Петербургский Международный Экономический Форум контролирует расходы вместе с системой «БИТ.Финанс для 1С:Бухгалтерия 8»

Фонд «Петербургский международный экономический форум» начал свою деятельность в 2007 году. Основной деятельностью Фонда является организация и проведение Петербургского международного экономического форума.

Силами фонда ПМЭФ проводится серия различных мероприятий экономической и деловой направленности, одно из которых – ежегодный Петербургский международный экономический форум. В рамках каждого мероприятия сотрудники фонда работают над деловой программой мероприятия, материально-техническим обеспечением и прочими организационными вопросами. Наибольшей концентрации внимания требуют вопросы координации финансирования по каждому из мероприятий: сотрудники должны постоянно контролировать исполнение плана расходов, отслеживать текущую ситуацию и быть гибкими при принятии решений во внештатных ситуациях.

С ростом количества мероприятий стало очевидно, что управлять финансовыми потоками, опираясь лишь на электронные таблицы, невозможно. То и дело возникали ошибки, путаница в формулах, утеря данных. Такая тенденция особенно ощущалась в период подготовки и проведения ПМЭФ, когда объем информации резко увеличивается в 10 раз. Исправить ситуацию руководство фонда решило с помощью информационных технологий, объединив все данные в единой системе.

Реализовать проект поручили компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), которая располагает собственным экспертным центром по автоматизации финансов. После обследования бизнес-процессов и наиболее сложных мест работы фонда, специалисты БИТ приступили к построению новой системы на базе отраслевого решения «БИТ.Финанс», которое охватывает весь круг потребностей фонда.

По окончании проекта удалось добиться следующих результатов:

Увеличилась прозрачность учета. Раньше учет представлял собой разнородную информацию, которую было трудно свести к единому знаменателю. Ежегодная аудиторская проверка была трудоемким процессом. Теперь в системе отражаются все данные по бухгалтерии и финансовым потокам, что упрощает процесс подготовки финансовой отчетности и при этом повышает достоверность данных.

Исчез риск потери данных. Вся информация по проектам структурирована по отдельным папкам, которые хранятся в единой системе.

Руководство получило надежный инструмент для контроля плана расходов. Наличие в системе платежного календаря позволяет предотвратить кассовые разрывы, отследить динамику текущих платежей, а также избежать превышения затрат.

Появилась возможность вести учет договоров. За счет этого улучшился контроль исполнения графика платежей по договору.

Налажен обмен данными между уже существующей локальной системой предприятия и программным решением «БИТ.Финанс». Интеграция позволила обеспечить оперативный доступ к справочнику контрагентов, за счет чего сотрудники могут быстро получать необходимую информацию. Кроме того, отпала надобность двойного ввода данных, что позволило увеличить скорость выполнения рутинных задач.

Комментирует Сергей Журавлев, экономист фонда «Петербургский международный экономический форум»: «Система «БИТ.Финанс» ощутимо упростила нам жизнь. Мы стали меньше времени тратить на формирование отчетов, при этом сами отчеты стали более достоверными. Ошибки теперь являются единичным случаем, который легко отследить и можно быстро исправить. Теперь мы уверены в достоверности данных и можем принимать решения по управлению, опираясь на них».