Электронный документооборот осваивает сельхозугодия. В Вологодской области

Cognitive Technologies работает на рынке с 1993 года. Основные направления ее деятельности – система управления документами, системы электронной торговли, информационно-аналитические системы, интернет-решения, прикладные решения, системы управления предприятиями. Сейчас в компании работают около 500 сотрудников. В партнерской сети Cognitive Technologies более 120 фирм. Петербургское представительство Cognitive Technologies открылось в прошлом году (см. выпуск новостей от 2 декабря 2005 г.). Помимо этого в Петербурге находится достаточно большое число дистрибьюторов Cognitive Technologies, среди них «Дисплей-Балтика», «Лабитек», Санкт-Петербургский институт Бизнеса и Менеджмента. «Евфрат-Документооборот» является одним из ключевых продуктов компании. Среди клиентов столичного разработчика в СЗФО – Северо-западный филиал ОАО «МегаФон», ГУ ЦБ РФ Вологды, ГУ ЦБ РФ по СПб, Архангельский ЦБК, Санкт-Петербургский горный институт и СПбГМУ им. акад. И. П. Павлова, издательство «Петербург - XXI век», ИТ-компания «Кристалл Сервис».

Агропромышленный комплекс является одним из наиболее крупных и важных секторов экономики Вологодской области. На долю сельского хозяйства приходится около 7 % основных фондов, 10 % численности занятого населения, 11 % валового регионального продукта, около 40 % производимых в области товаров народного потребления. В задачи департамента сельского хозяйства входят определение и разработка приоритетных направлений социально-экономического и научно-технического развития отраслей агропромышленного комплекса в регионе. В департаменте сельского хозяйства Вологодской области работает 90 сотрудников, более 80 % сотрудников обеспечены компьютерами, создана и функционирует локальная вычислительная сеть.

Как сообщили в пресс-службе Cognitive Technologies, работа с бумажными документами в департаменте сельского хозяйства требовала больших затрат времени, процессы поиска документов, прохождения и контроля стали очень длительными и трудоемкими. С целью повышения эффективности работы с документами руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. После проведения тендера в 2005 году департаментом было приобретено 50 лицензий системы «Евфрат-Документооборот», поставщиком выступила компания «Бизнес-Софт» — официальный партнер Cognitive Technologies в Вологде.

Компания «Бизнес-Софт» работает на рынке Вологодской области пять лет, сейчас ее подразделения функционируют также в Череповце, Великом Устюге, Тотьме, Соколе, Грязовце, пос. Шексна. Среди основных партнеров этой фирмы - «КонсультантПлюс», «1С», «Лаборатория Касперского», Eset и др. Местные государственный структуры являются давними заказчиками «Бизнес-софт», которая выполняла проекты для различных администраций Вологодской области, инспекции министерства налогов и сборов, судов, управления пенсионного фонда и др.

Для внедрения системы в департаменте сельского хозяйства Вологодской области была сформирована рабочая группа из специалистов компании «Бизнес-Софт» и администраторов заказчика. На первом этапе проведено обследование существующей в департаменте системы документооборота, выявлены потоки документов и основные маршруты их прохождения. В соответствии с этим обследованием с помощью инструментария «Евфрат-Документооборот» были разработаны регистрационно-контрольные карточки потоков документов.

На следующем этапе была проведена апробация программы в двух структурных подразделениях департамента. В результате были выявлены и устранены недостатки в настройке регистрационно-контрольных карточек и самой схеме организации электронного документооборота. После этого были проведены все необходимые организационные мероприятия: в структурных подразделениях департамента приказом начальника департамента назначены ответственные за электронный документооборот, разработаны временный регламент электронного документооборота и инструкции для пользователей и регистраторов.

В июне 2006 года система электронного документооборота была запущена в опытную эксплуатацию. Переход от бумажного к электронному документообороту осуществлялся постепенно. Вначале была автоматизирована работа только с одним потоком документов — входящей корреспонденцией, а потом добавлены остальные. Предварительно для сотрудников департамента было проведено обучение работе в системе. На текущем этапе внедрения полностью компьютеризирована регистрация входящей корреспонденции.