"1С:Документооборот 8" внедрен в "Бюро экспертных решений"

Внедрение системы "1С:Документооборот 8" позволило в несколько раз увеличить количество принимаемых заявок, ускорило прохождение пакета документов от заявителя до исполнительного органа государственной власти и обратно, а также обеспечило возможность контролировать состояние пакета документов на каждом этапе его прохождения.

В 2011 году на базе Санкт-Петербургского государственного учреждения "Центр развития и поддержки предпринимательства" (ЦРПП) организован многофункциональный центр (МФЦ). С 26 декабря 2011 года МФЦ начал прием документов, а также консультирование юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по предоставлению государственных услуг, оказываемых исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга.

В основу работы МФЦ заложен принцип "одного окна", который призван упростить процедуру получения государственных услуг, облегчить сбор необходимых документов заявителем, сократить сроки предоставления услуг, обеспечить повышение прозрачности и подконтрольности работы должностных лиц.

Необходимость автоматизации возникла в связи с большим документопотоком и разнообразием требуемых документов, предоставляемых заявителями, отсутствием должного контроля за сроками предоставления госуслуг и порядком их прохождения.

Для повышения эффективности работы МФЦ была проведена реорганизация существующего порядка предоставления государственных услуг. На первом, консалтинговом, этапе было выполнено обследование существующих процессов, в результате которого выявлены следующие проблемы:

· Низкая скорость приема обращения от заявителя;

· Отсутствие единого хранилища документов;

· Неэффективность системы поиска документов;

· Дублирование документов, а также их версий;

· Длительное время обработки пакета документов в процессе оказания государственной услуги.

По результатам обследования совместно со специалистами ЦРПП была проведена оптимизация регламентов предоставления государственных услуг с учетом специфики взаимодействия с исполнительными органами государственной власти. В рамках этапа была разработана концепция оперативного контроля состояний документов и автоматизированной системы предоставления государственных услуг.

В качестве основы автоматизированной системы было выбрано решение "1С:Документооборот 8" на платформе "1С:Предприятие 8.2". Эта система могла быть с минимальными затратами настроена на уникальные бизнес-процессы МФЦ, обеспечивала необходимые возможности масштабирования в зависимости от количества поступивших обращений и расширения перечня предоставляемых государственных услуг. Немаловажным фактором было также соответствие системы требованиям законодательства по защите персональных данных.

Разработанная в результате автоматизированная система документооборота МФЦ поддерживает многопользовательскую работу более, чем на 50 рабочих местах, обеспечивает обработку до 600 ежедневно поступающих пакетов документов по расширяемому перечню услуг (30 видов и более) и позволяет:

· Контролировать комплектность пакета документов для предоставления государственной услуги;

· Отслеживать сроки прохождения пакета документов;

· Организовать автоматизированное потоковое сканирование документов и хранение их электронных версий;

· Выполнять легкий поиск необходимой информации;

· Формировать статистические и аналитические отчетные формы,

Васильева Наталья Анатольевна, главный специалист отдела обработки документов СПБ ГБУ "ЦРПП": "Заявки стали обрабатываться быстрее, руководитель подразделения тратит меньше времени на распределение заявок в отделе и на контроль по их исполнению. Удобнее стал поиск документов, и нет дублирования. В любой момент можно отследить заявку, определить стадию ее исполнения и внести коррективы при необходимости".

Жукова Ирина, начальник отдела обработки документов СПБ ГБУ "ЦРПП": "Повысилась эффективность взаимодействия как между отделами МФЦ, так и с исполнительными органами государственной власти. Система позволяет оказывать услуги в регламентированные законами и нормативными актами РФ сроки для государственных учреждений с надлежащим качеством".

Абросимов Константин, начальник отдела технического и программного обеспечения СПБ ГБУ ЦРПП: "За счет модернизации алгоритмов оказания государственных услуг, а также применения новейших методик хранения и передачи документов в электронном виде, значительно сократилось время на обработку обращений и доставку пакетов документов в исполнительные органы государственной власти.

Итог внедрения системы: оптимизация рабочего процесса, рациональное распределение времени и повышение производительности на каждом рабочем месте".