Система управления проектами ООО «Питер Газ» приросла модулями проектного документооборота и контроля исполнения поручений

В январе 2011 года в составе КИСУП ООО «Питер Газ» началось внедрение портального решения на платформе Microsoft SharePoint Server 2010, призванного наладить эффективные процессы информационного взаимодействия между всеми участниками проектной деятельности компании. Компонентами портального решения стали:

Модуль для организации проектного документооборота, функциональные возможности которого включили ведение единого хранилища проектной документации, осуществление контроля изменений, ведение журнала версий комплектов документации и отдельных документов, учет документооборота проектной документации.

Модуль контроля исполнения поручений, в задачи которого вошло ведение общих и проектных календарей, формирование пунктов повестки и приглашение участников, фиксация и контроль поручений в разрезе совещаний, проектов, исполнителей, автоматизация формирования и электронное согласование протоколов, подготовка сводной отчетности, отправка запросов информации.

«В нашей компании численность проектных команд составляет от нескольких человек до нескольких десятков сотрудников, упорядочить и скоординировать деятельность и коммуникации которых, без применения современных информационных систем, затруднительно. Совместно с ПМСОФТ мы структурировали информационное содержание основных типов проектов и подготовили шаблоны рабочих областей, - рассказывает начальник информационно-технологического управления ООО «Питер Газ», Рябчуков Е.А. о модуле проектного документооборота. - Создание защищенного и упорядоченного рабочего пространства под новый проект теперь занимает не более получаса. Участники проекта имеют свою зону ответственности, которая отражена и в рабочей области проекта на портале, что позволяет получать актуальные сведения по проекту с учетом полномочий и уровня доступа конкретного сотрудника».

«Еженедельно у нас проходит несколько крупных совещаний в рамках нашей деятельности, результатом которых является новый протокол. При этом очень важно не упустить из работы ни один из пунктов предыдущих совещаний, вот почему мы используем централизованную систему для учета и контроля исполнения поручений, - разъясняет выгоды модуля контроля поручений руководитель информационно-аналитического отдела ООО «Питер Газ» Данильченко В.П. - Одновременно на контроле находятся сотни поручений, и система нам помогает оперативно в срок запрашивать и собирать с ответственных сотрудников актуальную информацию о состоянии их исполнения. Сводные отчеты формируются нажатием «одной кнопки», что важно, потому что они могут понадобиться незамедлительно в любое, даже нерабочее время».

Выбор программного продукта Microsoft SharePoint Server 2010 как основной технологической платформы внедренного портального решения был обусловлен соответствием данного ПО ИТ-инфраструктуре ООО «Питер Газ», а также успешным опытом внедрения аналогичных решений в инжиниринговых компаниях. ГК ПМСОФТ обеспечила проект внедрения портального решения сертифицированными специалистами, которые выполнили итерационное внедрение и обеспечили поддержку на этапе первоначальной эксплуатации.

Благодаря внедрению модуля «Проектный документооборот» все участники проекта обеспечены оперативной и релевантной информацией, организовано централизованное хранилище документации проекта, ее контроль и учет изменений, минимизированы временные задержки доведения официальной информации до участников проекта. Запуск модуля «Контроль исполнения поручений» обеспечил автоматический контроль невыполненных поручений прошлых совещаний, возможность спрогнозировать неисполнение поручения в срок, мгновенное доведение принятых решений до исполнителей и участников проектных команд, ведение полной истории каждого поручения, включая изменения плановых сроков и формирование сводных отчетов по исполнительской дисциплине.