Компания Air Liquide управляет закупками с помощью решения АНД Проджект на базе Microsoft SharePoint

Группа компаний Air Liquide («Эр Ликид») является мировым лидером в производстве газов для промышленности, здравоохранения, защиты окружающей среды и насчитывает 43 600 сотрудников в 80 странах. В России Air Liquide представлена с 1989 года и за это время накопила существенный опыт работы.

Стремительный рост и расширение масштабов деятельности Air Liquide требовали нового подхода к организации информации, систематизации текущих задач и их выполнения. Поскольку при работе с большим объемом данных необходимы усиленные структуризация и контроль, было принято решение внедрить электронную систему управления закупочным процессом, так как для компании он является одним из ключевых и во многом определяет эффективность бизнеса в целом.

«Мы искали оптимальный по соотношению цены и функциональности инструмент, в котором бы учитывались локальные потребности и специфика деятельности Air Liquide, в частности, в области логистики и таможни. К тендеру были привлечены различные компании. В итоге была выбрана «АНД Проджект», которая предложила достаточно гибкое и быстрое в разработке решение на основе современной и динамично развивающейся платформы Microsoft SharePoint», - рассказывает Татьяна Гийометт, директор департамента закупок Air Liquide.

Целью проекта стало создание системы, которая бы максимально учитывала специфику деятельности крупной, территориально-распределенной компании с централизованной структурой снабжения и повышала эффективность бизнес-процесса закупок. С помощью новой автоматизированной системы планировалось минимизировать бумажный документооборот и максимально ускорить движение заказа от момента создания до закрытия, а также эффективно управлять расходами компании - осуществлять контроль закупочной деятельности по ключевым показателям эффективности.

В рамках проекта для автоматизации закупочного процесса в компании Air Liquide в России создана система на базе Microsoft SharePoint, получившая название ALPS (Air Liquide Procurement System). Новая система не является только закупочным инструментом, поскольку в данном процессе участвуют люди из разных департаментов, и каждый из них выполняет определенную роль: одни инициируют, другие согласуют, третьи исполняют, четвертые контролируют.

В целом, функциональность системы полностью покрывает закупочный цикл: от инициации потребности – до приемки и оплаты. Важной особенностью реализованного решения стала работа с бюджетами подразделений, а именно, 2-х ступенчатый бюджетный контроль на уровне согласования заявки и на уровне согласования договора и заказа на закупку с учетом постоянно обновляющихся курсов валют. Также система вобрала в себя большую часть логики, касающейся работы с платежами: на основании условий оплаты, указанных в карточке договора, и данных о приемках товаров и услуг по данному договору, система автоматически рассчитывает сумму следующего платежа, исключая таким образом вероятность ошибки пользователя.

Поскольку непосредственная работа с платежами ведется в бухгалтерской программе и в системе «банк-клиент», в ходе проекта была настроена двусторонняя интеграция в части выгрузки утвержденных заявок на оплату и загрузки факта, включая фактическую сумму и фактический курс на дату платежа, в систему ALPS. Благодаря такой схеме у каждого платежа есть след в электронной истории согласования, а ответственные за конкретную закупку сотрудники могут легко отслеживать состояние оплаты по заказу и использовать эти данные в работе с поставщиками.

«Ключевой особенностью проекта стало полное исключение бумажного документооборота в части работы с заявками, договорами и заказами. Все процедуры согласования переведены в систему и имеют историю согласования, что существенно снижает финансовые и операционные риски современной компании, работающей в соответствии с общепризнанными мировыми стандартами», - комментирует Андрей Викулин, руководитель отдела проектов SharePoint компании «АНД Проджект».

Параллельно с внедрением системы шла централизация базовых справочников компании: кодификация закупаемой номенклатуры и централизованное ведение базы контрагентов и предоставляемых ими товаров и услуг. В свою очередь, все товары и услуги строго кодифицированы в соответствии с корпоративным многоуровневым классификатором, благодаря чему можно понять, когда и по какой цене закупалась конкретная единица продукции, анализировать полученную информацию. Именно это в итоге позволило реализовать в системе, помимо контроля и отслеживания жизненного цикла закупки, набор аналитических отчетов и KPI, которые позволяют консолидировать и отображать в удобном виде информацию по бюджетам, затратам, платежам и другим аспектам закупочной деятельности.

«Нашей целью было создание такой системы, которая бы максимально учитывала пожелания всех пользователей. Как результат, работающая система – это структурирование бизнес-процесса закупок, консолидация данных, возможность получения отчетов и аналитики, а также, что немаловажно, строгое соблюдение принципов разграничения полномочий в соответствии с корпоративными процедурами группы Air Liquide», - комментирует Татьяна Гийометт, директор департамента закупок Air Liquide.