Маркетинговое агентство задумалось. Об умной автоматизации

Компания Promaco — российско-финское маркетинговое агентство, предоставляющее услуги в области маркетинга и маркетинговых коммуникаций. Promaco осуществляет консалтинг в области маркетинга, реализацию коммуникационных программ, в том числе PR- и рекламные кампании, BTL- и ATL-акции, специальные мероприятия, работа со СМИ, a также проведение маркетинговых исследований. Головной офис агентства расположен в Петербурге, второй в Финляндии (г. Хельсинки).

С 1996 года Promaco является аффилированным членом и партнером по России и странам СНГ международной сети Manning Selvage & Lee (MS&L), одной из десяти крупнейших PR-сетей мира. Promaco является действительным членом Северо-Западного отделения Российской Ассоциации по связям с общественностью (СЗ РАСО).

По итогам деятельности за первое полугодие 2005 года Promaco вошло в список крупнейших консалтинговых групп России и заняло третье место в рейтинге консалтинговых компаний, работающих в области маркетинга и отношений с общественностью (по информации рейтингового агентства «Эксперт РА»). Среди клиентов – российские и зарубежные компании, такие как IKEA, JTI Петро, Nokian Tyres, RoCa Group, NCC, «Финская ассоциация овса», John Deere, Holiday Club, «Шведский Торговый Совет», «Администрация Санкт-Петербурга», пивоваренная компания «Вена», пивоваренная компания «Балтика», сеть АЗС «Фаэтон», сеть аптек «Первая помощь», сеть залов игровых автоматов «Вулкан» и др.

Проект автоматизации деятельности Promaco реализуется в компании на протяжении нескольких лет. В свое время в качестве основной программной платформы для этого была выбрана «1С 7.7» и написано техническое задание. Однако вслед за произошедшими летом 2006 года изменениями в составе учредителей маркетингового агентства были пересмотрены ключевые приоритеты компании, а проект начат заново и сейчас находится на стадии пересмотра технического задания. Основная задача на первоначальном этапе заключается в том, чтобы найти интегратора под долгосрочный проект автоматизации компании, который сможет в предложенном комплексном решении отразить специфику деятельности Promaco. Известно, что помимо «1С» Promaco рассматривало также систему «БЭСТ». Сейчас на базе «1С 7.7» автоматизирована бухгалтерия компании, причем модуль претерпел значительные доработки: в типовой конфигурации системы оказалось много как ненужных агентству, так и недостающих функций.

Как рассказал ИТ-менеджер маркетингового агентства Promaco Илья Телехов, информационная система, разработку которой планирует Promaco, должна объединить в себе функциональность системы бухгалтерского учета, электронного документооборота, финансового планирования и бюджетирования проектов, а также включить «базу знаний» (knowledge base). Планируется, что разные функциональные части этой ИС будут представлены отдельными программными продуктами, интегрированными воедино. Помимо используемого компанией бухгалтерского модуля «1С», в качестве системы электронного документооборота предполагается выбрать «Евфрат», работающую в Promaco в тестовом режиме (поставщик – петербургская компания «Дисплей Балтика», основной партнер Cognitive Technologies в Северо-Западном регионе).

Для автоматизации бюджетирования и финансового планирования Promaco решение пока не выбрано. Деятельность агентства организована таким образом, что каждый проектный менеджер наделен правом вести документацию, в том числе финансовую, по своему проекту от начала до конца и имеет право генерировать документы в информационной системе самостоятельно. Новая система должна предложить пользователям унифицированные формы актов, приложения и отчетов по всем видам работ и возможности их анализа. Планируется, что завершающим этапом проекта автоматизации станет внедрение CRM-решения, так как работа с клиентами составляет основную специфику агентства. Но пока эта возможность не проработана и является долгосрочной перспективой развития информационной системы Promaco.

Создание «базы знаний» - одна из наиболее трудоемких и оригинальных частей проекта. Пока Promaco протестировало ряд программных продуктов, которые могли бы лечь в ее основу, но компания не остановила свой выбор ни на одном из них и поиск будет продолжаться. База знаний должна агрегировать опыт работы агентства за минувший годы, систематизировать, каталогизировать его и сделать удобным для поиска информации, необходимой сотрудникам Promaco. В нее войдет архивная документация самых разнообразных форматов: от результатов выполненных Promaco исследований до архивов видео, фото и проектов агентства. Основная задача базы – помочь сотруднику найти ответ на решенный до него другими проектными менеджерами вопрос или необходимую для работы справочную информацию. По собственным расчетам компании, наличие такой базы повысит эффективность работы как минимум в 2 раза, пока подобные решения не реализованы ни в одном из действующих на рынке маркетинговых агентств.

Что касается других элементов ИТ-инфраструктуры Promaco, услуги телефонии и доступа в Интернет агентству предоставляет компания «ВэстКолл», в качестве корпоративной сотовой связи используются услуги «Скай Линка». В перспективе Promaco намерено интегрировать ее в стационарную телефонную сеть (FMC). Такое решение позволяет Promaco оптимизировать затраты на мобильные разговоры. В Promaco ведется модернизация серверной базы, в обновленном варианте будет повышена эффективность и надежность ее работы с точки зрения энергообеспечения и резервного копирования информации. Серверные мощности составляет техника таких вендоров, как Intel и Qtec, основные поставщики оборудования для Promaco - компании «Sunrise Нева» и «Дельтакод», сервисное обслуживание компании «Комплит» и «Томас». Также у Promaco есть собственное интернет-представительство. Его последняя версия была разработана около 3-х лет назад собственными силами компании и сейчас поддерживается сотрудниками агентства.