Органы местного самоуправления Башкортостана продолжают автоматизировать документооборот

Янаульский район расположен на самом севере республики Башкортостан, его административным центром является город Янаул. Народный поэт Башкортостана Мустай Карим назвал Янаул северными воротами Башкортостана: именно через этот город, являющийся узловой станцией Горьковской железной дороги, в Республику прибывают гости как с европейской части России, так и с Урала, Сибири, Дальнего Востока.

Автоматизация документооборота в Администрации МР Янаульский район проходила в два этапа. До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Целью внедрения СЭД заказчик обозначил постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Старт проекту был дан в январе 2014 года, а внедрение системы началось с автоматизации регистрации документов.

На первом этапе были решены следующие задачи:

• автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте);
• переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной;
• повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства;
• автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией);
• снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.

Для решения данных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально был проведен анализ структуры и объема документооборота Администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.

Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Доступ в систему получили Глава Администрации и его заместители. Первый этап проекта был завершен в течение января 2014 года.

Второй этап проекта стартовал в октябре. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения Администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В рамках этой стадии проекта требовалось решить следующие задачи:

• дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении;
• переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями – отказ от передачи бумажных документов;
• сокращение времени на прохождение и исполнение документов;
• оптимизация работы с удаленными подразделениями.

На данном этапе к СЭД были подключены отделы Администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (Глава и первый заместитель Главы Администрации) установлены и настроены мобильные клиенты Electrodocs (разработка ООО «Медиалюкс») для планшетов iPad.

В обособленных подразделениях была организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Отделам Администрации были настроены учетные записи для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, а также получили индивидуальные консультации по актуальным для них вопросам.

В дальнейшем планируется расширение использования системы внутри Администрации и подключение к ней других организаций, связанных в рамках работы с документами и оказания муниципальных услуг.

Напомним, что муниципальные структуры Республики Башкортостан начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в 2007-2008 годах и продолжают развивать ее. Проекты реализованы более чем в 30 органах местного самоуправления региона – в администрациях муниципальных районов, городских округов, поселений.