Эволюция документооборота в Ростовской области: электронная эпоха началась

Сегодня весь документооборот ведется с использованием электронных документов в системе «ДЕЛО». Каждый день в системе регистрируется от двух до трёх тысяч электронных документов и около шести тысяч поручений. В прошлом году через систему было проведено более 732 тыс документов, что на 200 тыс больше, чем в 2012 году. Напомним, что на начальных этапах развития системы этот показатель едва превышал 100 тыс документов в год.

Сейчас все документы органов местной власти и муниципальных образований, в том числе и обращения граждан, должны регистрироваться в системе электронного документа оборота. При этом электронный документ является оригиналом, а экземпляр на бумажном носителе – копией. Также все поручения и контроль исполнительной дисциплины осуществляется в системе электронного документооборота. Подобная практика уже прошла проверку в работе Контрольного управления Правительства Ростовской области.

«Система электронного документооборота работает в донском регионе с 2006 года. Когда появилась уверенность, что все сотрудники и морально, и технически готовы полноценно работать в условиях межведомственного электронного документооборота, по поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева были внесены изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 23 августа 2012 года № 365 «О межведомственном электронном документообороте». Эти изменения направлены на исключение с 1 января 2014 года бумажного документооборота при работе между органами власти и муниципальными образованиями области, и запрет пересылки документов по иным каналам связи за исключением электронной системы «Дело», - отметил Герман Лопаткин, министр информационных технологий и связи Ростовской области.

На данный момент в Ростовской области созданы все условия для полного перехода на систему электронного документооборота. Все сотрудники органов исполнительной власти и подавляющее большинство сотрудников муниципальных образований работают в СЭД.

Проблема привыкания к новой системе работы не является актуальной для Ростовской области – начало развития СЭД было положено в 2006 году. Ежегодно отмечался значительный прирост пользователей системы. На данный момент в системе ДЕЛО, в Ростовской области работает 5393 пользователя, а к 2015 году ожидается подключить до 7000 пользователей. Обучение пользователей началось с момента запуска системы «ДЕЛО» и продолжается до сих пор.

«В текущем году уже проведена серия семинаров с сотрудниками органов исполнительной власти, а также 2 видеоконференции с сотрудниками муниципальных образований и сельских поселений области», - прокомментировал ситуацию с обучением сотрудников Герман Лопаткин.

Сегодня система доведена до всех органов власти и подведомственных им организаций, а также подключена к федеральным и территориальным органам власти, например, к аппарату полномочного представителя Президента РФ в ЮФО, Главному управлению МЧС России по Ростовской области, Управлению Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека в РО. Помимо этого, в Ростовской области ведётся обмен электронными документами с правительством Российской Федерации и всеми федеральными органами законодательной и исполнительной власти.

«Повсеместное внедрение системы позволило сократить не только время на пересылку документов, но и финансовые средства на почтовых отправлениях. Не сложно посчитать, сколько необходимо понести затрат и времени для отправки почты, допустим, в отдаленные районы (360 – 400 км от областного центра)» - отметил Герман Лопаткин.

Летом прошлого года был запущен программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». Сервис работает на планшетных устройствах и позволяет руководителю, находящемуся удалённо от рабочего места, полноценно осуществлять свою работу с документами. Функционал сервиса позволяет работать с документами, содержащимися в базе данных электронного документооборота, давать поручения, подписывать официальные документы с помощью электронной подписи, добавлять графические и аудио-комментарии. Сегодня «Мобильный кабинет руководителя» используется всеми членами правительства Ростовской области.

В прошлом году, помимо запуска «Мобильный кабинета», была осуществлена модернизация системы. Это потребовалось в связи с тем, что произошел двукратный рост пользователей системы, и появилась необходимость дополнительного обеспечения гарантированной работоспособности системы и сохранности контента в условиях, когда электронный документ стал первым экземпляром документа при отсутствии его аналогов на бумажных носителях. Были проведены работы по переносу системы в частные облака на базе высокопроизводительных blade-серверов.

Главной текущей задачей на ближайшее будущее для руководителей всех органов исполнительной власти, является подготовка предложения о потребности подключения к межведомственной системе электронного документооборота подведомственных учреждений, а также о количестве лицензий программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя».