Электронный документооборот в России: расчистка завалов, «облака» и мобильность

Ежегодная конференция «Осенний документооборот» является одним из главных мероприятий отрасли. Основное внимание в ходе мероприятия уделяется рассмотрению основных трендов рынка, участники имеют возможность узнать в ходе конференции о последних наиболее актуальных тенденциях рынка как с точки зрения законодательных инициатив регуляторов, так и в части новых решений и направлений развития рынка в целом.

В этом году в конференции «Осенний документооборот» приняли участие порядка 400 человек, представляющих более 200 компаний и организаций, среди которых были как представители государственных органов, так и сотрудники различных коммерческих компаний и партнеры компании ЭОС. География участников конференции была достаточно обширна, в мероприятии участвовали представители компаний, госорганов, а также партнеры ЭОС из Москвы и из различных городов России от Владикавказа до Петербурга, и от Калининграда до Хабаровска. Кроме того, в мероприятии приняли участие партнеры ЭОС и представители органов власти из стран СНГ и ближнего зарубежья.

Впервые конференция была проведена в новом формате. После общего заседания работа продолжилась в рамках двух основных секций, одна из которых была ориентирована на представителей государственных органов, а на другой в большей степени обсуждались  вопросы, интересные коммерческим компаниям.  Кстати, по количеству зарегистрированных участников, соотношение представителей госорганов и сотрудников коммерческих структур было равным. По словам представителей организатора, данный факт подчеркивает, что компания ЭОС еще более активно стала работать в сегменте рынка решений для коммерческих компаний  и предлагать услуги и сервисы, нацеленные именно на эту категорию клиентов.

Расчистка завалов

Одной из основных тем, обсуждение которой велось в ходе конференции, стали вопросы, связанные с изменениями в отраслевом законодательстве, а также инициативы государственных органов в области автоматизации документооборота, организации межведомственного взаимодействия, а также предоставления госуслуг в рамках проекта по созданию электронного правительства.      

Отмечая основные тенденции отрасли, председатель совета директоров компании ЭОС, председатель ПК 6  Владимир Баласанян подчеркнул: «Наверное, сложно найти другую столь же быстро меняющуюся отрасль, которая мгновенно впитывает все информационно-технологические инновации и которая постоянно находится в поле зрения руководителей нашего государства. Именно эти факторы обусловили настоящую революцию в области нормативного регулирования работы с электронными документами и появление новых технологий государственного управления. Речь идет о системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов власти РФ (МЭДО) и о системе межведомственного электронного взаимодействия для оказания государственных услуг (СМЭВ)».

Среди прочих выступавших экспертов о ходе и проблемах создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) между федеральными органами и исполнительной властью говорил заместитель директора департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации Сергей Жук. Отмечая направления развития, по которым происходит внедрение информационных технологий в области управления документацией у органов государственной власти (в первую очередь у органов исполнительной власти), выступавший выделил несколько основных трендов. Так, проводится работа по развитию технологий делопроизводства и документооборота на базе систем автоматизации разного класса. Еще одним направлением является развитие технологий архивного хранения, технологий перевода документов на различных типах носителей в электронный вид и использование технологий распознавания текста.

Сергей Жук отметил, что сейчас наблюдается процесс интеграции систем электронного документооборота и систем электронного архива, поскольку обеспечение сквозного движения и дальнейшего хранения документа на единой технологической платформе является важной задачей.      

Одной из основных областей, в которой сейчас сосредоточены усилия разработчиков и соответствующих структур исполнительной власти, является создание  инфраструктуры системы МЭДО. На данном этапе активный процесс создания системы МЭДО происходит на уровне органов исполнительной власти, а также идет процесс создания МЭДО для государственных организаций на других уровнях. Кроме того, создается единая территориально распределенная инфраструктура взаимодействия ведомственных СЭД между собой. По сути, идет создание СМЭВ между федеральными органами исполнительной власти с дальнейшим распространением на органы исполнительной власти в субъектах РФ и постепенным включением в единую систему госорганов других ветвей власти.     

Озвучены и первые сложности, вскрывшиеся в процессе создания СМЭВ и МЭДО. «В федеральных органах исполнительной власти РФ, подключенных к системе МЭДО, на сегодняшний день реализовано 38 решений в области автоматизации документооборота от 22 разработчиков соответствующих программно-аппаратных платформ. В связи с этим можно сделать вывод, что число организаций и продуктов в сфере автоматизации документооборота в России достаточно велико. У нас, как у потребителей этих продуктов, зачастую возникает вопрос выбора инструментария и платформы из всего многообразия представленных на рынке решений. Сейчас, по мере расширения электронного документооборота в региональных органах власти, число запросов на внедрение соответствующих систем возрастает, и нам хотелось бы, чтобы была предложена методика оценки, для того, чтобы грамотно подходить к выбору платформы, необходимой для развертывания СЭД в госорганах», - пояснил Сергей Жук.   

Среди проблем были замечены и другие. В России, к примеру, на сегодняшний день отсутствует единый орган, наделенный должными полномочиями по выработке государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства и документооборота в электронном виде. Еще одна проблема: сейчас в России нет четкого и унифицированного определения «электронного документа». Кроме того, необходимо решить вопрос подтверждения подлинности электронного документа. В России принят закон «Об электронной подписи», но остается открытым ряд вопросов, связанных с архивным хранением электронных документов. Электронная подпись имеет такое свойство, что при длительном хранении документа ее надежность снижается.

Текущее состояние в области законодательного регулирования управления документацией и информацией анализировала в своем выступлении и ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA Наталья Храмцовская. Она подчеркнула, что «взрывные работы в области электронного документооборота проведены и дорога расчищена, но пока она завалена камнями и нам предстоит трудная работа по расчистке завалов».

Наталья Храмцовская рассказала о том, что в течение последних полутора-двух лет первым и самым главным фактором, повлиявшим на развитие отрасли, стало «снятие основных препятствий, которые мешали использовать электронные документы в государственном управлении и деловой деятельности». Значительная же часть проблем, с которыми сталкиваются специалисты отрасли и обычные пользователи при работе с электронным документооборотом, связана с непродуманными организационно-техническими мерами. Это, прежде всего, касается предоставления государственных услуг в электронном виде и организации трансграничного электронного взаимодействия.

Дополнительная сложность  связана с тем, что для всех организаций и предприятий очень скоро наступит момент, когда им будет необходимо исполнять все нормативы принятых законов, затрагивающих сферу документооборота, и многие могут оказаться к этому не готовы. К примеру, до 100-процентного соблюдения требования уже вступивших в силу законов «О персональных данных» и «О доступе к государственной информации» «на местах» пока еще очень далеко. Принятие закона «О цифровой подписи», по словам эксперта, в дальнейшем также очень серьезно повлияет на ситуацию в отрасли электронного документооборота, но пока, по словам г-жи Храмцовской, «вся страна старательно и дружно этот закон игнорирует».

Компания ЭОС на сегодняшний день является одним из лидеров в области поставок решений для органов госвласти как в России, так и в ряде стран СНГ. В общей сложности более 400 администраций республик, краев, областей и муниципальных образований используют в своей практической деятельности решения на основе продуктов ЭОС. В частности, в ходе конференции руководители, ответственные за выполнение соответствующих программ в субъектах Федерации, рассказали  о проектах создания электронных правительств на базе решений ЭОС. В частности, выступали представители Республики Бурятия, Ставропольского края, Калининградской области и других регионов России. Представители же ЭОС рассказывали о решениях межведомственного электронного взаимодействия на основе универсальной системы СЭВ.

Всегда на связи

Еще одним трендом последнего времени в отрасли автоматизации документооборота, который не связан с так называемой «политической волей», выступавшие на конференции «Осенний документооборот-2011» специалисты называют взрывной рост использования мобильных устройств и связанный с этим рост популярности решений по организации СЭД и увеличение популярности ECM-систем для мобильных платформ. В частности, о решениях, связанных с документооборотом для мобильных устройств, говорили на конференции представители партнеров компании ЭОС – оператора связи МТС и компании RIM (бренд BlackBerry). Относительно развития функционала и расширения линейки мобильных решений ЭОС первый заместитель генерального директора компании «ЭОС ПВ» Юрий Назаров напомнил, что сейчас «мобильный» продукт ЭОС «АРМ Руководителя» работает на мобильных устройствах с ОС Windows 7, а также с операционной системой iOS (iPhone и iPad). Решение «АРМ Руководителя» под iOS разработано партнерами ЭОС в тесной интеграции с компанией. Кроме того, сейчас ЭОС рассматривает возможность выпуска мобильных решений для смартфонов и планшетных ПК с ОС Android. 

Другой продукт ЭОС, «Мобильный кабинет», имеет возможность работать на мобильных устройствах вне зависимости от установленной ОС. К примеру, сейчас компания ЭОС уже практически запустила это решение для мобильных устройств  с ОС Android. Работа в этом направлении уже близка к завершению и, по словам Юрия Назарова, адаптация этого решения ЭОС под ОС Android завершена на 70%. Более того, ЭОС сейчас реализует конкретный проект совместно МТС, создавая решение для брендированного планшетного ПК МТС, работающего на ОС Android. Юрий Назаров отметил, что выход на рынок этого нового решения – вопрос нескольких недель. Помимо этого в начальной стадии находится процесс реализации проекта по адаптации продукта «Мобильный кабинет» для  BlackBerry.

Стремление в «облака»

Все больший интерес и все большее распространение получают решения по организации СЭД, основанные на «облачных» технологиях и, в частности, на принципе SaaS, при котором пользователь получает доступ к продуктам по принципу подписки и платит не за приобретение лицензии на соответствующее ПО, а за использование продукта в том объеме, который ему необходим.

Тренд «ухода» сервисов по организации электронного документооборота в «облака» стал темой обсуждения на одной из секций в рамках прошедшей конференции. В ходе секции компания ЭОС представила свою новую услугу: возможность работы с системами ЭОС по схеме SaaS. Кроме того, подробнее о SaaS-услугах рассказали представители партнеров компании ЭОС - компаний-провайдеров, среди которых выступал и ИТ-директор группы компаний «Инт-Информ» Андрей Королев.

Относительно развития такого направления бизнеса, как продажи услуг по модели SaaS генеральный директор компании «ЭОС ПВ» Виталий Яковенко отметил следующее: «Совместно с нашими партнерами – операторами связи мы уже начали предоставлять промоверсии наших решений на площадках, где потенциальные заказчики могут ознакомиться с функционалом наших продуктов. Также мы реализуем проекты по размещению наших продуктов для доступа по модели SaaS как в так называемом «публичном облаке», так и в «частных облаках» - были у нас и такие заявки. Кроме того, учитывая, что среди наших клиентов большую часть занимают госстурктуры, мы ведем переговоры с федеральным оператором «Ростелеком» по поводу размещения наших решений и предоставления их по модели SaaS для организаций государственного сектора на инфраструктуре «Ростелекома». Продуктом, который в большей степени адаптирован для использования в «облаках» и по модели SaaS, является наша ECM-система eDocLib».  

Традиционный интерес

Секция, ориентированная на коммерческие организации, проведенная в ходе конференции, содержала выступления и демонстрацию возможностей портальных решений, ECM-систем EOS for SharePoint и eDocLib. Выступали в рамках секции представители компаний-заказчиков из различных отраслей (строительная, банковская, фармацевтическая), которые делились опытом внедрения этих систем на своих предприятиях. Партнеры компании ЭОС представили проекты по созданию собственных решений для конечных пользователей на базе продуктов ЭОС. К примеру, об аспектах практического применения прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» в коммерческих компаниях различного профиля говорил генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» (город Барнаул) Андрей Балабанов.

Активные продажи продуктов EOS for SharePoint и ECM eDocLib для компании ЭОС стали одним из главных трендов 2010 года. Несмотря на то, что EOS for SharePoint появился и стал заметен на рынке в 2009 году, в 2010 году продажи этого продукта уже заняли 2 % всего рынка ECM-систем в России. Тенденция эта продолжается и в 2011 году, в частности, по данным компании, рост объемов продаж продуктов ЭОС соответствует динамике роста последних нескольких лет.

Генеральный директор компании «ЭОС Софт» Андрей Козлов отмечает следующее: «В этом мире все относительно. Конечно, если сравнивать уровень спроса на наш продукт EOS for SharePoint с уровнем спроса на наше же решение СЭД «Дело», то конечно «Дело» пользуется большим спросом. Тем не менее, следует учитывать, что EOS for SharePoint это продукт, рассчитанный на определенную категорию клиентов. И нам отрадно видеть, что спрос на EOS for SharePoint растет, при этом рост спроса наблюдается не только в столице, но и в ряде российских регионов. Более того, нашими решениями, и в частности EOS for SharePoint, заинтересовались компании и в странах ближнего зарубежья. В частности, интерес мы наблюдаем со стороны компаний из Белоруссии и Казахстана».

Продолжая тему новых продуктов, в ходе конференции эксперты ЭОС и ABBYY познакомили аудиторию с комплексным решением для оцифровки бумажных архивов и извлечения числовой информации из слабоструктурированных документов, построенным на основе ABBYY FlexyCapture и eDocLib 2.5. Отметим также, что традиционно на конференции «Осенний документооборот» проводилась выставка современных программных и аппаратных решений компании ЭОС и ее технологических партнеров. Среди прочего была развернута демо-лаборатория, где совместно со специалистами ЭОС участники мероприятия могли испытать возможности современных разработок в области управления информацией.