Председатель совета директоров компании ЭОС, председатель ПК-6 Владимир Баласанян: «В недалеком будущем документы и процессы их обработки будут «жить в облаках»

- Расскажите, пожалуйста, об основных направлениях деятельности Технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота (ПК-6) в завершившемся году.

Стандарты жизненно необходимы для формирования и развития отрасли электронного документооборота. За последние годы нашим подкомитетом было подготовлено несколько значимых отраслевых стандартов. Один из них: ГОСТ Р53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», мы считаем одним из ключевых и прикладываем максимум усилий для его дальнейшего развития.

В 2012 году ПК-6 работал над новой редакцией этого стандарта, в которой учитываются реалии сегодняшнего дня, связанные с практическими задачами организации межведомственного документационного взаимодействия, как органов власти, так и корпоративных структур. Выпуск новой редакции стандарта запланирован на 2013 год, и мы уверенны, что это окажет существенную помощь в создании единого документационного пространства в стране.

Традиционным направлением деятельности ПК-6 является адаптация актуальных для нашей страны международных стандартов. В их числе: «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (ISO/TR 18492:2005), «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801:2009), «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов (ISO/TR 18492:2005).

-  Какие направления в части выработки отраслевых стандартов вы считаете приоритетными сегодня и в будущем?

Сегодня переход к преимущественно электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. В отрасль вкладываются все более значительные финансовые средства, однако эффективность любых вложений будет минимальна без наличия серьезной нормативной базы. Для унификации систем, их взаимодействия и форматов представления, хранения и обработки электронных документов, нужна активная разработка целых серий стандартов. Однако до сих пор разработка стандартов в нашей отрасли ведется большей частью за счет самих участников рынка и темпами, существенно отстающими от масштабов и темпов развития самой отрасли. Отсюда проблемы межведомственного взаимодействия, интеграции, тиражирования решений и так далее.

Вот наглядный пример: Руководители всех рангов все активнее работают с электронными документами, используют мобильные устройства – «планшеты» и даже смартфоны. Однако, мы до сих пор не можем регламентировать оптимальные для этой работы форматы представления документов. В результате иные ведомства отправляют документы размером в десятки и сотни страниц, используя тяжелые графические форматы, которые чуть ли не часами грузятся на «планшеты». Я уже не говорю о том, что у нас до сих пор нет нормативно закрепленного формата архивного хранения документов.

- Поговорим немного о еще одной теме, получившей резонанс в прошедшемгоду – о вступлении России в ВТО. Может ли это событие отразиться на отечественной отрасли электронного документооборота? В частности, возникнет ли более острая необходимость в регламентации процессов трансграничного электронного документооборота?

Думаю, что вступление в ВТО создаст дополнительные стимулы перехода на преимущественно электронный документооборот и взаимодействие. Главное достижение информационно развитых стран – максимальный отказ от использования и хранения бумажных документов и наличие соответствующей нормативной базы. Что касается проблем межведомственного, межрегионального и трансграничного документооборота, то здесь практически всюду ведутся поиски наиболее эффективных решений, возникающих при этом проблем документационного взаимодействия, в первую очередь технологических и нормативных. Особенно остро стоит проблема создания трансграничного пространства доверия.

- В чем на сегодняшний день заключается основная проблема организации электронного документооборота между странами?

Если кратко – обеспечение юридической значимости электронных документов при их перемещении между странами. В частности, встают вопросы о том, применять ли криптографические средства, а если применять, то какие и как и так далее. И нашей компании, вероятно, предстоит активно участвовать в решении такого рода задач, связанных деятельностью нашего заказчика – Евразийской экономической комиссии.

- Перейдем непосредственно к деятельности Вашей компании. Одним из важнейших достижений ЭОС в завершившемся году стала разработка в сотрудничестве с «Ростелекомом» сервиса «О7.Док» на базе платформы eDocLib. Могли бы вы рассказать, как развивается сотрудничество в рамках этого проекта?

Разработка программных продуктов в области работы с документами, создание и внедрение решений – это традиционная деятельность нашей компании. Однако, когда мы говорим об этом проекте, то речь идет о действительно массовой клиентской базе и о взаимодействии с такой огромной и сложно устроенной территориально-распределенной структурой как  «Ростелеком». Нам пришлось решать две новых задачи: создать продукт, ориентированный на массового потребителя, и на практике – в ходе пилотных проектов - отработать достаточно сложную схему взаимодействия между всеми участниками процесса: заказчиками, нами, нашими региональными партнерами и структурами «Ростелекома».

В целом мы довольны результатами. В 2012 году запущены сервисы СЭД в четырех регионах: администрации города Брянска, в органах здравоохранения Владимирской, Костромской и Воронежской областей, а также выпущена новая версия сервиса. Наша цель – создать действительно массовый продукт, требующий минимальных услуг по его внедрению, вплоть до полного исключения этого понятия.

- Могли бы вы обозначить общие перспективы развития отрасли электронного документооборота в России?

Сейчас мы наблюдаем начало следующего этапа развития документооборота. Локальные сети внутри организаций как технологическая платформа построения СЭД постепенно будут уходить в прошлое. Их место займут «облачные» сервисы. В недалеком будущем документы и процессы их обработки будут «жить в облаках», которые будут обеспечивать единое документационное пространство для организаций и граждан. Пользователи будут входить в Сеть и, в зависимости от прав доступа, попадать в те или иные системы документооборота, которые будут обеспечивать функционирование соответствующих процессов. Таким образом, одним из ключевых вопросов, которые стоят перед отраслью электронного документооборота сегодня, является переход к облачным сервисам и модели SaaS.

Как я уже говорил, по мере того, как будут решены вопросы стандартизации и унификации работы с электронными документами, эволюционируют и сами электронные документы. Мы находимся на этапе, когда электронный документ является, как правило, лишь электронной копией или «сканом» обычного бумажного. При этом электронная версия документа обязательно сопровождается набором метаданных с так называемыми реквизитами документа (попросту говоря, регистрационно-контрольными карточками). Следующим шагом будет массовый переход к электронным подлинникам/оригиналам, когда бумажная версия документа будет играть роль необязательной копии. При этом сам электронный документ должен стать структурированным, то есть содержать в себе обязательную структурированную информацию, которая позволит обрабатывать его автоматически без необходимости создавать отдельно обрабатываемые наборы метаданных.

Массовая работа с электронными подлинниками невозможна без создания необходимой нормативной базы  и организации ведомственных и государственных архивов электронных документов, в том числе федерального электронного архива.

Говоря непосредственно о развитии систем электронного документооборота как рыночного продукта, отмечу несколько тенденций, которые продолжат свое развитие в ближайший год. Общий тренд заключается в том, что сегодня заказчику решения не нужна СЭД, возможности которой ограничены только электронным делопроизводством. И бизнесу, и госструктурам нужны решения, функционал которых позволяет решать задачи комплексного управления всем или большей частью информационного контента организации. В этой связи и мы постоянно расширяем функционал и сферу применения своих решений.

Например, сегодня в России у государственных органов чрезвычайно востребованным функционалом СЭД является поддержка оказания государственных услуг, включая взаимодействие с инфраструктурой «электронного правительства» – системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), порталом госуслуг (ПГУ), единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА). В новых версиях всей нашей продуктовой линейки, включая систему СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib обеспечивается поддержка работы с государственными услугами (я уже не говорю об «облачном» сервисе O7.ДОК). EOS for SharePoint и eDocLib при этом являются портальными ECM-решениями и обеспечивают решение самого широкого круга задач управления контентом.

Еще одним, глобальным, ИТ-трендом является мобильность. Аспектом, зачастую влияющим на принятие заказчиком решения в пользу того или иного продукта для работы с документами, является возможность и качество организации мобильных автоматизированных рабочих мест и офисов.

Также важным и также глобальным трендом является использование технологий коллективного взаимодействия, родившихся в социальных сетях. Сегодня технологии работы с документами в организациях, как правило, строго регламентированы и предполагают четкое разграничение полномочий всех участников документационного процесса. Однако, современный интернет-мир стал принципиально более прозрачным и открыл возможность участия более широкого круга специалистов, заинтересованных организаций и граждан в работе над документами. И социальные сети показали всем как это можно делать. Но широкая реализация таких технологий - это вопрос будущего, хотя, наверное, недалекого.