребуется в дальнейшем?

Представление о том, насколько гибкой является система можно получить двумя способами: посмотреть уже работающее решение на территории одного из заказчиков потенциального поставщика или изучить работу отдельных функций системы на примере Вашего работающего склада (демоверсия срипта). В ходе изучения работы системы на складе заказчика, следует не только понять каким образом решаются задачи по операциям аналогичным Вашим, но и нужно обратить внимание на способы реализации абсолютно иных задач, которые не похожи на Ваши. Задумываясь о будущем развитии Вашего склада важно задать вопрос поставщику WMS о возможности изменения бизнес-процессов в будущем, сроках и стоимости таких работ. Все это позволит получить полное представление о гибкости системы и ее потенциале.

Немаловажным фактором в деле выбора системы управление складом является знание WMS-поставщиком специфики Вашей деятельности. Наличие у поставщика опыта в решении задач автоматизации управления складом в пивоваренной индустрии явилось решающим фактором для Baltic Beverage Holding (BBH). Успешная работа уже автоматизированных производственных складов пивоваренных компаний «Вена», «Славутич» и «Львовская пивоварня», входящих в состав холдинга BBH, – определило выбор руководства холдинга, которое в настоящее время рекомендует использовать данную WMS-систему для автоматизации всех складов группы компаний BBH.

Выбирая систему управления складом, компании сейчас не просто обращают внимание на функциональность WMS, они оценивают также возможность системы к интеграции с корпоративной системой, а также и другими использующимися в компании приложениями. Наличие в арсенале поставщика WMS уже готовых шлюзов для интеграции системы управления складом с корпоративной системой является одним из важных моментов, на которые стоит обратить внимание. Это избавит Вас от дополнительных затрат и позволит сократить сроки внедрения.

Поскольку в России большое количество компаний используют в своей работе головные системы собственной разработки, важно, чтобы поставщик WMS был готов к трудностям, связанным с созданием интеграционного шлюза.

Автоматизация складского комплекса с помощью системы управления складом – процесс долгий и сложный. В комплекс работ неизбежно будут включены затраты, связанные с организацией технологии деятельности склада. В результате стоимость самой системы будет сравнительно невелика по сравнению с затратами на внедрение.

Перед покупкой WMS-системы рекомендуем четко определить в какой ценовой категории должна находиться Ваша система управления складом.

На Западе прослеживается тенденция падения стоимости систем класса WMS, но, тем не менее, они до сих пор не дешевые. Так, большинство зарубежных компаний ориентируются на проекты, стоимость которых составляет $500 тыс. и выше с учетом стоимости всех лицензий на программное обеспечение, затрат на оборудование, интеграцию и внедрение. При этом стоимость небольших проектов составляет около $200-300 тыс.

В России стоимость проектов по автоматизации склад значительно ниже, тем не менее, ценовой диапазон также довольно широк. Например, при небольшом объеме операций и площади склада 4-5 тыс. метров цена предложений варьируется от $50 до 200 тыс. Внедрение полнофункциональной системы для такого склада должно уложиться в диапазон от $100 до 200 тыс.

Хочется обратить внимание на то, принимая решение о внедрении системы стоимостью в 3 раза ниже средней, Вы должны понимать, чем жертвуете. Поговорка «скупой платит дважды» актуальна и в нашем случае, ведь стоимость системы может служить косвенным показателем наличия требуемого функционала. Тем не менее, если ограничение ряда функций для Вас не столь важно - такой вариант должен устроить наилучшим образом. Но главное, чтобы на этапе опытной эксплуатации Вы не столкнулись с ситуаций, когда в системе отсутствуют жизненно важные для вашего бизнеса функции.

Безусловно, Вас также волнует вопрос о том, с какими затратами Вы столкнетесь после установки системы. Целый ряд компаний-поставщиков извлекает основную массу доходов уже после первоначальной продажи, особенно это касается западных систем. Приобретение базовой версии WMS-системы Вам может показаться более выгодным по цене. Однако, чтобы достигнуть конечной цели проекта автоматизации управления складом и наилучшей адаптации ее под Ваши потребности (вопросы адаптации и гибкости системы были рассмотрены выше), в системе нужно реализовать дополнительные изменения. Такие изменения, безусловно, связаны с дополнительными затратами. Если Ваша система управления складом западная будьте готовы к тому, что затраты увеличатся в гораздо большем объеме, по сравнению с предложениями российских поставщиков, ведь стоимость услуг западных специалистов достаточно высока. Поэтому, принимая решение о выборе системы управления складом, постарайтесь тщательно изучить политику потенциального поставщика. Вам следует знать какие затраты ждут Вас в дальнейшем.

Если в процессе выбора системы управления складом Вы руководствуетесь только ценой - взвесьте все хорошо. Рекомендуем Вам оценить финансовую устойчивость поставщика и время работы на данном рынке. Задумайтесь, Вы можете выбрать решение, более привлекательное по цене, потратите массу усилий на запуск системы, а в один прекрасный момент компания-поставщик уйдет с рынка. Инвестиции в систему будут напрасными, а Вам придется вновь выбирать систему.

Безусловно, логистика является одним из важнейших направлений деятельности компании и ее дальнейшего развития. Выбирая поставщика WMS-системы, не стоит фокусироваться только на нуждах одной логистики. Ваш потенциальный партнер должен обладать широтой мышления и быть готовым давать рекомендации по стратегическому развитию Вашей компании. Помните, что приобретая сегодня WMS-решение, Вы делаете выбор на ближайшие 10-15 лет и от того насколько он будет правильным – зависит успех Вашей компании на рынке.

Трапуленис Римма
ООО «СОЛВО»