Управление идеями, проектами и социальными коммуникациями в новой версии «1С-Битрикс: Корпоративный портал 11.0»

Сервис «Есть идея?» - позволяет сотрудникам высказать высказывать идеи по улучшению бизнеса и всей компании, задействуя и раскрывая потенциал всего коллектива.

«Мне нравится» - уже ставший привычным во «внешней» коммуникационной среде инструмент положительной обратной связи. Позволяет ранжировать корпоративный контент согласно ценности информации, помогая быстро находить наиболее релевантные запросу записи, файлы или задачи.

Новая интерактивная «Живая лента» объединяет все внутренние и внешние сервисы компании в едином инструменте информирования и работы; интегрирована с задачами, рабочими отчетами, «Мне нравится», с открытым API (REST, SOAP) для внешних данных из «1С» и любых других информационных систем.

Социальный поиск - качественный поиск с социальным ранжированием значимого контента (в дополнение к морфологии учитывается расстояние между словами, пунктуация, мнение сотрудников по кнопкам «Мне нравится»).

Проекты и Задачи 2.0 – улучшенный сервис, позволяющий учитывать затраты времени и других ресурсов на выполнение задач в рамках проекта, интеграция с календарями, построение диаграммы Ганта, механизм делегирования, задачи в Экстранете для работы с партнерами и клиентами.

«Собрания и планерки» - простой инструмент, позволяющий многократно повысить эффективность проведения внутренних встреч. Включает в себя возможность приглашения участников, автоматической рассылки повестки встречи, постановку времени собрания в личные календари, рассылку результатов обсуждения, постановку задач по итогам совещания. Вся информация сохраняется на портале, обеспечивая «прозрачность» в рабочих коммуникациях.

Автоматизированная отчетность - новый инструмент простых и удобных коммуникаций, превращающий рутинные отчеты в позитивное общение и процесс самосовершенствования компании.

Универсальный конструктор отчетов – фундаментальная разработка, которая позволяет сотрудникам самим конструировать отчеты для разных объектов и в дальнейшем многократно их запускать; первая интеграция выполнена с проектами и задачами.

Улучшенная CRM – значительный шаг в развитии CRM – новая система распределения прав доступа (по всем элементам, свойствам, статусам), интегрирована с задачами, бизнес-процессами, почтой; новый импорт данных, рассылка почтовых сообщений, открытый REST API для автоматического размещения лидов в CRM.

Новая концепция прав доступа к документам, персональным файлам и спискам – возможность устанавливать права на документы и элементы списков в соответствии со структурой компании (на отдел или сотрудника).

Новая мобильная версия корпоративного портала позволяет мобильным пользователям работать с «живой лентой», писать в микроблог, комментировать, работать с документами, задачами, получать и отправлять сообщения, начинать рабочий день; реализована с использованием HTML5, работает на Android, iOS, WindowsPhone7.

«Мы помогаем компаниям стать более эффективными. «Планерки» и Рабочие отчеты позволят многим реально справиться с проблемами роста. Для сервисных компаний Задачи и учет времени помогут избавиться от потерь. Совместная работа в компаниях становится все более социальной. Бизнес становится социальным. Это делает рабочую среду прозрачной и дружественной для сотрудников» - комментирует Сергей Рыжиков, генеральный директор компании «1С-Битрикс».

В новой версии «1С-Битрикс: Корпоративный портал 11.0» разработан сервис «Собрания и планерки. Планерки - обязательный инструмент деятельности любой организации, который, к сожалению, никак не автоматизируется, подготовка ведется перепиской по электронной почте, итоги протоколируются в лучшем случае письмом, поставленные цели не выполняются, собрания проходят долго и неэффективно. Новый инструмент в Корпоративном портале сокращает время на подготовку, делает удобным и быстрым проведение и сбор отчетности по собранию, позволяет контролировать исполнение поставленных на собрании целей, хранить историю и обеспечить «прозрачность» всего процесса для руководства.

Организация собрания

В «1С-Битрикс: Корпоративный портал 11.0» реализован сервис «Есть идея?», который задействует потенциал сотрудников компании. Любой сотрудник может предложить свою идею для развития бизнеса компании, оценить идеи своих коллег, прокомментировать их. Все голоса «за» или «против» учитываются, и на основе мнения сотрудников компании формируется рейтинг идеи.

В новой версии реализован простой и удобный инструмент подготовки и проверки «Рабочих отчетов». Теперь это даже не отчеты в обычном понимании, а часть процесса коммуникаций с очень важной обратной связью, так нужной сотруднику и руководителю. Раз в неделю или в месяц сотрудник готовит «Рабочий отчет» руководителю с помощью специальной формы на корпоративном портале, а руководитель оценивает этот отчет – ставит положительную или отрицательную оценку. Все изменения по отчету доступны руководителю и сотруднику в «живой ленте» и тут же можно их обсудить.

Сотрудники оперативно получают обратную связь для улучшения своей работы. Новый инструмент делает прозрачными отчетность на всех уровнях компании и позволяет быстро увидеть проблемные участки и использовать отчеты для выработки KPI сотрудников и отделов.

В версии 11.0 каждый сотрудник компании может проголосовать за сообщение, документ или комментарий кнопкой «Мне нравится». Сотрудникам важно, что их материалы видят, читают и если даже не комментируют. Мы привыкли к этому в Интернете – получаем много поддержки от друзей и коллег в виде «лайков». Возможность увидеть, кто оценил вас, может вдохновить сотрудника на творчество и значительно большую активность внутри компании; это фантастический потенциал для развития отношений в компании, для мотивации сотрудников. Мнение пользователей позволяет определить значимость контента, что влияет на ранжирование результатов поиска.

В версии 11.0 «Живая лента» становится интерактивной – появилась возможность комментировать сообщения, голосовать с помощью кнопки «Мне нравится». В версии 11.0 реализован открытый API (REST, SOAP) для внешних сервисов, и теперь в «живой ленте» можно публиковать информацию из любых внешних источников (например, из «1С», информационные системы компании или RSS). «Живая лента» объединяет деловые и социальные инструменты – задачи и рабочие отчеты, блоги и фотогалереи. Нет необходимости разыскивать по порталу, что изменилось, заглядывать в «1С», чтобы уточнить складские остатки или остатки по счетам – вся информация доступна в «живой ленте» и открыта для обсуждения с коллегами – конечно, в соответствии с правами доступа.

Существенно обновлены Проекты и Задачи 2.0. Самым важным стало появление ресурсного учета, который позволяет учитывать время выполнения задачи отдельными сотрудниками, в том числе соисполнителями и строить отчеты по затратам времени на проект, по сотрудникам. Ресурсный учет – очень важная составляющая для веб-студий, юридических компаний и любых сервисных компаний.

В новой версии продукта задачи можно отображать в виде диаграммы Ганта. Визуальное представление задач в диаграмме Ганта позволяет тут же работать с задачами, оценивать временные рамки задач и последовательность их выполнения, отслеживать ход продвижения к результату. В диаграмме Ганта доступно визуальное редактирование сроков по задачам.

Задачи могут отображаться в формате календаря и могут быть загружены на все мобильные устройства (iPhone, Android, WindowsPhone7).

Диаграмма Ганта в задачах

В версии 11.0 задачи можно делегировать - назначать ответственными за выполнение других сотрудников. Делегирование возможно в рамках структуры компании - вниз от руководителей подразделений к подчиненным. Теперь руководители могут распределять задачи, поставленные от других подразделений и руководства компании.

Делегирование задачи

Также в новой версии можно копировать задачу, чтобы создать новую на ее основе, исключив рутинные действия при работе с однотипными задачами. Для задачи устанавливается набор напоминаний. Часто повторяющиеся задачи можно добавлять по шаблонам. Все изменения в задаче записываются в историю - таблицу-отчет. Создание, просмотр и редактирование задачи теперь идет в отдельном окне – «над порталом». Над задачами можно работать совместно с внешними пользователями в Экстранете (например, привлекать к участию в задаче клиентов и партнеров компании).

Универсальный конструктор отчетов - фундаментальная разработка, которая позволяет сотрудникам самим конструировать отчеты для разных объектов и в дальнейшем многократно их запускать. Первая интеграция выполнена с проектами и задачами. Универсальный конструктор отчетов позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам. Это отдельный модуль, который интегрирован с проектами и задачами. В дальнейшем конструктор отчетов будет интегрирован со всеми объектами корпоративного портала и станет основным инструментом анализа данных и построения отчетов.

В стандартную поставку «1С-Битрикс: Корпоративный портал 11.0» включены отчеты нескольких типов: Общий (отчет по эффективности), Занятость по проектам (какой сотруднику, сколько затратил часов на данный проект, какие задачи в работе), Задачи на месяц (данные по сотрудникам, задачам, срокам), Просроченные (данные по сотрудникам, задачам, дедлайнам, проектам).

В новой версии продукта CRM (Customer Relationship Management) совершила большой шаг вперед – реализована интеграция с задачами, бизнес-процессами, календарями, почтой, внедрена новая система прав доступа (с разграничение прав по статусам, свойствам и по другим объектам). Из CRM можно делать рассылки по базе «лидов». Благодаря интеграции с технологией Send&Save, достаточно указать в копии письма crm@портал_компании, чтобы переписка автоматически фиксировалась как событие для «лида».

Создавать задачи можно напрямую из CRM. Например, чтобы обзвонить клиентов и контакты и пригласить их на семинар, разослать кому-то из них предложения и т.д., достаточно поставить задачи сотрудникам прямо из CRM, выбрав для этого нужные контакты и компании. Функционал CRM востребован клиентами, активно развивается нами.

В версии 11.0 можно настроить бизнес-процессы для обработки Лидов и Сделок. В ходе выполнения бизнес-процесс может автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять поля, создавать новые элементы, например, сделки. В поставку продукта включены два стандартных бизнес-процесса для CRM: обработка лидов (постановка задачи) и обработка сделки по стадиям.

Качественный социальный поиск в версии 11.0 теперь учитывает расстояния между словами, пунктуацию, а также значимость контента. На релевантность поиска влияет мнение сотрудников компании. При показе результатов поиска учитывается рейтинг документа, сообщения или комментария, который формируется на основе оценки контента кнопкой «Мне нравится». Значение имеет не просто количество голосов, но должность сотрудника и его положение в структуре компании. Голоса руководителей имеют больший приоритет. Сложная математика по определению значимого контента спрятана за простой кнопкой «Мне нравится». С новым поиском проще найти на портале ценный с точки зрения сотрудников контент.

Одно из самых частых пожеланий клиентов связано с возможностью назначений прав доступа на отдельные документы или элементы списков. Теперь в корпоративном портале на документ можно дать права отделу или индивидуально сотруднику. Персональные файлы на корпоративном портале стали действительно персональными. Теперь никто не сможет просмотреть их, если сотрудник не предоставит соответствующие права доступа. Персональный диск доступен по WebDAV.

Теперь заходя на корпоративный портал с мобильного устройства по умолчанию вам будет предложена мобильная версия корпоративного портала. С мобильного портала вы сможете просматривать «Живую ленту», список сотрудников, отправлять им сообщения, писать в микроблог, работать с документами и задачами. Мобильный корпоративный портал, созданный на основе технологии BitrixMobile, работает в двух вариантах – как веб-приложение с мобильного устройства (на iOS, Android, BlackBerry OS) и как мобильная версии портала с просмотром в обычном браузере. Партнеры и компании могут самостоятельно настраивать внешний вид и бизнес-логику мобильного портала.

Мобильный портал

Новые возможности бизнес-процессов в версии 11.0 – интеграция с задачами с возможностью поставить задачу и дождаться ее выполнения, доработка визуального дизайнера для удобства работы с большими бизнес-процессами.

В поставку продукта включен типовой бизнес-процесс для оплаты счета. Счета – самый первый и самый массовый процесс, который настраивают все компании. Типовой бизнес-процесс реализован с учетом новых прав доступа и интегрирован с задачами. Это прекрасный пример для клиентов и партнеров, чтобы незамедлительно начать использовать бизнес-процесс, доработать его или создать свой на его основе. Бизнес-процесс «проводит» счет по этапам утверждения от сотрудника до директора, и только затем счет уходит в бухгалтерию на оплату.

Также в новой версии: журнал изменений – «черный ящик» корпоративного портала, хранящий все изменения, происходящие на портале; таймзоны, упрощающие работу с порталом из разных часовых поясов; обновлена фотогалерея и другие изменения.

В версии 11.0 цена редакций не изменяется. Увеличивается цена на пользователя – с 500 до 700 руб. До конца 2011 года действуют старые цены – все, кто бюджетировал и планировал покупку продукта, смогут до конца года приобрести дополнительных пользователей по старым ценам. Подробную информацию по ценам можно получить на сайте компании.

Новые модули (Планерки и собрания, Модуль для организации и проведения планерок и собраний, Менеджер идей, Конструктор отчетов, Создание и генерация отчетов, Импорт данных из внешних источников, Инструменты для импорта данных в систему из внешних источников) включены в поставку продукта, начиная с редакции «Совместная работа».

Пользователи продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» с активной технической поддержкой могут бесплатно перейти на новую версию при помощи технологии обновлений SiteUpdate.