«Москоллектор» автоматизировал документооборот

Государственное унитарное предприятие города Москвы по эксплуатации коммуникационных коллекторов «Москоллектор» является крупной организацией ТЭК, имеющей в своём ведении 727 км коммуникационных коллекторов. Штат сотрудников составляет более 1300 человек. 

В связи с желанием повысить эффективность управления деятельностью компании, прозрачность растущего документооборота масштабного предприятия, обеспечить сотрудникам удобство работы с документацией и экономию временных ресурсов, в конце 2013 года было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. 

По итогам изучения поставленных задач компания-интегратор - ООО «Юнитсол» - порекомендовала заказчику систему Docsvision. Ключевая стадия проекта завершена в 2014 году. 

Внедрение СЭД позволило автоматизировать основные функции делопроизводства: прием и передачу документов на хранение. Ускорился доступ к документам и поиск информации, благодаря использованию современных систем поиска, включающих атрибутивный и контекстный поиск. Организовано хранение всех категорий корпоративных документов. 

Специфика проекта заключается во множестве источников входящей документации, для чего, помимо стандартного функционала, был настроен функционал «Входящий ЦОП» (Центр Обработки Потребителя позволяет из входящего документа от потребителя создавать задания на исполнение).

Для удобства работы с учётными системами, была реализована интеграция с «1С Управление Производственным Предприятием 8» в рамках договорной деятельности предприятия, а также интеграция с Центральной Технологической Системой для получения данных коллекторного хозяйства предприятия, а также некоторых технических документов. Внедрён функционал интегрирования с AD, формирования отчётов, расширенные возможности карточек СЭД. 

Решение на базе Docsvision 5.2 было настроено с учётом требований ключевых пользователей и специфики внутренних бизнес-процессов: оповещений, поиска, распределения заданий, процесса согласования и рецензирования, передачи контрагентов между внешними системами и Docsvision. В результате реализации масштабного проекта к работе в системе подключен весь административный контур предприятия – это примерно 300 пользователей ГУП «Москоллектор». 

«Внедрение системы электронного документооборота позволило существенно упростить решение множества проблем, которые достаточно сильно осложняли жизнь сотрудников при ведении бумажного документооборота. Такие проблемы как поиск, доступ, хранение и распространение документов в рамках предприятия были решены в рамках проекта внедрения. Внутреннее общение и постановка задач между сотрудниками вышло на новую ступень благодаря появлению возможности коллективной работы над документами, распределению и делегированию заданий.

Хотелось бы заметить, что внедряемая система также должна была закрывать одну из важных проблем предприятия – это ведение архива технической документации. Теперь любой сотрудник, которому необходима  техническая документация, может обратиться к Docsvision и получить требующуюся ему информацию.

Главным показателем автоматизации процесса бумажного документооборота является: наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация БП предприятия, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение уровня эффективности работы организации. При внедрении СЭД Docsvision были достигнуты все вышеперечисленные показатели», - резюмировал  заместитель генерального директора предприятия по развитию информационных систем, ГУП «Москоллектор» Кирилл Клименко.