Крупнейшее производственное предприятие «Гранит» автоматизировало управленческий документооборот в СЭД «Электронное ДЕЛО»

«Гранит» – это многофункциональный технологический комплекс, включающий территориально удаленные подразделения. Основное производство представляют карьер добычи гранитного камня «Микашевичи», автотранспортное предприятие, дробильно-сортировочный завод, литейно-механический завод, а также ряд вспомогательных производств. Продукция «Гранита» – стратегическое сырье для строительной отрасли в Беларуси, она идет и на экспорт.

В июне 2012 года Президент Республики Александр Лукашенко дал согласие на назначение генеральным директором РУПП «Гранит» Эдуарда Гаврилковича. Вступая в должность, новый директор получил от Президента персональное поручение – развивать предприятие и сохранить коллектив.

За кадровыми переменами в руководящем составе последовали изменения в сфере управления, уровне оплаты труда и других сферах. Одной из реформ в управленческом аппарате стала автоматизация документооборота. В качестве платформы была выбрана одна из наиболее популярных в Беларуси систем класса СЭД/ECM – «Электронное ДЕЛО» – адаптированное под республиканское законодательство решение на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС.

Целью внедрения стало объединение всех подразделений (в том числе и удаленных) в корпоративной системе электронного документооборота с единой технологией работы с документами и поручениями. На первом этапе руководством были поставлены следующие задачи:

•  автоматизировать регистрацию организационно-распорядительных документов в канцелярии;
•  обеспечить оперативную доставку документов и поручений в электронном виде в структурные подразделения (в том числе удаленные);
•  повысить качество контроля исполнения поручений;
•  создать оперативный архив документов с гибкими и широкими возможностями поиска;
•  исключить потерю документов за счет хранения их в электронном виде в клиент-серверной системе;
•  обеспечить доступ пользователей в систему в соответствии с должностными обязанностями и ограничениями, установленными в нормативных документах.

Особенностью проекта стало то, что к моменту внедрения на предприятии уже имелась ERP-система. Однако она не позволяла реализовать все задачи по автоматизации управленческого документооборота. Справочник контрагентов в ERP-системе содержал более 16 тыс. записей, и для продолжения использования этой информации в системе электронного документооборота записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное ДЕЛО». В результате специалисты канцелярии получили работающую систему без необходимости самостоятельно пополнять базу контрагентов при регистрации документов.

Автоматизация «классического делопроизводства» стала только первым этапом проекта. Построение полноценной СЭД в любой организации возможно только при максимальном вовлечении управленческого персонала (руководители, специалисты) в работу в системе. Именно это является первоочередной задачей РУПП «Гранит» на ближайшую перспективу.

Следующим этапом станет расширение перечня обрабатываемых документов. В систему планируется ввести договоры, заявки и т.д. Также в планах освоить и другие возможности «Электронного ДЕЛА» – согласование проектов документов и работу с электронной подписью.

Напомним, что «Электронное ДЕЛО» используется многими промышленными предприятиями республики: только в строительной отрасли компаний, внедривших СЭД, более десятка. Это, например, МГКУП «Управление капитального строительства» (Могилев), ОАО «Минскпромстрой», РУП «Минскавтодор-Центр», РУП «Белдорцентр», ОАО «ДСТ № 5» и другие. В целом на территории Республики более 200 организаций ведут документооборот в «ДЕЛЕ».