В Хакасии в единой системе электронного документооборота органов исполнитель-ной власти «ДЕЛО» работают 80% государственных служащих

Немного истории

Стартовой датой проекта следует считать 2001 год, когда руководством Аппарата Правительства Республики было принято решение об автоматизации документооборота на базе современных тиражных решений. Требования, которые предъявлялись к программным продуктам, были классическими для крупных государственных структур – пригодность для ведения корпоративного делопроизводства, масштабируемость, обязательная поддержка электронного документооборота и соответствие федеральным ГОСТам по делопроизводству.

По результатам сравнительного анализа программного обеспечения, представленного на отечественном IT-рынке, была выбрана система «ДЕЛО», удовлетворяющая всем требованиям, как по своим функциональным возможностям, так и по стоимости. Внедрение системы началось в 2002 году.

Проект уникален тем, что все работы велись непосредственно силами сотрудников отдела информатизации Аппарата Правительства Республики. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, осуществляла поставку программного обеспечения, проводила на всех этапах обучение специалистов заказчика и обеспечивала методическую и техническую поддержку.

На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства. Затем в рамках реализации целевой программы «Электронная Хакасия (2004-2010 гг.)» шло постепенное развитие системы. В 2006 году рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, при этом каждое работало в своей базе данных, но все БД были размещены на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования.

В 2007 шло плановое увеличение количества АРМ по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов с использованием ЭЦП.

Наряду с распространением системы во все подразделения Правительства Хакасии было принято решение о ее внедрении в администрациях муниципальных образований. В 2008 году началось расширение СЭД на уровень районных муниципалитетов. Компания «КС– Консалтинг» поставила комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.

Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с администрациями муниципальных образований, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль за получением и принятием к исполнению отправленных документов.

Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и муниципальные образования начали работать с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий.

Создание единой базы данных и переход к электронному документообороту

В начале 2009 года было принято решение о внедрении технологии согласования в электронном виде проектов нормативных правовых актов, выносимых на заседания Правительства. Для этого нужно было объединить 18 разрозненных баз данных министерств и ведомств Республики в единую базу.

Все работы были выполнены специалистами Госкоминформатизации Хакасии в кратчайшие сроки. Техническую поддержку в режиме «горячей линии» осуществляли специалисты «КС-Консалтинг». В результате появилась общая база данных единой системы электронного документооборота «ДЕЛО», но также осталась возможность работы в каждой из локальных баз министерств и ведомств для завершения жизненного цикла документов, ранее зарегистрированных в них.

В 2010 году все руководители министерств и комитетов получили электронные подписи. В итоге в Правительстве Хакасии полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов. Это позволило значительно повысить оперативность принятия управленческих решений. Юридическая значимость электронного согласования документов, равно как и их целостность, гарантирована применением ключей и сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В связи с принятием Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» по инициативе республиканской прокуратуры был осуществлен доступ ее сотрудников к блоку нормативных правовых актов в единой базе данных СЭД «ДЕЛО» Правительства Республики. Кроме того, для осуществления антикоррупционной экспертизы сотрудники прокуратуры получили возможность согласования проектов указанных актов в электронном виде.

Для обеспечения необходимого уровня информационной безопасности доступ к БД СЭД «ДЕЛО» выполняется через защищенное соединение. Каждое рабочее место пользователя системы оснащено программой Vipnet-клиент. Подключение к сети Vipnet выполняется на основании официальной заявки организации, желающей подключиться к системе электронного документооборота Правительства Республики Хакасия в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям. В настоящее время многие региональные управления федеральных органов власти в Республике Хакасия имеют доступ в единую СЭД.

Сейчас в единую СЭД органов государственной власти Республики Хакасия имеют доступ около 1000 пользователей, это порядка 80% от общего числа гражданских государственных служащих органов исполнительной власти Республики. Кроме этого, используются 30 лицензий опции «Поточное сканирование», 116 мест – «ЭЦП и шифрование». В течение 2012 года только канцелярией Аппарата Правительства зарегистрировано более 10 000 документов.

В администрациях муниципальных образований Республики на сегодняшний день функционирует более 200 АРМ системы.

Планы и перспективы

Работы по расширению СЭД и ее совершенствованию ведутся постоянно. В ближайших планах – внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти Республики государственные учреждения, предоставляющие услуги населению. Кроме того, идет реализация мероприятий по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО ФОИВ) и с системой электронного документооборота Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

Некоторые интересные факты

•  Проекты всех документов, которые создаются в любом из органов исполнительной власти Хакасии и подлежат подписанию, регистрируются в «ДЕЛЕ» в виде РКПД (регистрационной карточки проекта документа).
•  Регистрацию осуществляет непосредственный исполнитель документа, который прикрепляет к РКПД файл и отправляет документ на согласование. Бумажный экземпляр на согласование не направляется.
•  Лица, согласующие документ, могут вносить при необходимости правки в прикрепленный к РКПД файл, а затем визировать проект с помощью электронной подписи.
•  «Бумажного» варианта листа согласования не существует. Для документов, которые подписываются на бумаге (например, нормативных актов Правительства) в момент передачи бумажного экземпляра на подпись должностному лицу лист со списком завизировавших его с помощью ЭП распечатывается из системы и прикладывается к проекту.