Специалисты ЭОС приняли участие в круглом столе по вопросам ЕСМ и электронного документооборота

Отметим, что круглый стол «Лучшие практики внедрения корпоративных СЭД и систем ЕСМ-класса» состоялся на площадке технопарка «Технополис», где систематически проводятся встречи, направленные на формирование и развитие городской инновационной среды. В первой части заседания представители компаний Microsoft и «Электронные офисные системы» рассказали о возможностях платформы Microsoft SharePoint и сторонних решениях по документообороту на ее основе.

Консультант по технологиям Microsoft Павел Чужмаров обозначил общий подход корпорации к управлению рабочей информацией. Основная цель ECM-систем сводится к упорядочению «хаоса» всех корпоративных данных, отметил спикер и проиллюстрировал доклад примерами повышения эффективности работы организации уже на этапе перехода к структурированному хранилищу данных на SharePoint. Документы в интеллектуальном хранилище на SharePoint можно структурировать по названию отдела, имени клиента, по их статусу, размеру, виду (счет-фактура, отчет, договор) или даже по сумме договора. Благодаря этому, поиск файлов в общем хранилище занимает минимальное количество времени. При этом для всех данных можно устанавливать разные политики хранения, отмечая, сколько должен существовать тот или иной документ. Также система дает возможность оповещать пользователя при любом изменении того или иного файла. На этом же этапе предусмотрены инструменты контроля рабочих процессов, к примеру, контроля стадий согласования документов и многое другое. «Допустим, перед нами стоит задача поиска документов по какому-то ключевому слову, – объясняет г-н Чужмаров. – Если система выдала нам пару тысяч вариантов, в три клика мы можем их сузить до нужного результата за счет их индивидуальных параметров, их мета-данных. Мы можем сузить поиск по типу документа, или по автору, или по последней записи. Поиск в SharePoint очень эффективен и зачастую решает задачи, которые невозможно решить в обычном хранилище данных».

В целом платформа Microsoft SharePoint представляет собой платформу класса ЕСМ, предназначенную для управления корпоративной информацией. SharePoint объединяет в себе возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. Преимущества этой платформы, по словам менеджера по продуктам компании ЭОС Александра Осипова, заключается в том, что весь ее функционал изначально находится «в коробке» и клиент не должен закупать дополнительные опции для реализации каких-либо сервисов. Удобно также, что систему можно обслуживать и развивать силами штатного ИТ-специалиста, а работать с ней можно в том числе с мобильных устройств. Кстати, платформа является мировым лидером рынка ECM по Gartner на сентябрь 2010 года.

Существует большое количество сторонних решений, расширяющих возможности Microsoft SharePoint. У компании ЭОС разработано специальное решение для реализации задач документооборота на базе SharePoint – EOS for SharePoint. «В типовом решении SharePoint не хватает функционала именно для автоматизации документооборота по требованиям российского рынка. Поэтому мы разработали продукт EOS for Sharepoint, и сейчас это самая популярная СЭД на данной платформе. Она отличается, прежде всего, гибкостью настроек и идеально подходит для территориально распределенных организаций. Система позволяет объединить документопоток, автоматизировать документооборот с разными филиалами и создать единое информационное пространство внутри компании», – объясняет Александр Осипов.