Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь переходит на электронный документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» с использованием электронной подписи

Министерство транспорта и коммуникаций (Минтранс) Республики Беларусь на протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». В 2006 году были автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные документы и их электронные копии. На данном этапе были решены следующие задачи:

° быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);

° оперативное получение документов на исполнение и для ознакомления;

° быстрый поиск документов;

° отслеживание движения оригинала документа;

° эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1 раз в день, в неделю или в месяц автоматически формировать отчеты со списком просроченных заданий или документов);

° оперативное получение сводных отчетов по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся на исполнении, исполненных, просроченных).

В 2008 году Министерством были закуплены дополнительные лицензии ПО «Электронное ДЕЛО». Масштабирование системы до уровня руководителя и исполнителя структурного подразделения позволило:

° сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов;

° ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций;

° получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам в соответствии с их полномочиями.

В 2011 году специалисты OOO «Электронное ДЕЛО» провели работы по обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых:

° обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и шифрование» ПО «Электронное ДЕЛО»;

° разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и утверждения в электронном виде;

° проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в системе, в том числе проведено индивидуальное обучение руководителей;

° для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых изложены функционал и возможности работы в системе.

В настоящее время в Министерстве активно используются порядка 100 лицензий СЭД «Электронное ДЕЛО» и 7 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Все сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах».

Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось невозможным без вовлечения руководства Министерства в работу в СЭД. Требованием времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов. Для решения данных проблем в Минтрансе были внедрены подсистемы «ДЕЛО-WEB» и «АРМ руководителя». В частности, подсистема «ДЕЛО-WEB» позволяет удаленно работать в системе электронного документооборота одному из заместителей Министра, который одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически находится вне центрального аппарата.

Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных лиц организаций и предоставляет возможность работать в on-line или off-line режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях: рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых комментариев дает возможность оперативно вносить дополнительную информацию сотрудникам Министерства.

Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре Минтранса обеспечивает:

° оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций и сокращение финансовых расходов на отправку писем;

° экономию времени на поиск документов;

° прозрачность процесса согласования и утверждения документов;

° сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов документов;

° организацию хранения электронных документов в соответствии с законодательством.

Завершение работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой программной платформы при подключении подведомственных организаций.