Минское подразделение Исполнительного комитета СНГ масштабирует систему электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО»

Исполнительный комитет Содружества Независимых Государств является единым постоянно действующим исполнительным, административным и координирующим органом Содружества Независимых Государств. Основная штаб-квартира Комитета размещена в Минске (Республика Беларусь).

Первоначальное внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» в минской части Исполкома СНГ было осуществлено в 2008 году. Задачей проекта была автоматизация работы канцелярии, что позволило перейти от журнальной формы регистрации документов (входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан) к автоматизированной с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.) За счет средств автоматизации повысилась оперативность и качество поиска документов, была организована эффективная система контроля исполнения поручений руководства, кроме того, автоматизирована работа с документами дел в части составления внутренних описей дел.

В ходе проекта были разработаны шаблоны конвертов и реестров внешней отправки документов, что значительно облегчило и рационализировало труд сотрудников канцелярии при работе с исходящей корреспонденцией.

Осенью 2011г. руководством Исполкома СНГ было принято решение о масштабировании СЭД, основанное как на необходимости максимально использовать все преимущества, которые может предоставить система, так и на положительном опыте эксплуатации.

На втором этапе автоматизации пользователями системы стали руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство. При настройке системы было обеспечено разграничение доступа пользователей к документам, а также к соответствующим поручениям. Предложенный внешний вид виртуальных «рабочих столов» позволяет оперативно доносить до сотрудников информацию по исполнению поручений, а также дает им возможность видеть необходимые поля регистрационной карточки, не открывая ее.

Специалистами ООО «Электронное ДЕЛО» была предложена новая технология работы с документами в электронном виде. В соответствии с ней помощники заместителей Председателя Исполкома СНГ начали работу с проектами резолюций в СЭД. Это положительно повлияло на скорость прохождения поручений от руководства к исполнителю и позволило исключить лишний этап в прохождении документа (перенос резолюции с бумажного носителя в систему).

Значительны преимущества работы с документами в электронном виде и для других пользователей. С помощью функции встроенного поиска сотрудники Исполкома имеют возможность самостоятельно искать полнотекстовые документы, необходимые для текущей работы. Поиск облегчается созданием логических ссылок между карточками (исполнено – во исполнение, первичный – повторный и т. д.). Кроме этого, руководители структурных подразделений при необходимости могут самостоятельно создавать поручения для своих сотрудников и контролировать их исполнение.

В ходе внедрения все пользователи прошли индивидуальное обучение в соответствии с их функциями в СЭД и получили персональные инструкции по работе в системе. После начала опытной эксплуатации пользователям оказываются консультации по телефону, а также непосредственно на их рабочих местах.