HP подчеркивает значимость «человеческого фактора» в повышении эффективности корпоративной среды печати

«Внедрение систем по управлению офисной печатью позволяет корпоративным заказчикам сократить издержки на 28-48%, а также получить еще целый ряд преимуществ. В частности, благодаря новой системе управления парком печатающих устройств повышается уровень безопасности и совместимости среды печати, а также снижается негативное влияние на окружающую среду. Однако чтобы реализовать эти преимущества необходимо рассматривать «человеческую составляющую» как неотъемлемую часть процесса внедрения решений по управлению офисной печатью», – говорит Генри Блум (Henry Blum), руководитель отдела маркетинга MPS подразделения HP в регионе EMEA (Европа, Ближний Восток и Африка). 

Выступая на презентации кампании³ HP «Правда о системах управления офисной печатью», призванной подчеркнуть значимость процедур контроля над внедрением систем управления офисной печатью, Блум заявил, что по наблюдению HP, конечные пользователи часто сопротивляются переходу на централизованные системы печати и испытывают чувство потери из-за нехватки информации о внедряемых решениях и связанных с ними бизнес процессах. 

Чтобы помочь компаниям справиться с этими проблемами, HP рекомендует реализовать следующие меры: 

• Обеспечить поддержку внедрения системы управления офисной печатью со стороны высшего руководства компании. Если генеральный директор продемонстрирует коллективу, что понимает и ценит преимущества консолидированной/объединенной среды печати, это может стать действенным стимулом к правильному использованию сотрудниками новых решений. 

• Разработать четкую программу контроля над изменениями, включающую разъяснение сотрудникам всех аспектов функционирования систем управления печатью и обеспечение поддержки и сопровождения на всех этапах внедрения новой системы. Это позволит вызвать у сотрудников личную заинтересованность проектом. 

• Информировать сотрудников о преимуществах систем управления печатью для компании, включая снижение негативного воздействия на окружающую среду, сокращение издержек и времени простоя (по оценке HP, около 25% звонков в службу технической поддержки связаны с принтерами). 

• Информировать сотрудников о «неявных» преимуществах более производительной и эффективной среды печати. За счет снижения количества устройств печати (но повышения их производительности и эффективности) в офисе освободится много места, которое можно будет использовать для других целей. 

• Разработать и внедрить четкую политику печати. Поскольку компании тратят на печать в среднем 6% своих доходов, им следует более тщательно контролировать расходы в этой области. Подробное информирование сотрудников о корпоративной политике покажет, насколько серьезно компания относится к этому вопросу. 

• Ввести регламенты печати, которые должны стать частью стандартов, регулирующих организацию бизнес-процессов, корпоративное поведение и воздействие на окружающую среду. 

Как объяснил Блум, «внедрение системы управления офисной печатью и ликвидация любимого принтера неизбежно вызывает у сотрудников чувство обиды и недовольства. Принтеры воспринимаются (вполне обоснованно) как индивидуальное средство производства, а также нередко считаются показателем престижа! Поэтому сотрудники, не понимающие, какие преимущества предоставляет централизованная система печати для них и их компании, стараются любой ценой сохранить свой принтер». 

Таким образом, правильное внедрение решений по управлению корпоративной системой печати повышает эффективность сотрудников. Использование систем управления печатью позволяет сократить издержки и инвестировать сэкономленные средства в основную деятельность компании, сократить негативное воздействие на окружающую среду, повысить уровень безопасности и совместимости корпоративных устройств. Например, благодаря внедрению систем управление офисной печатью, итальянское подразделение Bosch сократило производственные расходы на 35%, а внедрение MPS в Barclays Wealth только за один год помогло спасти  2400 деревьев. ⁴ 

В рамках кампании «Правда о системах управления офисной печатью» HP подготовила серию руководств, инструкций и стандартов, призванных обеспечить эффективное внедрение систем управления офисной печатью: 

• Горячая десятка советов как справиться с переменами на рабочем месте;
• Усвоенный урок: контроль над изменениями – свидетельства сотрудников HP о внедрении систем управления офисной печатью
• Конкурс «найди принтер»; как бы вы спрятали ваш принтер, и  что бы вы сделали, чтобы сохранить свой старый принтер?
• «Правда о системе управления офисной печатью»: кто что печатает и на каких устройствах в современных предприятиях? 

«Суть нашего подхода заключается в разъяснении всем сотрудникам корпоративных заказчиков преимуществ систем управления офисной печатью, от сокращения финансовых издержек, до оптимизации бизнес-процессов (систематизация рабочих процессов, снижение времени простоя). Залогом успешного использования системы управления офисной печатью является оказание должного внимания конечным пользователям», – заключил Блум. 

«Это один из ключевых факторов, позволивших HP стать одним из крупнейших в мире поставщиков систем управления офисной печатью. В регионе EMEA более 3000 заказчиков используют 80 сертифицированных решений HP для корпоративного сегмента». 

Решения по управлению офисной печатью разработаны для оптимизации бизнес-процессов и снижения расходов на печать и обработку изображений. По данным аналитической компании Gartner, эффективное управление средой печати позволяет корпоративному заказчику снизить связанные с печатью издержки на 10-30%,¹ то есть сохранить около 6% общего дохода. ² 

Примечания: 

В рамках реализуемой HP в 2011 г. кампании «Правда о системе управления офисной печатью» собраны реальные истории, повествующие о том, на что готовы пойти пользователи, чтобы «защитить» свои любимые устройства печати. В рамках кампании был проведен опрос, в ходе которого были собраны отзывы и истории об использовании систем управления офисной печатью, включая следующие: ⁵

Истории о внедрении систем управления офисной печатью:

• В ходе аудита системы управления офисной печатью в среднем около 10% корпоративного парка устройств печати обнаруживается впервые; руководство часто не знает о существовании этих устройств и сопутствующих расходах на обслуживание и расходные материалы.
• Индивидуальный принтер воспринимается как показатель престижа, так что его потеря может вызвать чувство обиды и недовольства.
• Менеджеры по разработке новой продукции рассказали, что видели «музей принтеров» в одном из офисов, где сотрудники пытались прятать неразрешенные принтеры.
• Планировка нового офисного здания с учетом расположения сетевых принтеров – лишь один из примеров того, как все заинтересованные стороны получают возможность контролировать успешное внедрение системы управления офисной печатью.
• Раньше сентябрь был «цветным месяцем» – объем цветной печати вырастал в три раза по сравнению с предыдущим месяцем. Все встало на свои места, когда выяснилось, что в сентябре сотрудники возвращаются из летнего отпуска и начинают распечатывать фотографии… на работе.