Анализ рынка систем электронного документооборота Вологодской области

1. Области использования документооборота

Системы автоматизации документооборота прочно заняли свое место в ИТ-инфраструктуре современной компании. Большинство предприятий либо уже обзавелись СЭД, либо планируют ее внедрение в ближайшем будущем. Компании, разрабатывающие и внедряющие такие системы, накопили богатый опыт. Продукты стали многофункциональными, расширился спектр применения СЭД. В то же время, как правило, внедрения систем документооборота имеют не очень высокую эффективность из-за ограниченного использования потенциала решений. Причина этому – узкое понимание задачи автоматизации документооборота в компании в начале проекта, сводящейся, как правило, к автоматизации сложившихся практик документационного обеспечения управления или какого-либо конкретного бизнес-процесса. Отсюда и узкий подход к оценке функциональности требуемой системы. В результате эффективность внедрения оказывается невысокой, и по завершении первого этапа проекта система часто практически перестает развиваться, а в худшем случае даже ставится вопрос о смене решения в силу невозможности продолжить проект.

1.1. Документооборот в рамках управления компанией

В сущности, любой акт управления сопровождается обменом информацией и отображается в виде обработки документов (создание, изменение, движение). Документ и его изменения – есть физическое отражение актов управления. Таким образом, документооборот является отображением модели управления конкретной компании. При этом вся деятельность сотрудников предприятия, не зафиксированная в виде документов или других информационных объектов, находится за границами управленческого процесса и, соответственно, вне рамок контроля менеджеров. Таким образом, степень формализации процессов документооборота, их воспроизводимости, прослеживаемости, подконтрольности – есть отражение уровня управляемости конкретной компании. Это позволяет говорить о том, что процесс документооборота каждого предприятия уникален и отражает его управленческое know-how.

Совершенно очевидно, что обеспечить правильное и надежное функционирование документооборота можно только с помощью адекватной системы автоматизации. Как показывает опыт, бумажный документооборот не в состоянии обеспечить надежность, достаточную оперативность и глубину контроля происходящих процессов. Более того, без автоматизации просто невозможна реализация целого ряда методик управления – например, таких как процессное управление (CPI – Continues Process Improvement), технология управления на основе ключевых показателей (BSC – Balansed Score Cards) и пр.

1.2. СЭД в рамках директивного управления

Первое, что приходит в голову отечественным управленцам при словосочетании «автоматизация документооборота», – это ассоциация с практикой Документационного обеспечения управления (ДОУ), которая, по сути, является методологической базой реализации так называемого директивного управления. Дело в том, что на протяжении долгого времени главным инструментом управления был бумажный документ (приказ, распоряжение, указание) и различные механизмы контроля исполнения отдельных заданий, возникающих в рамках приказа. На самом деле, несмотря на то, что все это на первый взгляд выглядит достаточно примитивно, реальные сценарии контроля исполнительской дисциплины (КИД) – достаточно сложные процессы, которые в каждой организации приобретают определенную специфику. Ключевая задача данного способа управления – улучшение оперативности и подконтрольности исполнения приказов.

Основой этой технологии является ведение журналов, регистрация документов, фиксация резолюций, связанных с документами, определение текущего состояния обработки резолюций, возможность оперативного получения агрегированной информации о состоянии исполнения документов в компании. Нужно сказать, что методология директивного управления до сих пор не утратила своей актуальности – напротив, она незаменима при решении задач оперативного и ситуационного управления, управления в экстремальных ситуациях и пр. Однако, несмотря на то, что для многих компаний эта методика до сих пор остается единственным используемым инструментом управления, при решении большинства регулярных задач менеджмента она постепенно вытесняется более современными методами процессного управления.

1.3. СЭД в рамках процессного управления

В отличие от директивного управления, при котором управленческий процесс воспринимается как набор отдельных директив и контроль атомарных актов исполнения, в процессном управлении основным объектом контроля является процесс – повторяемая последовательность действий, направленная на достижение конкретных результатов и, главное, имеющая измеряемый критерий результативности, так называемые метрики процесса. В сущности, директива – это специфический, упрощенный процесс, который имеет единственную метрику – факт своевременного исполнения. Процессное управление в самой своей сути предусматривает извлечение информации, которая позволяет выявлять недостатки имеющихся процессов и обеспечивать их непрерывное улучшение.

Основными объектами обработки на этапах бизнес-процессов являются различные документы. Реальная поддержка бизнес-процессов, а тем более достоверное получение их метрик практически невозможны без автоматизированной системы. Процессное управление как основная методология предприятия эффективно только в том случае, когда автоматизировано существенное количество бизнес-процессов компании. Система автоматизации документооборота является неотъемлемой частью внедрения в компании системы процессного управления. Она позволяет реализовать следующие задачи: ведение электронной библиотеки регламентов (шаблонов) бизнес-процессов; автоматизация основных процедур в рамках бизнес-процессов, сбор метрик процессов, а также формирования отчетности по ним.

1.4. СЭД в рамках проектного управления

Проектное управление является неким промежуточным механизмом, объединяющим элементы как процессного, так и директивного управления. Проект представляет собой совокупность этапов обработки, то есть процесс, в то время как отдельные задачи проекта могут быть как директивами (разработка уникального документа), так и процессами (его согласования по стандартному списку согласующих лиц).

С точки зрения проектного управления система автоматизации документооборота должна обеспечить упрощение доступа ко всей необходимой информации и контроля реализации проекта. При этом она должна решать следующие задачи: хранение проектной документации и обеспечение доступа исполнителей к необходимым данным при реализации проекта; автоматизация отслеживания состояния проектных заданий и типовых бизнес-процессов в рамках отдельных этапов проекта. Кроме того, система автоматизации документооборота должна интегрироваться с системой управления проектами (СУП), обеспечивая единую точку доступа ко всей информации о проекте.

Специфические требования можно предъявить к системе автоматизации документооборота с точки зрения поддержки конструкторско-технологического цикла. В этом случае актуальными становятся такие задачи, как: создание архива конструкторско-технологической документации, включая интеграцию с системами CAD/CAM; ведение нормативно-справочной информации; управление процессами подготовки изделия, включая разграничение прав доступа к данным на различных этапах формирования документации; поддержка процедур управления версиями документов, построение иерархических структур архива документации; формирование пакета бумажных документов «под изделие» и пр.

1.5. Другие задачи автоматизации документооборота

На практике в деятельности каждого предприятия имеется и директивная, и процессная и проектная состовляющие. Какая из них является главной – зависит и от отрасли, и от масштаба, и от культуры управления предприятием. Чаще всего компания сохраняет директивное управление как базовый подход и реализует процессное управление в нескольких важных или объемных по количеству документов бизнес-процессах. Вот несколько примеров. Отдел кадров – ведение кадрового делопроизводства, поддержка процессов приема на работу, увольнений и пр. Юридический отдел – архив нормативных документов, ведение реестра договоров, доверенностей, участие в процессах согласования юридически значимых документов. Отдел продаж – актуализация прайс-листа, ведение реестра переписки, ускорение договорного процесса и пр. Отдел маркетинга – рассылка новостей, ведение библиотеки шаблонов маркетинговых материалов, автоматизация обновлений веб-сайта.

Из рассмотренных контекстов можно сделать следующие выводы. Во-первых, решения, которые предприятия относят к области автоматизации документооборота, весьма разнообразны, но чаще всего могут быть разделены по базовой для компании управленческой методологии – директивному, процессному или проектному управлению. Во-вторых, на любом предприятии только одна из методологий, например директивная, является основной, но наряду с ней есть задачи и процессного, и проектного управления. И в-третьих, выбирая для себя систему, стоит выделить базовую методологию управления и одновременно области применения других методологий в важных для предприятия областях и оценивать функциональность системы комплексно – на ближайшую и долгосрочную перспективу.

2. Примеры внедрения систем электронного документооборота в Вологодской области

Российский рынок СЭД долгое время демонстрировал неплохие показатели роста (25-30% ежегодно). Рынок документооборота Вологодской области также продемонстрировал уверенный рост и обладает необходимым потенциалом для дальнейшего развития данной отрасли. В данном отчете обозначены некоторые из успешно реализованных проектов по внедрению СЭД в Вологодской области.

2.1. Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Вологодской области

В рамках данного проекта был автоматизирован организационно-распорядительный документооборот и работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Особенностью внедрения станет распределенная база, что связано с территориально-распределенной структурой управления, отделы которых находятся в разных концах города.

Если говорить о внедрении СЭД в органах государственной власти и вообще в государственных учреждениях, то в настоящее время это одна из приоритетных федеральных задач автоматизации. Что касается Вологодской области, то на сегодняшний день СЭД внедрены в администрациях Вожегодского муниципального района, города Сокол, департаментах здравоохранения и продовольственных ресурсов Вологодской области, департаменте культуры Вологды и пр.

Необходимость внедрения была вызвана тем, что в связи с большим объемом документооборота руководство Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Вологодской области поставило задачу автоматизации процессов работы с документами. Для достижения этих целей была выбрана система электронного документооборота, имеющая большое количество инсталляций в государственных структурах Вологодской области. Критерием выбора стало соответствие программного решения нормам делопроизводства и информационной безопасности, предъявляемым к информационным системам в государственных организациях.

В рамках проекта автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан, распоряжений, командировочных листов и служебных записок. Ожидается, что внедрение системы обеспечит централизованный учет, движение и хранение документов, а также сократит время поиска документов. Кроме этого, должны заметно повыситься прозрачность документооборота, скорость принятия решений и эффективность работы управления, а руководство получит эффективное средство контроля исполнительской дисциплины.

2.2. Департамент сельского хозяйства Вологодской области

Агропромышленный комплекс является одним из наиболее крупных и важных секторов экономики Вологодской области. На долю сельского хозяйства приходится около 7% основных фондов, 10% численности занятого населения, 11% валового регионального продукта, около 40% производимых в области товаров народного потребления. В задачи департамента сельского хозяйства входят определение и разработка приоритетных направлений социально-экономического и научно-технического развития отраслей агропромышленного комплекса в регионе. В департаменте работает 90 сотрудников, 83% сотрудников обеспечены компьютерами, создана и функционирует локальная вычислительная сеть.

Работа с бумажными документами в департаменте сельского хозяйства требовала больших затрат времени, процессы поиска документов, прохождения и контроля стали очень длительными и трудоемкими. С целью повышения эффективности работы с документами руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Для внедрения системы были разработаны регистрационно-контрольные карточки потоков документов. После этого были проведены все необходимые организационные мероприятия — в структурных подразделениях департамента приказом начальника департамента назначены ответственные за электронный документооборот, разработаны временный регламент электронного документооборота и инструкции для пользователей и регистраторов.

В июне 2006 года система электронного документооборота была запущена в опытную эксплуатацию. Переход от бумажного к электронному документообороту осуществлялся постепенно. Вначале была автоматизирована работа только с одним потоком документов — входящей корреспонденцией, а потом добавлены остальные.

2.3. Администрация Вологодской области

В начале декабря 2007 года Администрацией Вологодской области были приобретены 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB», позволяющей обеспечить полноценную удаленную работу и 7 рабочих мест опции «Сканирование» для упрощения перевода бумажных документов в электронную форму. Кроме того, администрация Вологодской области приобрела опцию «Мониторинг документов» (предназначена для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов).

Выбор в пользу системы «ДЕЛО» был сделан не случайно. На сегодняшний день порядка 300 административных и управленческих структур различных регионов России используют программные продукты ЭОС. СЭД «ДЕЛО» – первая на рынке промышленная система, предоставляющая возможности для полноценной работы с юридически значимыми электронными документами, была выбрана администрацией Вологодской области, с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации системы в различных государственных и коммерческих структурах. Неизменные позиции лидера рынка, занимаемые компанией ЭОС в течение 13 лет, позволяют говорить об универсальности и соответствии продуктов компании ЭОС всем требованиям современного делопроизводства, как в государственном, так и в коммерческом секторе.

Построение автоматизированной системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» позволит администрации Вологодской области значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

2.4. МУП ЖКХ «Вологдагорводоканал»

МУП ЖКХ «Вологдагорводоканал» – одно из крупнейших муниципальных предприятий Вологодской области, в структуру которого входит свыше 40 подразделений, расположенных на территории г.Вологды и ее пригородов. Результативность деятельности предприятия и высокое качество подаваемой воды обеспечивают 960 специалистов в области водоснабжения и водоотведения. Общая протяженность обслуживаемых водопроводных и канализационных сетей составляет 1016 км.

Руководство предприятия уделяет особое внимание постоянному развитию бизнес-культуры и внедрению инноваций в производство. Одним из стратегических направлений развития информационных систем для МУП ЖКХ «Вологдагорводоканал» является создание системы электронного документооборота. В процессе изучения и анализа существующих систем документооборота руководством и ведущими специалистами МУП ЖКХ «Вологдагорводоканал» выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

В результате внедрения будет решен целый спектр задач, связанных с документооборотом и взаимодействием: ускорение всех процессов документооборота, создание механизма контроля исполнения поручений, сокращение времени на создание и поиск документов, автоматизация работы канцелярии и процессов регистрации документации, организация и контроль проведения совещаний, создание единого корпоративного хранилища документов. Одним из приоритетных направлений использования DIRECTUM является поддержка в построении системы менеджмента качества МУП ЖКХ «Вологдагорводоканал» – новое решение позволит эффективно построить все процессы управления и значительно упростить аудит по стандартам серии ИСО 9000.

2.5. Законодательное собрание Вологодской области

Проект внедрения автоматизированной информационной Системы обеспечения законотворческой деятельности и документооборота в составе автоматизированной информационной Системы обеспечения деятельности Законодательного Собрания Вологодской области на базе программного обеспечения LanDocs был начат в августе 2004 года. Основной целью проекта являлась автоматизация всех этапов законотворческой деятельности, документооборота, создания и ведения архива документов, подготовки к проведению сессий Законодательного Собрания Вологодской области.

Здесь система решает задачу автоматизации всех этапов законотворческой деятельности, документооборота, создания и ведения архива документов, подготовки к проведению сессий Законодательного собрания. Система охватывает подразделения Законодательного собрания Вологодской области, представительство члена Совета Федерации в Законодательном собрании области, а также представительство губернатора области и правительства области. На настоящий момент задача первого этапа проекта – автоматизация законотворческой деятельности с момента ввода законотворческой инициативы в систему до вынесения ее на сессию Законодательного собрания – решена, система введена в промышленную эксплуатацию.

В качестве объектов автоматизации были выбраны подразделения Законодательного Собрания Вологодской области, а также представительство члена Совета Федерации в Законодательном Собрании области и представительство Губернатора области и Правительства области. В конце 2004 года система была принята в эксплуатацию на 37 рабочих местах. В настоящее время система эксплуатируется на 50 рабочих местах.

2.6. Другие примеры внедрения

Наряду с описанными примерами внедрения систем электронного документооборота в Вологодской области, автоматизация делопроизводства и документооборота была осуществлена в следующих коммерческих и государственных организациях: Арбитражный суд Вологодской области, Вологодский областной суд, Дума г. Вологды, Четырнадцатый Арбитражный Апелляционный суд, Кирилловские электрические сети, Прокуратура Вологодская область, Филиал ОАО «ОГК-6» Череповецкая ГРЭС, ОАО «Вологдаэнерго», ОАО «Вологодская сбытовая компания», Филиал ОАО «Вологдаэнерго» Великоустюгские электрические сети (ВУЭС), Филиал ОАО «Вологдаэнерго» Вологодские электрические сети (ВЭС) и другие.

3. СЭД в условиях кризиса

Чтобы не потерять своих позиций в условиях кризиса, поставщики ИТ-решений формируют специальные предложения на свои продукты. И рынок СЭД не является исключением. Сегодня можно приобрести системы электронного документооборота от ведущих поставщиков на льготных условиях, со значительными скидками, в лизинг и т.п.

В текущих сложных экономических условиях предприятиям необходимо не только сохранить бизнес и прежние обороты, но и развивать инфраструктуру и основные направления, стремиться к повышению прибыли, иначе они проиграют в обострившейся конкурентной борьбе. Одним из незаменимых инструментов поддержки бизнес-процессов являются системы электронного документооборота. Как известно, СЭД позволяет значительно повысить эффективность, скорость, качество документооборота и при этом существенно оптимизировать расходы на него. Однако СЭД, естественно, требует затрат на внедрение и техническое сопровождение, которые непросто выделить в текущих условиях повсеместного сокращения ИТ-бюджетов. В этой ситуации поставщики систем электронного документооборота представляют специальные предложения и маркетинговые акции, в рамках которых снижают стоимость решений и сопутствующих услуг. Так, несколько подобных акций проводит в настоящее время один из лидеров отечественного рынка СЭД компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).

Компания вышла на рынок в 1994 году. Основной областью ее деятельности является разработка и внедрение систем электронного документооборота, решений для управления и хранения документов. Флагманский продукт ЭОС – система «Дело», первая коммерческая версия которой увидела свет в 1996 году. Сегодня данная система функционирует на 150 тыс. рабочих мест в 2 тыс. компаний. Несмотря на кризис, в 2009 году ЭОС планирует захват региональных рынков, а также дальнейшее увеличение доли в секторе коммерческих предприятий среднего и крупного бизнеса – промышленных, торговых, финансовых. Осуществлению данной цели способствует, в частности, налаживание ЭОС более плотных контактов со своими партнерами: компания предлагает более выгодные условия работы, маркетинговую поддержку, бесплатное обучение, скидки и т.п.. Стратегия ЭОС предполагает также персонифицированное общение с потенциальными клиентами, информирование их путем бесплатных семинаров, круглых столов, проведение исследований удовлетворенности клиентов, поддержку их лояльности. Руководитель отдела маркетинга компании ЭОС Елена Иванова отмечает, что в период финансовой нестабильности важно предлагать клиентам льготные условия приобретения ИТ-продуктов. На это нацелены действующие в настоящий момент маркетинговые акции ЭОС. Они адресованы заказчикам, представляющим как средний, так и крупный бизнес, которые, экономя средства в условиях экономического кризиса, все же хотят приобрести или сменить систему электронного документооборота.

В период проведения акций возможны приобретение продуктов разработчика в лизинг и со скидкой до 50%, а также миграция на систему «Дело» с других платформ на льготных условиях. Так, в рамках предложения «Программные продукты ЭОС в лизинг (рассрочка платежа)» компания совместно с компанией – региональным партнером по Вологодской области “Кассандра” предоставляет своим клиентам возможность использовать полнофункциональную версию системы электронного документооборота «Дело» и корпоративного документального сервера eDocLib при минимальных начальных затратах. Размер ежеквартального платежа по схеме «Лизинг» на 1 год составляет 25% от полной стоимости системы, на 2 года – 12,5 %, на 3 года – 8,33 %. Вторая акция делает возможной продажу СЭД «Дело» со скидкой до 50%. Комплект поставки в рамках этого специального предложения включает полнофункциональную систему «Дело», рассчитанную на 5, 10, 15 или 20 рабочих мест, полный комплект документации, годовую техническую поддержку, в том числе обновление версий и СУБД SQL Express.

В рамках третьей акции ЭОС предлагает заказчикам миграцию с других систем электронного документооборота на систему «Дело». При этом потребитель не платит за лицензии системы, а только за ее годовое техническое сопровождение (его цена составляет 20% от прейскурантной стоимости лицензий «Дело»). Для осуществления миграции необходимо послать на адрес ЭОС письмо с просьбой о замене действующего решения на систему «Дело», а также копии документов, подтверждающих легальное приобретение и применение до 2008 года системы, подлежащей замене. ЭОС рассматривает обращение в срок до 10 дней. При рассмотрении компания может попросить представить дополнительные документы и оставляет за собой право отказать заявителю без объяснения причин. По желанию заказчика ЭОС заключает договор на услуги по вводу в действие системы «Дело» (установка, обучение персонала, помощь в миграции и т.п.) и лицензионный договор на приобретение дополнительных рабочих мест и опций.

Как отмечают в ЭОС, за 2 месяца, в течение которых действуют данные предложения, клиенты проявили к ним очевидный интерес, особенно предприятия среднего бизнеса. В регионах хорошо идут продажи со скидками до 50% и миграция, в центре – лизинг, который оказался привлекательным предложением для крупных заказчиков. «К объявлению этих акций мы давно готовились, – отмечает Елена Иванова. – Некоторые из наших потенциальных клиентов еще до кризиса просили нас ввести схему лизинга, наши партнеры – схему миграции, поскольку многие их потенциальные заказчики хотели бы осуществить переход со старых или дорогостоящих СЭД, поддерживать которые в рабочем состоянии сложно, на наши продукты. Кризис стимулировал разработку данных предложений». В дальнейшем ЭОС планирует проведение новых акций совместно со своими региональными партнерами, в число которых входит компания “Кассандра”, предоставляющая услуги по внедрению систем электронного документооборота в г. Череповце и Вологодской области.

Материал создан специалистами компании “Кассандра” http://cassandra-group.com/