Разбираем проектный электронный архив по понятиям

В работе секции по электронным архивам активное участие приняли представители лидеров российского рынка проектных электронных архивов: CSoft, Топ Системы и АЛЕЕ СОФТВЕР. Представители CSoft и Топ Системы рассказали слушателям о возможностях использования собственных продуктов для построения проектных электронных архивов. Генеральный директор АЛЕЕ СОФТВЕР Станислав Ким в своем докладе осветил специфику создания межкорпоративного архива проектной документации на базе системы электронного архива STOR-M, собственной разработки компании.

Главное отличие STOR-M от других представленных систем – акцент не на автоматизацию документооборота и возможность совместной работы с документами, а на хранение конечных, не подлежащих изменению документов – в зарубежной литературе они обозначены термином record («запись»). По мнению Станислава, именно ориентация на управление записями является главной отличительной чертой систем электронного архива – это же, например, подтверждает известный стандарт MoReq II (Типовые требования к управлению электронными записями). Однако разработчики ПО зачастую не уделяют данному вопросу должного внимания и под маркой СЭА поставляют совершенно другие продукты, в строгом смысле не являющиеся системами электронного архива.

Анализу проблем концептуально-методологического характера была посвящена значительная часть доклада: специфике проектного документооборота, особенностям жизненного цикла проектной документации и коммуникациям между проектной организацией, ее заказчиками и подрядчиками. Были затронуты вопросы, которые, как правило, не освещаются на аналогичных мероприятиях: различие между системами электронного документооборота и архива, конструкторским и проектным документооборотом и многие другие. По отзывам слушателей, предложенный в докладе подход кардинально отличался от подходов остальных выступающих. Поэтому нет ничего удивительного в том, что выступление вызвало у аудитории многочисленные вопросы и стало предметом отдельного обсуждения.

Отвечая на вопросы слушателей, Станислав отметил: «В выступлениях предыдущих докладчиков прослеживается характерная тенденция: разработчики ПО зачастую не проводят различий между системами электронного архива и электронного документооборота, причем во многих случаях делают это намеренно, вводя в заблуждение других участников рынка.

Представленные системы, конечно же, хороши — но лишь для решения определенного круга задач. Коллеги из других компаний пытаются создать универсальные продукты для работы с проектной документаций: это замечательно, но в то же время они сами отмечают, что пользователи обращаются к ним с просьбами урезать предлагаемую функциональность до необходимого уровня. Кроме того, универсальные продукты по сути рассчитаны на весьма ограниченную аудиторию: проектировщиков и конструкторов. Вряд ли их можно назвать системами электронного архива в строгом смысле.

Целью создания электронного архива является, на наш взгляд, обеспечение доступа к документам всех, кто так или иначе вовлечен в процесс работы с проектном: строителей, подрядчиков, экспертов, эксплуатантов. Мы идем другим путем, предлагая продукт, ориентированный на решение более специализированных задач, связанных с хранением конечных документов. И во многом благодаря узкой специализации наша система STOR-M находит широкое применение в самых разных областях и оказывается востребованным гораздо более широкой аудиторией».