Компания ИРИТО внедряет систему электронного документооборота BrightDocs

«Учитывая географически распределенную структуру нашей компании, необходимость организации централизованного хранения и управления информацией, была для нас очевидна. Свой выбор мы остановили на решении BrightDocs, хорошо зарекомендовавшем себя на рынке и, что для нас было особенно важно, легко настраиваемом под конкретные задачи нашего бизнеса. Ранее в компании ИРИТО уже были предприняты попытки внедрения Microsoft SharePoint, однако отсутствие адаптации стандартного решения под специфику нашей деятельности не позволило добиться той эффективности, которую мы наблюдаем сегодня по итогам проекта», – говорит Сергей Коротаев, финансовый директор компании ИРИТО.

В ходе проекта в ИРИТО были разработаны единые регламенты работы с документацией, разграничен доступ и организована совместная работа с информацией, налажен контроль исполнения поручений. Учитывая основные задачи, выявленные специалистами BrightConsult в ходе предварительного анализа, большое внимание было уделено вопросам автоматизации цикла согласования документов. Помимо базового пакета решения BrightDocs специально для ИРИТО были спроектированы и реализованы процессы согласования актов сверки с дилерами, а также счетов на оплату. Кроме того, было проведено комплексное обучение администраторов ИРИТО с возможностью дальнейшей самостоятельной настройки и корректировки бизнес-процессов.

Следующий важный этап проекта – внедрение системы штрихкодирования и потокового сканирования, которая благодаря интеграции с IMS-системой ИРИТО позволит идентифицировать и отслеживать первичную бухгалтерскую документацию, повышая скорость обработки документов, снижая нагрузку на персонал и, как следствие, издержки компании.

«Важным фактором успеха проекта стали индивидуальный подход и гибкость внедряемого решения, позволившие учесть потребности ИРИТО и смоделировать систему непосредственно под задачи компании. Для этого на начальном этапе нами был проведен предварительный анализ, по итогам которого были формализованы требования к системе, и реализован пилотный проект, на практике продемонстрировавший ее преимущества, – говорит Иван Мишанин, директор по продажам BrightConsult Incadea Group. – В ближайшее время переход на безбумажные технологии будет дополнен практикой штрихкодирования, современным и востребованным решением, которое позволит вывести обработку документов на качественно новый уровень».

В общей сложности история сотрудничества компаний ИРИТО и BrightConsult насчитывает около пяти лет, в ходе которых был реализован ряд совместных успешных проектов по автоматизации бизнес-процессов автомобильной компании. Так, внедренная в 2006 году в ИРИТО система incadea.engine IMS на базе Microsoft Dynamic NAV позволила объединить в единое информационное пространство подразделения компании ИРИТО в России и Китае, региональные склады и всех дилеров на территории РФ. Сегодня любой посетитель корпоративного сайта ИРИТО может в режиме реального времени получить актуальную информацию о наличии автомобилей и запасных частей в любом из автосалонов дилерской сети ИРИТО. Проект внедрения системы incadea не раз становился победителем различных отраслевых конкурсов.