Норильский городской Совет депутатов автоматизирует документооборот

До начала внедрения в горсовете регистрация документов велась в специальной программе, представляющей лишь форму учета входящих и исходящих документов. Программа обладала ограниченными поисковыми возможностями, не позволяла автоматизировать перевод документов в электронный вид, не имела возможности регистрировать связанные документы и прикреплять файлы к регистрационным картам. Все эти ограничения в использовании программы привели к решению о внедрении СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что на территории Красноярского края система «ДЕЛО» внедрена во многих органах исполнительной власти края, судах, краевой прокуратуре, Енисейском речном пароходстве, на Красноярской ГРЭС и в иных организациях. Среди заказчиков, выбравших это решение – городские и сельские администрации, в том числе администрация города Норильска, где более 100 автоматизированных рабочих мест СЭД «ДЕЛО». Для представительных органов территории это также не первое внедрение – «ДЕЛО» успешно работает в Лесосибирском городском Совете.

В аппарате Норильского горсовета на данном этапе проекта решены следующие первоочередные задачи:

° автоматизация регистрации основных групп документов;

° обеспечение контроля исполнения документов и поручений в аппарате Совета;

° сканирование основных групп документов с прикреплением электронных образов к РК (приобретена опция «Поточное сканирование»).

«Коробочный» продукт «ДЕЛО» идеально подошел для решения поставленных заказчиком задач, которые являются типовыми для государственных структур. Все пользователи системы прошли групповое и индивидуальное обучение, освоили алгоритмы работы в программе. С 19 ноября регистрация всех документов осуществляется в системе «ДЕЛО».

В дальнейшем Норильский горсовет будет осваивать и другие возможности системы. В планах – запустить работу с проектами правовых актов, которые выносятся на заседания депутатского корпуса: в СЭД будут регистрироваться проекты документов, требующие согласования и внесения правок по мере прохождения между подразделениями. Полезной опцией является возможность автоматической регистрации в «ДЕЛЕ» документов, поступающих из администрации Норильска по каналам электронной почты, и отправка исходящих документов напрямую из программы.

В России уже более 80 депутатских собраний различного уровня (от федерального (Госдума и Совет Федерации) до регионального и муниципального) выбрали для автоматизации документооборота СЭД «ДЕЛО». Компания ЭОС и партнеры реализовали проекты по переходу на электронный документооборот в законодательных собраниях Алтайского, Камчатского, Хабаровского краев, Астраханской, Новосибирской, Ульяновской областей и многих других регионов. На муниципальном уровне внедрения проведены в Брянском городском совете, Волгоградской, Воронежской, Рязанской городских думах, в думах Вологды, Петропавловска-Камчатска, Тулы, Рубцовска (Алтайский край) и других.

Базовый функционал продукта «ДЕЛО» позволяют полностью автоматизировать не только прохождение документов в аппарате, но и обеспечить проведение заседаний депутатов в «безбумажном» режиме. Так, Дума города Владивостока уже полностью перешла на электронный документооборот – заседания Думы и комитетов теперь проходят в электронном формате.

Депутаты представительных органов городского и районного уровня, как правило, совмещают работу в советах с основной профессиональной деятельностью. Поэтому для них актуальны приложения для удаленной и мобильной работы в СЭД, разработанные компанией «Электронные Офисные Системы», которые могут обеспечить депутатам доступ к проектам правовых актов из любой точки земного шара с помощью смартфонов и планшетов.

Сейчас в СЭД «ДЕЛО» Норильского горсовета работают 14 пользователей – работников аппарата горсовета, включая руководителя аппарата. «Охват» программой «ДЕЛО» депутатского корпуса, автоматизация проведения сессионных заседаний, внедрение технологий удаленного доступа – пока еще задачи на перспективу.

Все работы по внедрению системы и обучению пользователей проведены компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул), партнером и золотым дилером компании «ЭОС».