Строительная компания ОАО «Сибавиастрой» автоматизирует документооборот на базе системы EOS for SharePoint

При выборе средства автоматизации документооборота в «Сибавиастрой» рабочая группа клиента проводила сравнение нескольких СЭД. В итоге, по результатам оценки возможностей систем в ходе практических демонстраций, руководство «Сибавиастрой» остановило выбор на продукте компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» – системе EOS for SharePoint 2010.

На первом этапе проекта в октябре 2011 года было проведено обследование организации документооборота предприятия. В результате, в декабре 2011 г. был представлен отчет, содержащий прописанные и утвержденные маршруты прохождения всех видов документов на предприятии.

Второй этап проекта был запущен в январе 2012 года, в ходе которого выполнено внедрение и настройка СЭД. Плановой датой завершения данного этапа является апрель 2012 года.

Целью внедрения являлась автоматизация документооборота на всех подразделениях предприятия «Сибавиастрой». Постановка задачи внедрения включает в себя: прописанный и утвержденный регламент движения документов на предприятии, установленная и настроенная система электронного документооборота (сервер, клиентские машины, сканеры), обучение сотрудников, инструкции для каждого рабочего места, назначение контролирующего сотрудника (поддерживающего сотрудника) на каждом подразделении, разработанные обучающие скринкасты по работе с системой для всех сотрудников компании.

Также немаловажной задачей построения СЭД в «Сибавиастрой» является вовлечение как можно большего числа сотрудников компании в процесс реализации проекта для того, чтобы система впоследствии стала действительно работающим инструментом, позволяющим отвечать основным бизнес-потребностям заказчика:

° создание прозрачности управления (возможность отследить выполнение поставленных задач, место нахождения документов);

° сокращение накладных затрат;

° сокращение затрат рабочего времени на поиск документов;

° создание системы мотивации основанной на достижении заданных показателей.

° создание единой библиотеки регламентных и рабочих документов по предприятию;

° создание единого информационного портала на предприятии;

° поддержание версионности создаваемых и согласующихся документов;

° переход на безбумажный документооборот между структурными подразделениями на предприятии.

Кроме того, процесс внедрения системы показал высокую степень заинтересованности в проекте всех сотрудников компании, о чем говорит их участие в ходе обследования организации документооборота на предприятии.

В результате выполненных работ был составлен отчет, который содержит в себе перечень всех имеющихся видов документов и маршруты их прохождения, совместно разработанные рекомендации по оптимизации работы с документами. Были сформулированы требования к системе электронного документооборота. В ходе второго этапа работ была выполнена установка системы на рабочие места. Были автоматизированы рабочие места руководителей отделов, секретариата, сотрудников, отвечающих за документооборот в компании, что составило более 50 рабочих мест.

В перспективе планируется расширение системы с подключением рабочих мест всех сотрудников ОАО «Сибавиастрой» и развитие самого портала SharePoint 2010.

ОАО «Сибавиастрой» – крупнейшее предприятие, в структуре которого четко взаимодействуют самостоятельные подразделения, успешно работающие в своем сегменте рынка: это Строительный комплекс, Завод железобетонных изделий, Комплекс строительной механизации, Завод строительных конструкций, а также Галерея «Окна&Двери». Эффективная работа всех перечисленных подразделений позволяют компании полностью закрывать весь цикл строительного бизнеса и лидировать среди конкурентов.

Компания «Сибавиастрой» ведет активную строительную и подрядную деятельность в городе Иркутске и Иркутской области. Силами этой многопрофильной структуры могут быть произведены все работы в строительном секторе – будь то гражданское, промышленное или дорожное строительство.