ОАО "Мурманское морское пароходство" внедрило систему электронного документооборота и управления контентом CompanyMedia

В настоящее время СЭД функционирует на рабочих местах делопроизводителей, секретарей, менеджеров – около 80 сотрудников. В ближайшем будущем к системе будут подключены сотрудники юридической службы, а также руководство компании. 

Основными задачами, которые ставило руководство предприятия перед исполнителями проекта внедрения системы, были:

° сокращение затрат на организацию документооборота (путем снижения издержек на курьерские и почтовые службы, копировально-множительное оборудование, хранение бумажных архивов и пр.);

° уменьшение трудоемкости и сокращение времени на обработку документов (на создание – за счет использования имеющихся шаблонов, на распространение – не бумажных документов "ногами", а их электронных версий средствами СЭД, на согласование, подписание и пр.);

° улучшение и ускорение взаимодействия сотрудников в ходе реализации бизнес-процессов компании;

° формирование единого информационного пространства предприятия за счет создания единого архива электронных документов компании в целях обеспечения оперативного и удобного доступа к необходимой корпоративной информации, опыту коллег;

° организация эффективной системы контроля исполнения поручений руководства и самоконтроля, используя сервисы напоминаний, оповещений и пр. 

Поскольку сотрудники пароходства уже имели опыт работы с приложениями на платформе IBM Lotus Domino/Notes, на которой разработана СЭД CompanyMedia, внедрение системы прошло довольно быстро и легко. Специалисты компании "ИнтерТраст" провели обследование существующих бизнес-процессов компании и предложили варианты их оптимизации за счет CompanyMedia, сконфигурировали и установили на рабочих местах сотрудников пароходства систему, запустили ее в опытную, а затем промышленную эксплуатацию, обучили работе с ней технический персонал (администраторов системы и инструкторов, которые в дальнейшем сами обучили остальных пользователей работе в СЭД CompanyMedia). Проектная команда со стороны заказчика также продемонстрировала высокий профессионализм и знание современных информационных технологий электронного документооборота и методологии их внедрения. 

Протестировав функционал CompanyMedia, специалисты ОАО "Мурманское морское пароходство" пришли к выводу об отсутствии необходимости дорабатывать систему и возможности внедрить ее типовую версию. 

С помощью СЭД CompanyMedia были автоматизированы в том числе такие процедуры, как:

° создание документов по шаблонам, а также коллективное, доставка, утверждение документов;

° наложение резолюций, выдача поручений по документам и контроль их исполнения;

° централизованное хранение всего корпоративного массива документов по папкам в зависимости от содержания и реквизитов (разные варианты классификации), оперативный доступ к ним;

° взаимодействие сотрудников в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей. 

В целом, система позволила обеспечить информационную поддержку многих важных деловых процессов компании. Так, с помощью модуля "CompanyMedia-Обращения граждан" была организована работа с заявками бывших сотрудников на получение различных справок, копий трудовых книжек и других личных документов, выдачу материальной помощи и пр. В данном модуле заявки регистрируются, по ним назначаются ответственные исполнители и сроки исполнения, исполнители ставятся на контроль, настраивается периодичность напоминаний о выданных поручениях, регистрируются отчеты об исполнении и направляются авторам заявок вместе с необходимыми материалами. Таким образом, один модуль обеспечивает информационную поддержку всего комплекса связанных с данным видом работ процедур. 

Модуль "CompanyMedia-Делопроизводство" позволил автоматизировать делопроизводство компании (централизованную регистрацию документов, выдачу по ним поручений и резолюций и контроль их исполнения, установку связей между документами, формирование дел, учет входящей корреспонденции и внутренней переписке, пр.). 

Модули "CompanyMedia-Обращения граждан" и "CompanyMedia-Делопроизводство" были установлены на компьютерах делопроизводителей, секретарей и других предметных специалистов. 

Для менеджеров среднего звена были закуплены лицензии на "CompanyMedia-Универсальное рабочее место", предназначенное для большинства сотрудников компании и руководителей всех уровней, т.е. для тех, кому важны не реквизиты, а содержание документа и ход исполнения поручений. Данный вид рабочего места позволяет его пользователям создавать проекты документов, коллективно работать над ними, хранить проекты документов и рабочие материалы в произвольной иерархии папок, согласовывать проекты документов, подписывать документы, направлять их на регистрацию; получать документы, выдавать и получать поручения, связанные и не связанные с документами и пр. 

Для организации взаимодействия пароходства с контрагентами был приобретен модуль "CompanyMedia-Договоры". 

Наталья Рослякова, заместитель начальника Службы Информационных Технологий, ОАО "Мурманское Морское Пароходство", рассказывает: "Мы работаем с большим количеством контрагентов: одни из них арендуют суда, другие – обеспечивают их обслуживание, третьи – работают с исключительно береговыми подразделениями нашего предприятия. Число договоров с данными контрагентами, ежедневно находящихся в процессе рассмотрения, довольно велико, тематика договоров также обширна. Большой массив договоров усложнял контроль их исполнения, при том, что контроль необходим с момента создания проекта договора до подписания его руководителем ОАО "Мурманское морское пароходство". Для решения данной задачи был приобретен модуль CompanyMedia-Договоры, который пока не введен в опытную эксплуатацию. Но уже на этапе тестирования модуля подразделениями нашей компании стало ясно, что его внедрение даст положительный эффект". 

На сегодняшний день CompanyMedia используют в основном предметные специалисты (секретари, делопроизводители) и менеджеры, ведется активная работа по вовлечению в работу с СЭД руководителей, а также других не подключенных к системе специалистов, чья деятельность связана с работой с документами. 

В целом преследуется глобальная задача - организовать полностью электронный внутренний документооборот, что, как предполагает руководство предприятия, должно быть реализовано к концу 2012 года.