«Чайная ложка» автоматизирует документооборот

Компания «Чайная ложка» работает на рынке с 2001 года. Сегодня - это самая быстроразвивающаяся сеть чайных в Северной столице: ежемесячно «Чайную ложку» посещают более 350 тыс. человек. Решение о внедрении системы электронного документооборота руководство «Чайной ложки» приняло в начале лета 2006 года. По словам компании-заказчика, бумажный документооборот занимал много времени и замедлял темпы развития сети, что и послужило причиной для начала проекта.

Из нескольких рассматриваемых систем электронного документооборота была выбрана система DocsVision, подходящая по параметрам цены и функциональности для решения задач «Чайной ложки». Известно также, что в качестве альтернативного решения рассматривалась система Documentum. Проект внедрения начался в августе текущего года. В его задачи входило создание единого хранилища документов, а также автоматизация текущего делопроизводства и ключевых бизнес-процессов компании.

DocsVision - это комплексная платформа, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и для создания интегрированных приложений. Она разработана на базе технологии .Net и интегрирована с платформой Microsoft. В конце 2005 года на рынке была представлена версия системы 3.1. В начале 2003 года было объявлено о выходе версии 2.0, на базе которой были автоматизированы процессы управления у ряда крупных заказчиков, в частности, Октябрьской железной дороги, Департамента финансов Министерства путей сообщений, Светогорского ЦБК, Петербургского метрополитена. В октябре 2003 года появилась система версии 2.1.: на ее основе были созданы отдельные приложения «Управление процессами» и «Делопроизводство».

На базе упомянутой системы в «Чайной ложке» создан структурированный электронный архив документации с возможностью работы удаленных филиалов через веб-интерфейс. Для заказчика такая схема взаимодействия офисов является актуальной, так, помимо филиалов сети в Петербурге идет активное продвижение компании в других регионах: представительства «Чайной ложки» работают также в Перми (два кафе), в одно Петрозаводске и одно в Твери. Сеть кафе в Петербурге насчитывает 35 чайных.

В электронный архив «Чайной ложки» были помещены электронные копии учредительных, регистрационных, разрешительных и технических документов, а также остальные документы, с которыми работают сотрудники компании. К папкам настроен персональный доступ в зависимости от должности, которую занимает сотрудник. Было автоматизировано текущее делопроизводство компании (регистрация и хранение документов).

Механизмы внедренной в компании системы позволили создавать, маршрутизировать и контролировать поручения по документам. В ходе проекта были сформированы отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Согласно поставленным в рамках внедрения целям, это позволит ускорить темпы работы сотрудников «Чайной Ложки», минимизировать потери документов и позволить руководству контролировать процессы документооборота компании.

На данный момент завершено внедрение базовых функций системы и рассматривается возможность ее интеграции с программным обеспечением фирмы «1С», используемым «Чайной ложкой» для решения задач кадровой службы. В перспективе же учитывается возможность использования шлюза DocsVision в систему Microsoft Dynamics AX. По некоторым данным, стоимость проекта в «Чайной ложке» составляет порядка $20 тыс.

В целом на российском рынке насчитывает более двух десятков компаний, продвигающих системы электронного документооборота. Среди активных игроков, можно назвать компании «АйТи» (система «БОСС: Референт»), Cognitive Technologies с системой «Евфрат», «Компания ИнтерТраст» (Office Media, Company Media), «Оптима» (Optima Workflow), «Интерпроком ЛАН» («Эскадо»), «Электронные офисные системы» («Дело») и др. Кроме того, на этом рынке активно работают и фирмы, занимающиеся корпоративными информационными системами (КИС). Как правило, они в составе своих систем имеют отдельные модули, отвечающие за документооборот. Среди таких фирм можно отметить «Компас», «Галактику», «Парус». Особняком в этом ряду стоят западные системы документооборота – Documentum, DOCS Open/DOCS Fusion и Lotus Domino.Doc. Они представляют собой не готовые системы, а платформы, на основе которых под конкретный заказ разрабатывается проект. В Петербурге сейчас работает несколько партнеров Documentum, в частности, компании «Рексофт», «Корус Консалтинг».

Ближайшим конкурентом решения Digital Design является система «Евфрат-Документооборот». Из последних значимых ее внедрений в городских сетях ресторанов можно отметить автоматизацию документооборота компании Sbarro, которая действует в том числе и на рынке Петербурга (см. выпуск новостей от 20 апреля 2006 г.). Напомним, что эта система является разработкой столичной компании Cognitive Technologies, региональный офис которой открылся в Петербурге 1 декабря 2005 года (см. выпуск новостей от 2 декабря 2005 г.).