Генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян: «Развитие электронного документооборота в органах власти подходит к критическому рубежу, когда государству придется предъявлять единые требования к используемым системам».

Владимир Эдуардович, на каком этапе развития, по Вашим оценкам, на данный момент находится процесс автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота в стране и чем это обусловлено? 

- Официальный, юридически значимый обмен электронными документами между различными организациями сейчас находится в самой начальной стадии. Пока огромный прогресс достигнут, главным образом, в области платежных систем, обеспечивающих банковские транзакции. В большинстве других случаев электронный документооборот либо вовсе отсутствует, либо – для обеспечения юридической значимости - сопровождается параллельным - бумажным. Сегодня более 90 % документов создается в электронном виде, многие организации используют системы электронного документооборота (СЭД), позволяющие создавать и обрабатывать юридически значимые электронные документы, однако документационное взаимодействие между гражданами, предприятиями и органами власти осуществляется, как правило, распечатанными документами.

Какие препятствия на данный момент существуют для более активного развития направления межведомственного и межкорпоративного документооборота?

- Одна из ключевых проблем, без решения которой никакой прогресс в этой области невозможен, - несовместимость систем электронного документооборота, используемых в различных организациях. До настоящего времени каждый орган власти и каждое предприятие приобретали систему документооборота исходя и собственных представлений о требованиях к такой системе. Никаких единых требований, в т.ч. по форматам обмена документами с другими системами не формулировалось, и, соответственно, не предъявлялось. В результате, мы имеем ситуацию, при которой организации, использующие различные СЭД, не могут обмениваться электронными документами, они просто не «понимают» друг друга. Сейчас, судя по всему, настал «момент истины». Прогресс в области «электронного правительства», с которым связывают качественно новый уровень государственных услуг, немыслим без межведомственного электронного документооборота. Это относится и к управлению прохождением/исполнением поручений в системе органов власти, и к межведомственному согласованию документов, и к работе служб «одного окна» и многофункциональных центров по оказанию государственных, муниципальных услуг и т.д.

Инициатором создания требований к СЭД, обеспечивающим некое «единое документационное пространство» в органах власти, безусловно, должно выступать государство, заинтересованное в едином и понимаемом всем системами формате электронного документа. И как только государство установит соответствующие стандарты, они, естественно, будут приняты и бизнес-сообществом, так что можно будет говорить о создании основы национальной системы электронного документооборота.

Помимо проблемы единых требований к системам, существует еще целый ряд проблем более быстрого развития межведомственного электронного документооборота. Это и недостаточный уровень информационной инфраструктуры, компьютерной и делопроизводственной грамотности, отсутствие необходимых нормативных документов. Во многом все это – следствие инерции культурной традиции работы с бумажными документами. Мы привыкли подписывать, отправлять и получать официальные бумажные документы, однако до сих пор не готовы в полной мере официально взаимодействовать друг с другом в электронной форме. 
 
Кстати, одним из стимулов к увеличению доли электронного документооборота является наступивший экономический кризис. В период экстенсивного роста многие организации, внедряя электронный документооборот, одновременно сохранили параллельный бумажный, считая дополнительные издержки несущественными. В первую очередь, это касается как раз межведомственного обмена, для которого электронные документы распечатываются, тиражируются, упаковываются в конверты и отправляются по обычной почте.

Все перечисленные препятствия, в сущности, являются естественными проблемами роста. Произошла офисная революция: появились компьютеры, на них стали создаваться электронные документы, которые можно очень эффективно хранить и обрабатывать, а осмысление и регулирование этой сферы, если и происходит, то не в полной мере и гораздо медленнее, чем хотелось бы. Однако сейчас ситуация в области электронного документооборота в органах власти такова, что наступает некий критический рубеж, после которого государство, наконец, будет вынуждено формулировать и предъявлять единые требования к используемым  системам, иначе не удастся построить «электронное государство», обеспечивающее единые принципы функционирования и взаимодействие всех его компонент.

Расскажите, пожалуйста, о создании на базе ЭОС технического подкомитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота». Каковы на данный момент результаты работы подкомитета?

- Нас – как лидеров рынка СЭД – всегда интересовали стандарты, поскольку любые массовые, тиражные решения должны базироваться на национальных и международных стандартах. Так, в 2002 году по инициативе нескольких компаний-разработчиков СЭД, включая нашу, под эгидой профессиональной общественной организации - Гильдии Управляющих Документацией была создана рабочая группа, которая разработала единый формат взаимодействия между системами различных производителей. В 2004 году такой стандартный формат был подготовлен, и мы первыми реализовали его в наших системах, отказавшись от использования собственного стандарта. Все наши системы взаимодействуют друг с другом на основе этого стандарта. Долгое время это было не слишком интересно рынку, но сейчас, когда – теперь уже сами заказчики - хотят, чтобы их системы взаимодействовали друг с другом, наличие такого общепризнанного стандарта очень актуально. Настало время не только его использовать, но и развивать.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» мы подготовили концепцию создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти, предусматривающую, в частности, совокупность требований и стандартов к используемым СЭД.
 Из других наших работ отмечу подготовку к принятию в качестве национального стандарта ISO26300 (формат офисных документов) ODF. Речь идет о том, чтобы документы, созданные в одних офисных программах, могли обрабатываться другими офисными программами без искажений и потерь. Мы привлекли к этой работе несколько компаний и совместно подготовили необходимые материалы, в т.ч. зарегистрировали официальный русский перевод это стандарта.

В 2008 в наших системах был реализован аналогичный стандарт офисных документов – ISO 29500 (OOXML). А в начале 2008 года, когда Евросоюз готовил новую версию типовых требований к системам электронного документооборота стандарта МoReq2, мы стали единственной российской компанией, которая участвовала в работе над текстом этого документа.

Таким образом, опыт работ по стандартизации у нас достаточно большой, и мы отчетливо осознаем, что отсутствие национальных стандартов в настоящее время является очевидным тормозом развития рынка. Поэтому вполне естественно, что в июне 2008 года Ростехрегулирование (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – прим. ред.) приняло решение создать на основе нашего предприятия технический подкомитет, занимающийся вопросами стандартизации электронного документооборота (ПК6). Мы привлекли для работы в подкомитете другие компании, которые занимаются разработкой СЭД, заинтересованные органы власти, научные, учебные и общественные организации. Сразу после создания ПК мы разослали в федеральные и региональные органы власти информационные письма с просьбами дать предложения и принять участие в работе подкомитета. В результате получили огромное число предложений, в т.ч. многие органы власти определили должностных лиц, ответственных за эту работу. Мы уже сформировали наши предложения по стандартизации в области электронного документооборота в 2009 году, в частности мы предлагаем принять в качестве ГОСТа формат взаимодействия систем, разработанный под эгидой Гильдии Управляющих Документаций, а также начать работу над подготовкой национальной версии стандарта MoRec2.

Какие решения предлагает ЭОС для автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота?

- Существует несколько вариантов решений. Первое решение – централизованное, предполагается, что на сервере установлен один или несколько экземпляров системы электронного документооборота, в которых работают различные организации, взаимодействуя между собой. Такой проект реализован, например, в Ростовской области: здесь на одном сервере работают 55 муниципальных образований и около десятка департаментов и министерств области: они взаимодействуют между собой в рамках одной системы.

Другой вариант – так называемая система взаимоувязанного документооборота - когда системы, установленные в различных организациях взаимодействуют друг с другом, посредством пересылки взаимоувязанных сообщений в стандартном формате. Такие системы работают у многих наших корпоративных и отраслевых заказчиков, а также в целом ряде региональных органов власти (система учреждений Банка России, система избирательных комиссий, Республика Хакассия и многие другие).

Многие регионы сейчас занимаются созданием так называемых региональных информационных центров (РИЦ), одной из функций которых как раз является реализация межведомственного электронного документооборота. В этом году, в рамках работ по целевой программе «Электронное Подмосковье», мы разработали новое решение, предусматривающее создание на основе РИЦ Московской области областного документационного портала. Этот портал, реализованный в среде SharePoint Portal Server 2007,  обеспечивает управление документационным взаимодействием между различными СЭД, используемыми в областных ведомствах.

Кстати, на базе SharePoint Portal Server 2007 нами был создан недавно новый продукт – EOS for SharePoint. Отмечу, что SharePoint – это мощная программная платформа для управления контентом предприятия, причем, контент может быть самым разным – это и документы, и записи, и базы данных. При этом тот набор функций, которые вы получаете, установив систему SharePoint, это база, которую можно дополнять, адаптировать под собственные нужды. Мы в своем решении просто добавили в SharePoint функции электронного документооборота.

Вообще SharePoint уже «умеет» управлять документами, но его настройка потребует большого объема работ, в том числе – методологических. Например, определить необходимые для описания документа параметры, регламенты работы, процессы согласования, маршруты исполнения и так далее. Это целый комплекс серьезных проблем: надо создать рабочую группу, которая пропишет регламенты, продумает все методы описания документов и поручений, сформулирует требования по ограничению доступа к данным, разработает технологии прохождения документов в электронном виде. Затем надо будет результаты работы этой комиссии отдать программистам, которые будут вносить изменения в платформу, после этого будет  тестовый период – и снова внесение необходимых доработок. В итоге – года через 2 у компании будет электронный документооборот.

Фактически все эти задачи мы уже решили: сформировали правильное описание документа, добавили те возможности, которые нужны клиенту, но в базовой версии SharePoint отсутствуют. Далее – мы добавили процедуры исполнения документа, прохождение по маршрутам, контроль исполнения и т.д. По сути EOS for SharePoint представляет собой запрограммированную инструкцию по документообороту, то есть мы избавляем клиента от методологических проблем, которые ведут к потерям времени и эффективности. 

Сейчас на рынке представлено много решений для Share Point , но у нас – в отличие от большинства других – все сделано настолько органично, что мы не «зарубили» ни одной возможности Share Point: возможность адаптации и настройки очень хорошая. Наша система позволяет стандартными средствами видоизменять и настраивать себя «под клиента»: если потребителя не устраивает какой-то маршрут или еще что-то, он может самостоятельно изменить условия, практически даже не обращаясь к нам. Это важно, так как если у вас Share Point уже установлен и есть обученные работе с ним сотрудники, то неразумно менять инструменты управления, а EOS for SharePoint позволяет работать уже привычными инструментами.

Какие из реализованных за последнее время проектов по автоматизации межведомственного или межкорпоративного документооборота и почему Вы считаете самыми яркими, интересными?

- Один из самых значимых проектов, реализованных в последнее время, создание нового продукта «Архивный фонд 4» (АФ4) по заказу Федерального архивного агентства. Этот продукт с 2009 году будет стандартным программным продуктом для управления архивными фондами во всех государственных и муниципальных архивах России. Сейчас уже подготовлен первый тираж решения – 290 комплектов для передачи архивным органам.
Не менее интересным является проект по созданию межведомственного электронного документооборота в Республике Хакасия, реализованный силами  службы информатизации и связи Аппарата Правительства на основе системы «Дело». Межведомственный документооборот осуществляют Правительство Республики, министерства, муниципальные образования – в т.ч. по ряду документов - без дублирования бумажными документами, поэтому результат проекта очень значим.

Очень перспективный проект реализован в городе Шелехово Иркутской области, где в многофункциональном центре по оказанию государственных и муниципальных услуг установлена система «Дело», разработано 43 регламента электронного документооборота по оказанию услуг. Ведутся работы по организации электронного обмена с использованием средств ЭЦП и шифрования с федеральными и муниципальными органами исполнительной власти. Еще один проект, о котором хотелось бы упомянуть, – создание системы электронного документооборота для Московского Городского Фонда обязательного медицинского страхования, объединяющего все лечебно-профилактические учреждения Москвы, работающие в рамках ОМС. 

Оцените, пожалуйста, перспективы развития направления межведомственного и межкорпоративного документооборота в России. Отразится ли на нем сложная экономическая ситуация, которая сложилась на данный момент в стране?    

- Нынешний кризис – временное явление. Он, с одной стороны, может затянуть решение каких-то проблем. С другой стороны, в период роста экономики, мало думали об издержках, а поскольку сам электронный документооборот повышает эффективность управленческой деятельности, то именно кризис будет стимулировать использование более эффективных технологий. Сейчас существует огромный пласт бумажного документооборота, который безболезненно может быть заменен на электронный. И это, во многих случаях, не потребует дополнительных инвестиций, потому что уже имеются все необходимые технологии. Так что именно кризис, по моему мнению, может привести к наиболее рациональному расходованию средств, в том числе за счет расширения сферы использования электронного документооборота.   

О компании

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года. Миссия компании является разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. Специалисты ЭОС разрабатывают и поставляют программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета. ЭОС оказывают услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала. Штат компании насчитывает 150 специалистов (у компании наряду с центральным офисом в Москве также работает филиал в г. Ковров, который занимается в основном программными разработками). У ЭОС более 2000 клиентов и свыше 150 000 внедренных рабочих мест. В 16 субъектах РФ (например, Московская область, Алтайский край) «Дело» признано де-факто стандартом для местных органов власти. Значительный сегмент заказчиков ЭОС составляют финансовые учреждения, промышленные, производственные предприятия и предприятия ТЭК, государственные структуры, строительные, торговые компании. В число крупнейших клиентов ЭОС входят ЦБ РФ, банки «ВТБ 24», «Петрокоммерц», Счетная палата РФ, аппарат Государственной думы, аппарат Совета Федераций Федерального собрания РФ, ВГТРК/ГТРК «Культура» и др.