Внедрение в компании OCS системы DIRECTUM признано лучшим в номинации «Крупные проекты»

Реализация проекта электронного архива первичной бумажной документации начиналась в дистрибуторской компании с нуля - до внедрения новой системы в OCS автоматизированных процессов в данной области не существовало. Быстрый рост бизнеса и следующее за ним увеличение числа бумажных документов привели к осознанию необходимости внедрения электронного архива. ИТ-специалисты OCS остановили выбор на системе DIRECTUM, исходя из ряда критериев. Решающую роль сыграли возможность кастомизации системы и ее функционал в области обработки документов, наличие достаточно проработанного решения на этой платформе у компании Avis Expert. Немаловажным фактором стало соотношение цена/качество. Большое значение также имела заинтересованность в проекте интегратора – наличие обратной связи, активность.

В процессе внедрения новой системы электронного архива первичной документации основной задачей была интеграция с корпоративными информационными системами OCS: Microsoft Dynamics AX и 1С. В части DAX интеграция производилась по исходящим документам, в части 1С – по входящим. По результатам внедрения электронного архива каждый бумажный документ наделяется специальным штрих-кодом, заносимым в систему DIRECTUM. Сканирование и распознавание документов с помощью решений от компании ABBYY позволяет поместить в электронный архив карточку документа и его скан-образ. Благодаря новой системе любой документ (как оригинал в архиве, так и его электронный скан-образ) можно найти максимально быстро, так как вся информация о нем каталогизирована и зафиксирована в электронном виде.

Внедрение системы электронного архива первичной документации проходило в компании OCS чуть менее полугода: с марта по август 2011 года. В активную работу проект был запущен первого августа. Его реализацией занималась команда OCS, состоящая из сотрудников различных подразделений, и команда внедрения Avis Expert. На сегодняшний день проект уже вышел за рамки центрального офиса дистрибутора и масштабируется в региональные филиалы компании. Первым в процесс модернизации включился офис в Новосибирске, вслед за ним в проекте примут участие филиалы в Красноярске и Перми. Согласно планам OCS в будущем каждый офис компании получит свою собственную инсталляцию системы.

«Технологии создания электронных архивов не новинка на рынке, но в России они начали внедряться сравнительно недавно. Наш проект необычен тем, что разрабатывался специально для первичной документации. Плюс ко всему, он максимально высокотехнологичен: современные высокоскоростные потоковые сканеры, которые обрабатывают сотни страниц в минуту; радио-сканеры, которые позволяют сотруднику свободно перемещаться по архиву; технология штрих-кодирования; полная интеграция с корпоративными информационными системами. Таким образом, благодаря внедрению системы электронного архива работа менеджера сегодня фактически сводится лишь к отсоединению документов от скрепок», – говорит Сергей Новиков, ИТ-директор компании OCS.