Российская СЭД на основе SharePoint Server – реальный опыт

Тюнинг «под Россию»

Система EOS for SharePoint, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007, объединяет возможности системы электронного документооборота и ECM-платформы. Решение полностью интегрируется в любой портал на базе MOSS 2007, причем как в действующий, так и в создаваемый «с нуля». При этом система представляет собой «коробочное» решение, то есть легко адаптируется и настраивается силами самого заказчика.

Выбор в пользу EOS for SharePoint может быть обусловлен несколькими причинами – как вкупе, так и по отдельности. Так, если в компании уже используется MOSS, создавать систему электронного документооборота и контроля над исполнением поручений целесообразно с помощью решения, которое не придется интегрировать с MOSS дополнительно. В ситуации, когда компании требуется интегрированное решение, объединяющее СЭД, ERP, систему управления проектами и так далее, эффективно использование в качестве базы единой корпоративной платформы. Кроме того, EOS for SharePoint, по мнению наблюдателей, является наиболее доступным по ценовым параметрам и затратам на внедрение и поддержку решением ЕСМ-класса (Enterprise Content Management) в сравнении с предлагаемыми на российском рынке аналогами. При этом важной особенностью EOS for SharePoint является его ориентация на работу в российских условиях, что обеспечено соответствием стандартным делопроизводственным процедурам и нормативным требованиям.

EOS for SharePoint – довольно универсальное решение. Оно может быть использовано как в крупных, так и в компаниях SMB-сегмента: ограничений по масштабам система не предъявляет. Как отмечают в ЭОС, средний проект обычно охватывает от 50 до 500 рабочих мест. Что касается отраслевой специфики, то EOS for SharePoint рекомендуется для производственных компаний и государственных структур любого уровня, учебных заведений, предприятий ТЭК, нефтегазовой, медицинской, строительной и транспортной отраслей, а также банков и финансовых структур. 

И на нем рисую я к тебе маршруты

Один из последних проектов по внедрению решения EOS for SharePoint был реализован в компании «Элтех», созданной в 1992 году и на данный момент являющейся одним из крупнейших поставщиков электронных компонентов на российском рынке. Компания имеет разветвленную региональную структуру: офисы «Элтех» расположены в крупных промышленных центрах России – Москве, Екатеринбурге, Новосибирске, Ростове-на-Дону и Чебоксарах. Головной офис компании находится в Петербурге.

Основной целью проекта по внедрению EOS for SharePoint в компании «Элтех» было создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения. Также необходимо было обеспечить  взаимодействия между подразделениями, в особенности совместную работу с проектами договоров и контроль и сокращение сроков рассмотрения заказов. Кроме того, в рамках проекта предполагалось создание единой информационной базы и организация оперативного доступа к документам.

Исполнителем проекта стало петербургское ООО «Офис-Док», партнер компании ЭОС.   Всего в рамках проекта было автоматизировано 50 рабочих мест.

Одной из особенностей проекта явились его короткие сроки: он стартовал 10 декабря 2009 года, а завершился 28 декабря 2009 года. В январе 2010 года проводилась опытная эксплуатация решения. Наличие разветвленной сети региональных представительств компании «Элтех» обусловило еще одну особенность проекта, пожалуй, самую значимую: в ходе проекта нужно было «прописать» большое количество маршрутов согласования документов с учетом сложной распределенной структуры организации.

Отметим, что у «Элтех» уже был опыт использования MOSS 2003 для решения некоторых задач организации документооборота, что также отразилось на ходе проекта. В частности, специалистами «Офис-Док» было организовано частичное взаимодействие с MOSS 2003. Также используется частичное взаимодействие с сетевыми хранилищами компании, с другими системами EOS for SharePoint на данный момент не интегрирована.

«Поставленные перед нами задачи удалось решить полностью, - рассказывают о результатах проекта в «Офис-Док». - В данный момент в полном объеме ведется работа по созданию, согласованию и утверждению договоров, что и являлось основным требованием к внедрению системы. Также уже реализованы все необходимые маршруты согласования и совместной работы».

В качестве дополнительных преимуществ, полученных «Элтех» после внедрения EOS for SharePoint, специалисты интегратора называют повышение оперативности и качества работы с документами, снижение трудозатрат, усиление контроля над исполнением документов и заданий, а также наличие единого хранилища документов.

Единое инфопространство для строителей

Проект в «Производственной фирме «ВИС» был реализован непосредственно специалистами компании «Электронные Офисные Системы». Заказчик, «Производственная фирма «ВИС», - генеральная подрядная организация на крупных стройках российского нефтегазового комплекса, работает над проектами возведения административных зданий и сооружений в соответствии со стандартами нового поколения. География деятельности компании довольно обширна: проекты ведутся в Оренбургской и Астраханской областях, в Ставрополье и Краснодарском крае, в Ямало-Ненецком автономном округе, в Северо-Западном регионе. Филиалы (территориальные управления) компании также расположены в нескольких регионах – Москве, Петербурге, Астрахани, Оренбурге, Астрахани, Краснодаре и Ноябрьске. Среди заказчиков «ПФ «ВИС» - ЗАО «Газпром Инвест Юг», ООО «Газпром добыча Оренбург», Администрация г. Астрахани, ОАО «Шестая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии», ООО «ЛУКОЙЛ-Югнефтепродукт».

Основными задачами, решавшимися в ходе проекта по внедрению в «ПФ «ВИС» EOS for SharePoint, были создание защищенного хранилища всей корпоративной информации, единого информационного пространства для сотрудников всех филиалов, а также постановка процессов документооборота «с нуля». Кроме того, необходимо было обеспечить объединение управленческого документооборота с проектным и совместную работу сотрудников.

Данный проект довольно масштабный: в его рамках было автоматизировано 200 рабочих мест, соответственно его реализация заняла несколько месяцев – с сентября по декабрь 2009 года. Одной из главных особенностей проекта стал запуск системы EOS for SharePoint одновременно для трех филиалов – Москвы, Петербурга и Нового Уренгоя, что связано с территориально-распределенной структурой заказчика. При этом основная часть работ по настройке выполнялась удаленно.

Кроме того, задача осложнялась тем, что на одной платформе должны были «сосуществовать» два решения: кроме EOS for SharePoint в компании использовалась система управления проектами Oracle Primavera, имеющая механизмы интеграции с SharePoint. То есть после реализации проекта предполагалось использовать портал как единый интерфейс для нескольких систем. Также специалистами ЭОС была произведена разработка нового функционала, который обеспечивал наращивание возможностей системы.

В результате было произведено объединение разрозненных ресурсов, что позволило обеспечить решение множества задач в рамках единой платформы, в том числе – хранение данных, документооборот, контроль над выполнением проектов, проведение совещаний, и так далее. Таким образом, в ходе проекта было осуществлено внедрение единого порядка работы с документами в организации, внедрение универсальной технологии контроля исполнения, автоматизация стандартных процессов взаимодействия, а кроме того, обеспечена возможность самостоятельной настройки системы под новые задачи, то есть создана основа для дальнейшего развития системы силами специалистов «ПФ «ВИС».

Несмотря на то, что проект на данный момент уже завершен, в дальнейшем «ПФ «ВИС» планирует продолжить сотрудничество с компанией ЭОС в рамках организации в компании юридически значимого документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Резюме

«У решений, основанных на Microsoft Office SharePoint Server, – в том числе и у EOS for SharePoint – большое будущее, – комментируют в компании ЭОС, – Во-первых, наше решение позволяет обеспечить удаленный и мобильный доступ к данным, необходимым для работы, и организовать онлайн-взаимодействие с сотрудниками и клиентами, а для современных компаний наличие таких возможностей является зачастую критически важным параметром и значимым конкурентным преимуществом. Ведь темпы жизни, а соответственно, и бизнеса в последнее время очень выросли, высокий уровень проникновения Интернета, в том числе его мобильных и беспроводных технологий, позволяет работать, не находясь непосредственно в офисе. К тому же совместная работа также не требует нахождения в одном офисе. Во-вторых, в EOS for SharePoint мы учли российскую специфику, что значительно упрощает использование документооборота в наших условиях, да и то, что мы предлагаем именно «коробочное» решение облегчает жизнь не только простым пользователям, но и ИТ-специалистам. Таким образом, еще одним фактором, который позволяет с оптимизмом смотреть в будущее таких решений, как EOS for SharePoint, является именно простота их использования, что обусловлено также и наличием привычного web-интерфейса».