"Доктор Столетов" внедрил "1С:Предприятия 8"

Компания ЗАО "ЭРКАФАРМ" работает на рынке фармацевтического ритейла с 1994 года. Сеть аптек, объединенная в 2002 году под единой торговой маркой "Доктор Столетов", насчитывает 414 торговых точек. Компания работает в 11-ти регионах России, включая Москву и Московскую область, Ростовскую, Волгоградскую, Курскую, Саратовскую, Орловскую области, Краснодарский и Ставропольский край, Республику Адыгея и Кавказские минеральные воды. В аптеках сети "Доктор Столетов" представлено более 10 000 наименований лекарственных средств, предметов ухода и гигиены от ведущих российских и зарубежных производителей. На сегодняшний день приоритетной задачей компании является дальнейшее обеспечение населения качественными лекарственными средствами, а также развитие в регионах. Штат сотрудников компании насчитывает 5 000 человек. Ежедневно в подразделениях формируется более 5 000 документов по товародвижению и более 1500 кассовых документов.

Ранее для ведения учета в компании использовались разрозненные информационные системы. В удаленных подразделениях применялись собственные алгоритмы реализации бизнес-процессов и собственные справочники номенклатуры. Для сбора управленческой информации (выручка, остатки, реализованная наценка, оборачиваемость и т.д.) требовалось большое количество времени и труда: в каждом филиале работали сотрудники, которые по электронной почте получали, систематизировали, форматировали и отправляли информацию в управляющую компанию. Из-за разнородности данных зачастую возникали ошибки в учете, было сложно консолидировать информацию по структурным подразделениям.

Требовал оптимизации процесс формирования заказов поставщикам. Ранее заказ товара для каждой аптеки производился раз в два дня согласно графику. Процесс был построен следующим образом: сотрудники отдела закупок центрального офиса по электронной почте направляли в аптечные организации бланк заказа с перечнем номенклатурных позиций. Заведующие аптечных организаций заполняли бланк и отправляли его обратно по электронной почте сотрудникам отдела закупок. Бланки заказов загружались в электронную торговую площадку, которая "выбирала" поставщиков. У каждого поставщика существуют свои требования к минимальной сумме заказа. Если на торговой площадке выиграл поставщик, но сумма заказа оказывалась меньше минимально допустимой - сотруднику отдела закупок приходилось звонить в аптеку для определения позиций, которые можно заказать дополнительно. Если таковых не оказывалось – приходилось или аннулировать весь заказ или закупать необходимый товар у других поставщиков по более высокой цене. Иногда для того, чтобы выполнить требование поставщика о минимальной сумме заказа, сотрудник отдела закупок или заведующий аптекой "на глазок" определял количество товара, который можно было заказать сверх потребностей.

В результате около 20% продукции залеживалось на складе. Средняя оборачиваемость закупаемого товара равнялась 90 дням. У заведующего аптекой на формирование заказа уходило до 6 часов рабочего времени, и только в московском офисе входящие заказы обрабатывали 26 сотрудников отдела закупок. При этом КПД "торговой площадки" (процент требуемого к заказу ассортимента от отправленного в виде заказов поставщикам ассортимента) составлял 50%.

Для того чтобы справиться с существующими сложностями, руководство компании приняло решение о внедрении новой информационной системы. В качестве программного продукта было выбрано решение "1С:Управление торговлей 8". Основными целями проекта стали:

· Перевод учета товародвижения и кассовых операций на единое программное обеспечение;

· Оптимизация процессов заказа и закупки товара;

· Сокращение товарного запаса без потери выручки;

· Создание электронной торговой площадки для обеспечения прозрачности закупок и выбора поставщика с лучшими условиями;

· Оптимизация бизнес-процесса управления ассортиментными планами торговых точек (аптек);

· Оптимизация системы контроля товародвижения сотрудниками бухгалтерии;

· Создание электронного хранилища всех первичных документов торговой точки (аптеки);

· Создание системы оперативного контроля (отчетности) по основным финансовым показателям и ключевым параметрам торговой точки (аптеки) для сотрудников аптек и офиса в режиме online;

· Оптимизация организационной структуры за счет автоматизации бизнес-процессов и исключения дублирования пограничных функций структурных подразделений.

В ходе проекта, который длился 20 месяцев, сотрудниками Департамента информационных технологий ЗАО "ЭРКАФАРМ" было проведено предпроектное обследование, произведено сопоставление справочников номенклатуры, контрагентов и пр., произведен перевод всех поставщиков товаров на единую систему электронного документооборота, произведена установка и настройка программы, разработаны инструменты переноса истории товародвижения в новую систему. Для удобства пользователей по каждому бизнес-процессу были созданы видео-инструкции. Партнером по внедрению стала компания "1С:Бухучет и торговля" (БИТ), имеющая успешный опыт автоматизации предприятий с разветвленной торговой сетью. Они осуществили поставку лицензий на "1С:Предприятие 8", оказали специалистам Департамента информационных технологий консультационную и техническую поддержку по установке и развертыванию программы серверах ЗАО "Эркафарм".

В результате были полностью автоматизированы процессы управления запасами, закупками, продажами, складом, финансами и отношениями с поставщиками. В системе работает 700 сотрудников управляющей компании и удаленных подразделений.

В системе реализован механизм автоматического расчета потребности в товаре. По окончании рабочего дня на основании утвержденных в компании параметров система автоматически определяет наименования и количество требуемого к заказу товара с учетом истории продаж в каждой конкретной точке. Задача сотрудника аптеки теперь заключается лишь в корректировке (при необходимости) предлагаемого системой количества и наименований товара. При этом тот товар, который по договорам с производителями и дистрибьюторами должен быть представлен в ассортименте, но не имеет высоких скоростей продаж, распродается до дефектуры и только после этого заказывается в минимальном количестве на определенное количество дней.

Графики заказов отменены, и теперь каждая аптека может заказывать товар ежедневно, по мере необходимости. Процесс выбора поставщика и заказ товара функционально передан из отдела закупок центрального офиса в аптечные организации, и контролируется системой: аптека сама по своей потребности проводит "электронные торги", на которых выбирается поставщик с оптимальными по цене и срокам оплаты условиями поставок. Работа в "торговой площадке" организована с использованием нескольких "помощников", которые исходя из статистики продаж данной аптеки, ее оборачиваемости и многих других параметров "подсказывают" руководителю, какой именно товар лучше дозаказать, чтобы пройти "минимальную сумму заказа".

Централизовано управление справочниками и ассортиментами аптек по всей компании. Отчеты о работе подразделений с требуемым уровнем детализации формируются в режиме online, что позволяет руководству контролировать деятельность филиалов и принимать своевременные управленческие решения. Если ранее для того, чтобы, например, проанализировать продажи анальгина по компании, требовалось 7 дней работы аналитических отделов, то теперь на формирование соответствующего отчета уходит около минуты. Это помогло справиться с проблемой определения сезонности продаж и предварительной закупки товара: оперативность получения аналитических данных позволила закупать у поставщиков требуемый товар до увеличения цен в преддверии праздников или начала сезонов простуды.

В результате:

· На формирование заказа требуется всего 40 минут вместо 6-ти часов. Период времени от момента заказа до поступления товара от поставщика сокращен на сутки.

· Существенно снижены расходы на персонал. Только в московском филиале количество сотрудников отдела закупок сокращено с 26 до 4-х. Аналогичные сокращения произошли и в других подразделениях. Причем в некоторых небольших филиалах компания смогла отказаться от отделов закупок полностью, перераспределив функционал в другие филиалы.

· КПД "торговой площадки" (процент требуемого товара от отправленного в виде заказов поставщикам ассортимента) составляет 87% вместо 50%.

· В среднем оборачиваемость товара улучшилась на 32-35 дней.

· Товарный запас сокращен на 30% без потери выручки. Например, если раньше по филиалу в г. Москве средний товарный запас в закупочных ценах составлял 210 млн. руб., теперь этот показатель равен 165 млн. Сопоставимое уменьшение товарного запаса произошло и в других филиалах.

· Кроме того, с помощью системы автоматически учитывается поступление товаров, формируются документы на перемещение товара в продажу и рассчитываются розничные цены. Как следствие, сокращено время на выкладку товара на полки. Если раньше с момента поступления товаров в аптеку до момента начала реализации по каждой накладной проходило 3-4 часа, то теперь этот период сокращен до 30 минут, причем, основная доля этого времени тратится на распечатку и расклейку этикеток на каждую пачку товара).

Генеральный директор ЗАО "ЭРКАФАРМ" Карпова Анастасия Геннадьевна: "В результате внедрения "1С:Управление торговлей 8" мы получили не только средство ведения учета, но и средство для эффективного управления бизнесом. Программный продукт обеспечивает достаточно высокий уровень автоматизации, быстрое оформление всех необходимых первичных документов, планирование продаж и закупок, управление заказами и поставками. В программе реализованы удобные отчеты с возможностью аналитики и настройки в требуемых разрезах, гибкая система ценообразования. Автоматизация позволит нам значительно повысить скорость принятия решений на всех уровнях и сделать бизнес еще более эффективным".

Директор Департамента информационных технологий ЗАО "ЭРКАФАРМ" Фомин Сергей Викторович, руководитель проекта автоматизации аптечной сети "Доктор Столетов": "После получения задачи на объединение в единую систему учета товародвижения мы кропотливо оценивали и сравнивали системы, на которых было возможным решение данной задачи. Мы рассматривали системы разных разработчиков, и отечественных, и зарубежных, оценивали стоимость продукта, стоимость внедрения, стоимость оборудования, возможности систем. Решающим фактором оказались возможность масштабирования системы с помощью кластера серверов, легкость внесения изменений в типовые решения "под нужды заказчика", работа на "тонком клиенте" в версии 11 "1С:Управление торговлей 8" сразу всем пользователям, объединенным в единую сеть. Оценив все "за" и "против", мы приняли решение об автоматизации компании на платформе 1С и не ошиблись. В настоящее время программа работает на сервере стоимостью 2,2 млн. рублей, компанией затрачены 1,8 млн. рублей на "развертывание" единой сети по защищенным каналам связи VPN, закуплена программа "1С:Управление торговлей 8" редакция 11, приобретены лицензии на сервер "1С:Предприятия 8" и на 700 пользователей. В настоящее время Департамент информационных технологий приступил к проекту по переводу бухгалтерского и налогового учета на "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0. В дальнейших планах перевод системы бюджетного управления компании на платформу "1С Предприятие 8.3".

Руководитель отдела разработки и внедрения программного обеспечения Департамента информационных технологий Семенов Евгений Юрьевич: "Исполнение решения руководства компании "Доктор Столетов" о переводе в единую информационную базу системы товародвижения и кассовых операций на платформе "1С:Предприятие 8.2" я считаю стратегически верным. Программистами ДИТ ЗАО "ЭРКАФАРМ" были реализованы ряд надстроек к стандартному релизу конфигурации "1С:Управление торговлей 8", обеспечивающих требования бизнеса и сохранившие типовые решения фирмы 1С. Так, были разработаны и внедрены новые документы: "Потребность аптеки", "Торговая площадка", "Заявка на внутреннее товародвижение". Кроме этого успешными оказались "дополнительные помощники - обработки": "Расчет потребности", "Приход и расценка для аптеки", "Обмен с аптекой", "Помощник перебросок", "Открытие новой аптеки" и т.д. Было создано около 50 дополнительных отчетов. Платформа "1С:Предприятие 8.2" поддерживает работу в режиме тонкого и WEB-клиента, нам удалось подключить по защищенным каналам связи VPN всех пользователей всех регионов, включая заведующих аптек к единой центральной базе товародвижения. Это позволило обеспечивать всех пользователей актуальной информацией, а также сократить время на "закрытие месяца" до 1 дня. Вся информация теперь сведена в центральную информационную базу, отпала необходимость в поддержке периферийных баз и администрировании обмена между ними и центральной, сокращены соответствующие издержки и высвобождено серверное оборудование в регионах".

Заведующий аптечной организацией № 001 г. Москва, ул. Маросейка 2/15, Сидоров Алексей Александрович, отмечает: "С внедрением системы "1С:Управление торговлей 8" работать стало намного проще и удобнее. Раньше практически все операции по формированию заказов, учету поступления и реализации товаров приходилось выполнять с помощью таблиц Excel и электронной почты. На формирование аналитических отчетов уходило очень много времени. Теперь процессы подготовки отчетов, заказов и оприходования товара занимают всего несколько минут, и у меня, как у руководителя, появилось больше времени на работу с коллективом. Товарный запас в аптеке снизился до оптимальных показателей и в данный момент составляет 28 дней. При этом покупатель всегда найдет в аптеке то лекарственное средство или предмет гигиены, которые ему нужны. В новой системе я в любое время могу сделать дозаказ товара по индивидуальному запросу покупателей, и необходимый товар окажется у меня на полке уже на следующий день. В Департаменте информационных технологий организована служба технической поддержки, обратившись в которую любой из моих сотрудников получит всю необходимую информацию и разъяснения по работе с программой, что очень удобно. Также очень помогли видео-инструкции, которые в мельчайших деталях описывают порядок действий по каждому процессу".