ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» осуществляет проект по созданию СЭД на базе решения EOS for SharePoint

ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) (Санкт-Петербург) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга.

Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов. Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются. На первых порах ИТ-системы для управления документооборотом в компании не было. Но с увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение об автоматизации документооборота.

«Специалисты нашей компании изучили имевшиеся на тот момент предложения, причём в качестве кандидатов рассматривались все ведущие решения в этой области, представленные на российском рынке. В результате мы довольно быстро пришли к выводу, что нужно использовать серьезную промышленную платформу, и в целом наш выбор пал на Microsoft SharePoint, – рассказывает руководитель департамента по управлению проектами УЛПИК Андрей Кривченко. – Но все же данное ПО представляет собой именно платформу, а не прикладное решение. Анализируя ситуацию на рынке, мы видели, что многие компании делают подобные проекты по внедрению SharePoint с нуля. Однако, всё больше организаций предпочитают применять готовые решения на базе SharePoint: это сильно сокращает время внедрения, да и по деньгам в результате получается дешевле. Правда, выбор таких решений на рынке невелик, но продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint вполне подошел нам».

На первом этапе проекта была выбрана технологическая платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007 как более испытанная и надежная система, по сравнению с только что вышедшей на тот момент версией SharePoint Server 2010.

Выбранная платформа позволяла предприятию объединить ключевые информационные ресурсы, бизнес-процессы и компетенции сотрудников, а также предоставляла единую точку доступа к ключевым данным, элементам документооборота и интернет-ресурсам, в том числе к внешним бизнес-приложениям. А для реализации документооборота было выбрано прикладное решение EOS for SharePoint, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса, организации электронного документооборота и является готовым модулем, полностью встроенным в платформу SharePoint и существенно расширяющим ее возможности. Исполнителем проекта стала петербургская компания «Офис-Док» – крупнейший дистрибьютор решений ЭОС в России с большим опытом ведения подобных проектов.

В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию. Из оборудования для нее специально был приобретен только один сервер. Параллельно с внедрением специалисты «Офис-Док» проводили обучение пользователей заказчика. Дальнейшее техническое сопровождение системы также осуществляется исполнителем проекта.

В ходе выполнения проекта было создано несколько сайтов для работы с информацией, электронные версии документов (нормативных, стандартизирующих и т. п.), а также перекрестные ссылки на документооборот.

При этом сложная структура портала была реализована за счет следующих средств:

• создано большое количество типов контента – уникальных карточек элементов;
• созданы дополнительные справочники, упрощающие заполнение карточек;
• для удобства отслеживания прохождения документов созданы различные представления, отображающие информацию о документах в режиме реального времени;
• настроены рабочие процессы оповещения пользователей и их совместной работы.

«В результате реализации проекта мы, кроме автоматизации классических функций документооборота, получили корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд (команды в компании формируются по каждому проекту) с документами, – продолжает Андрей Кривченко. – А кроме того, мы смогли автоматизировать процессы согласования документов, контроля и мониторинга исполнения поручений. При этом сайт стал инструментом для планирования мероприятий и автоматического и своевременного информирования участников. По состоянию на сегодняшний день в системе задействовано пятьдесят рабочих мест».

За семь месяцев эксплуатации системы со стороны пользователей поступали многочисленные заявки по развитию и улучшению функционала системы. Проанализировав ситуацию, заказчик, совместно с исполнителем работ «Офис-Док» приняли решение о целесообразности перехода на новую версию платформы –  SharePoint 2010.

К моменту реализации перехода в системе уже было около 30 тыс. документов. Для осуществления переноса был специально разработан модуль, позволяющий конвертировать данные из формата SharePoint 2007 в формат SharePoint 2010.

«В целом мы полностью удовлетворены процессом создания, эксплуатации и развития системы управления документами. Фактически, менее чем за полгода мы сначала перешли от бумажного документооборота к электронному, решив при этом собственно бизнес-задачу компании: повышение эффективности нашей проектной работы, – подвёл текущие итоги проекта Андрей Кривченко. – Создав первый вариант системы, мы поняли, что нам нужно делать дальше, и смогли быстро двигаться вперед. Во многом это – результат правильного выбора базовой платформы, прикладного решения и исполнителя. По плану мы должны полностью перейти на Microsoft SharePoint Server 2010 уже в самое ближайшее время. А дальнейшие наши планы предусматривают увеличение количества пользователей до ста, а также расширение функциональных возможностей с учетом новой платформы, в частности в области автоматизации управления бизнес-процессами».