АйТи совершенствует систему управления документами в Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения кадастров объектов недвижимости, землеустройства, инвентаризации объектов градостроительной деятельности, государственной кадастровой оценки земель и государственного мониторинга земель, а также по государственному земельному контролю. Документооборот центрального аппарата Роснедвижимости составляет около 60 тыс. единиц корреспонденции в год. В целях сокращения времени на обработку входящих и исходящих документов, а также сокращения сроков доведения документов до руководящего состава и специалистов  Федерального агентства кадастра объектов недвижимости было принято решение о создании системы электронного документооборота  (СЭД) на федеральном (центральный аппарат) и региональном уровне (территориальные органы).

Проект по созданию системы электронного документооборота стартовал в 2004 году и выполняется совместной командой специалистов ФГУП «Федеральный кадастровый центр «Земля» (ФКЦ «Земля») и компании АйТи. В качестве основы ведомственной СЭД был выбран программный комплекс БОСС-Референт – собственная разработка компании АйТи на платформе Lotus Domino/Notes.
На первом этапе проекта, построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и пилотное внедрение в 2005 году системы электронного документооборота на региональном уровне – в Управлениях Роснедвижимости по г. Москве, Московской области и Республике Башкортостан.

Специалисты АйТи провели анализ особенностей ведения делопроизводства и производственных процессов, традиционно сложившихся в центральном аппарате Роснедвижимости, и адаптировали СЭД под задачи ведомства. В состав СЭД включены компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать следующие основные производственные процессы Роснедвижимости:
-регистрацию входящей и исходящей документации (многоуровневый комплекс БД «Канцелярия»)
-обработку заявлений и обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Заявления граждан»)
-контроль исполнения поручений, данных руководством Роснедвижимости, по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия Руководителя»)
-регистрацию, сортировку, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т.д. (БД «Организационно-распорядительные документы»)

Система электронного документооборота, созданная в Роснедвижимости в результате адаптации программного комплекса БОСС-Референт, максимально учитывает особенности делопроизводства данного ведомства. В частности, база данных «Канцелярия» имеет трехуровневую структуру и содержит базы данных для руководителя центрального аппарата, его заместителей и каждого структурного подразделения. При этом между всеми базами данных налажена взаимосвязь. Например, при снятии контроля и списании документа в дело в «Канцелярии Руководителя» происходит автоматическое списание данного документа и в нижестоящих «Канцеляриях». Модернизированная поисковая система позволяет осуществлять поиск документов в базе данных «Канцелярия» на всех уровнях одновременно.

Для оптимизации процесса регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный создана система потокового сканирования. При подключении специализированного программно-аппаратного комплекса она позволяет одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам.
Для организации дистанционного обучения сотрудников Роснедвижимости работе с СЭД разработан специальный модуль. Он является компонентом СЭД и позволяет пользователям самостоятельно  получать необходимые навыки работы с системой.

Завершением первого этапа проекта стала подготовка конфигурации СЭД на региональном уровне для дальнейшего тиражирования решения в территориальных органах Федерального агентства кадастра объектов недвижимости. В октябре 2006 года началось внедрение системы электронного документооборота на региональном уровне в 89 Управлениях Роснедвижимости по субъектам Российской Федерации.