Digital Design автоматизировала процессы документооборота для «РКС-энерго»

В рамках проекта команда ИТ-интегратора автоматизировала обработку входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, приказов и распоряжений. Новая СЭД, в которой работают более 100 пользователей, обеспечила прозрачность процессов документооборота и контроль исполнения поручений.

«Планшет руководителя» позволяет топ-менеджерам, находящимся вне офиса, работать с данными в СЭД. Благодаря этому появляется возможность своевременно просматривать необходимые документы, согласовывать их и давать сотрудникам соответствующие поручения, тем самым осуществляя непрерывное управление процессами в организации. В «Планшете руководителя» особое внимание уделено обеспечению безопасности: пользователь может не опасаться за конфиденциальность информации на этапе подключения к инфраструктуре компании, а также транспортировки и хранения документов в памяти планшета.

«В состав нашей компании входят 17 филиалов, расположенных в разных точках Ленинградской области, - рассказывает Сергей Архипов, ИТ-директор, «РКС-энерго». - Объем информации, которой они обмениваются, постоянно растет, равно как и количество документов, обращающихся внутри подразделений. В связи с этим встал вопрос о смене установленной ранее СЭД, не соответствующей текущим требованиям к процессам документооборота в компании. В результате сравнения различных платформ мы сделали выбор в пользу DocsVision. «Планшет руководителя» - решение в нашем случае также необходимое. Частые командировки в различные филиалы «РКС-энерго» являются неотъемлемой частью рабочей жизни наших топ-менеджеров, которым нужно постоянно держать под контролем бизнес-процессы в организации, обслуживающей площадь более 65 тысяч квадратных километров».

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем, Digital Design: «Основные принципы работы «РКС-энерго» - надежность, ответственность и профессионализм. Такой компании, безусловно, необходима стабильность внутренних бизнес-процессов и, прежде всего, налаженная работа системы документооборота. Функциональность внедренного решения на базе DocsVision 4.5 полностью отвечает этим требованиям. За счет перевода многих внутренних документов в безбумажный вид, а также возможности рассылки электронных копий материалов, расходы компании на бумагу сократятся до 80%. Более того, существенная экономия времени и труда сотрудников на совершение операций по обработке и регистрации документов, поиск необходимой информации позволит значительно повысить общий уровень эффективности работы компании в целом».

В дальнейшем команда подрядчиков Digital Design будет осуществлять техническую поддержку системы.