Автоматизация на низком старте

Ошибиться в выборе решения, на базе которого будет реализовываться автоматизация бизнес-процессов в компании, нельзя, поскольку есть риск того, что после окончания внедрения и начала эксплуатации системы станет ясно, что данное конкретное решение не полностью справляется с теми задачами, которые призвано решать в конкретном случае. Иными словами, есть риск потерять время и деньги и не получить в итоге результата, который соответствовал бы требованиям заказчика полностью. Понимая это, зачастую руководство той или иной компании достаточно долго принимает окончательное решение о внедрении систем по автоматизации бизнес-процессов. 

А между тем, эта проблема решается достаточно просто. Нет ничего лучше, чем попробовать действие решения что называется «своими руками» и в процессе работы определить то, насколько продукт подходит для решения поставленных задач. Понимают это и компании, работающие на рынке разработки и внедрения продуктов по автоматизации бизнес-процессов и для облегчения вхождения в проект по автоматизации предлагают заказчику соответствующие программы. 

Рассмотрим одну из таких программ, которую недавно запустила компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). Программа носит название «Быстрый Старт. В рамках этого специального предложения заказчик имеет возможность приобрести систему EOS for SharePoint для реализации «пилотного» проекта на специальных условиях. 

Приобретая систему EOS for SharePoint по программе «Быстрый Старт», заказчик бесплатно получает 20 временных лицензий EOS for SharePoint типа «Участник», действующих в течение 3 месяцев. Кроме того, также бесплатно в рамках программы предоставляются обучающие видеоматериалы и производится анализ требований заказчика.Помимо этого для реализации «пилотного» проекта при возникновении такой необходимости могут быть использованы бесплатные ознакомительные версии ПО Microsoft (MS Windows Server, MS SQL Server, MS SharePoint Server). 

Немаловажным фактором, как уже говорилось выше, является скорость развертывания решения. В рамках специального предложения от компании ЭОС внедрение типового решения в ходе «пилотного» проекта занимает всего три дня. Стоимость же реализации проекта по развертыванию системы EOS for SharePoint в данном случае составит 78 тыс. рублей. 

Заметим, что SharePoint – довольно дорогостоящее решение, так что приобретение его по карману далеко не каждой компании. Руководство компании должно быть уверено в том, что решение необходимо и принесет пользу, чтобы идти на такие затраты. Так что программа «Быстрый старт» позволяет определиться еще и с этим вопросом.  

Развертывание типовой конфигурации позволяет быстро реализовать «пилотный» проект и опробовать систему в действии, что опять же, как говорилось выше, важно для принятия окончательного решения при выборе системы. В рамках «пилотного» проекта решается какая-либо одна реальная бизнес-задача, определяемая заказчиком (например, работа с входящими-исходящими документами, согласование договоров и тому подобное). В течение трех дней специалистами компании ЭОС проводятся работы по экспресс-обследованию, установке и настройке системы в соответствии с выбранной задачей.

В дальнейшем, по результатам успешного тестирования, у заказчика есть возможность переходить к полномасштабному внедрению системы. При этом количество лицензий и функционал системы могут наращиваться поэтапно. 

Как отмечают представители компании ЭОС, целевая аудитория программы «Быстрый Старт» - это компании и организации, работающие в различных отраслях. Однако в первую очередь это специальное предложение должно заинтересовать представителей крупного и среднего бизнеса. 

«Потенциальным участником нашей специальной программы является любая организация, где есть документооборот. Это организации, где хотят перевести работу с документами в электронный вид, где необходимы портальные решения. Это те организации, которые не хотят тратить сразу большой бюджет, без гарантии того, что система у них приживется и будет отвечать нуждам компании. Эта программа позволяет пользователям за очень небольшие деньги внедрить систему, запустить ее, пользоваться ею. А по истечении трех месяцев, купив не временную, а постоянную лицензию, продолжать работать в системе, при этом уже не затрачивая средств на ее настройку и внедрение. Это очень выгодное предложение для такой сложной и мощной системы, как SharePoint. Важно подчеркнуть, что механизм, реализуемый в рамках программы «Быстрый Старт»  позволяет избежать ошибок при внедрении и использовании системы», - говорит директор по маркетингу компании ЭОС Елена Иванова.  

Что касается самой системы, то напомним, что Microsoft SharePoint представляет собой платформу класса ЕСМ, предназначенную для управления корпоративной информацией. SharePoint объединяет в себе возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. В новой версии продукта, доступного в России с лета 2010 года, значительно улучшилась производительность, существенно расширен функционал по всем направлениям ЕСМ, а также обновился пользовательский интерфейс, приблизившись к интерфейсу офисных приложений Microsoft. 

Решение же EOS for SharePoint представляет собой готовое «коробочное» решение, в котором система электронного документооборота встроена внутрь корпоративного портала. Отметим, что не так давно компания ЭОС выпустила новый релиз решения - EOS for SharePoint 2010, который имеет ряд интересных нововведений. Система EOS for SharePoint 2010 не является шлюзом  к какой-либо внешней СЭД и полностью построена на базе стандартных технологий SharePoint, что позволяет одновременно использовать как функционал платформы Microsoft SharePoint, так и все возможности решения ЭОС. Кроме того, решение ЭОС теперь полностью поддерживает работу в многоязычной среде и уже локализовано на нескольких иностранных языках.

В дополнение к стандартным возможностям платформы разработчики ЭОС реализовали в новой версии EOS for SharePoint 2010 целый ряд функций, специфических для СЭД, которые позволяют решать более сложные задачи управления документами и существенно облегчают процесс внедрения системы. К данной категории можно отнести, например, гибкие настройки маршрутизации, учет организационной структуры компании в различных процессах документооборота, режим замещения сотрудников, работу помощников за руководителя, детально настраиваемые политики разграничения доступа, включая автоматическое управление доступом по типам документов, и многое другое.

Представители компании ЭОС так объясняют, почему для реализации специальной программы «Быстрый старт» было выбрано именно решение EOS for SharePoint: «Решение EOS for SharePoint  выбрано нами для предложения в рамках акции потому, что на сегодняшний день это очень востребованный продукт. Мы можем это констатировать как по активности наших клиентов, так и по количеству запросов. Сам продукт  SharePoint является достаточно дорогим, и мы, идя навстречу клиентам, постарались предложить им привлекательные ценовые условия. В программе «Быстрый старт» мы также предусмотрели реализацию самых сложных первичных задач – это предпроектное обследование и внедрение. Наши специалисты разработали специальные обучающие видеокурсы, которые помогут легче освоить этот продукт. Насколько известно нам, на сегодняшний день на рынке решений на платформе SharePoint нет специальных программ, подобных запущенной нашей компанией программе «Быстрый старт», - говорит Елена Иванова.