В Саранске обсудили электронные архивы, импортозамещение и внедрение СЭД в органах госвласти

«Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» - еще одно крупное региональное мероприятие при непосредственном участии компании ЭОС — до этого, в апреле 2015 года, в Ростове-на-Дону прошла конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», также посвященная теме автоматизации и внедрения СЭД в учреждениях органов государственной власти. 

Первоочередной целью мероприятия в Саранске был заявлен обмен опытом между регионами — свое видение вопроса в ходе пленарного заседания или в кулуарах обозначили делегаты от Республики Мордовия, Самарской, Ярославской областей и других субъектов РФ. 

«Несмотря на приоритетный для Минкомсвязи сегодня проект электронного взаимодействия федеральных исполнительных органов власти, мы, безусловно, держим в уме то, что все методы, которые сейчас мы отрабатываем с органами государственной власти, должны перениматься и субъектами. Мы всячески приветствуем включение субъектов РФ в эту работу. Нам очень важна обратная связь и полезный опыт, полученные на подобных конференциях. Любая модернизация, которая производится в рамках перехода на безбумажный документооборот, - задача непростая, и нам всем необходимо стоять плечом к плечу, чувствовать поддержку друг друга. Необходимо знать, что мы двигаемся в одном направлении», - отметил директор департамента проектов Минкомсвязи РФ Андрей Черненко. 

Также конференция, по словам представителей региональных властей Мордовии, стала рабочей площадкой для ускорения развертывания СЭД в республике. 

«Министерство информатизации и связи Республики Мордовия ставит задачу 100%-го проникновения СЭД в органы государственной власти и местного самоуправления, а также во все государственные и муниципальные учреждения — больницы, школы, учреждения культуры, спорта и др., коммерческие организации с участием государства или муниципалитета — всего около 3000 организаций. У нас нет проблем с популяризацией самой идеи внедрения СЭД — проект воплощаются в жизнь. Надеюсь, что мероприятие поможет нам еще больше активизировать работу в этом направлении, довести до всех ключевых участников СЭД «ДЕЛО» преимущества новой версии, обсудить актуальные вопросы электронного архива с привлечением достаточно широкого круга заинтересованных регионов и представителей федеральной власти», - сообщил министр информатизации и связи Республики Мордовия Олег Соколов. 

Мероприятие включало в себя пленарное заседание (теоретическую часть), секции «Электронные архивы. Опыт и законодательство» и «Опыт работы в системе электронного документооборота» - последняя была организована по принципу круглого стола под управлением ведущего эксперта компании ЭОС и Международной организации по стандартизации ИСО Натальи Храмцовской. Заметим, что тема госархивов на таком высоком уровне не обсуждалась очень давно.

На конференции также были затронуты актуальные вопросы импортозамещения в отрасли СЭД: специалисты привели примеры отечественных программных продуктов в критических сегментах государственной ИТ-инфраструктуры. Кроме того, ЭОС напомнил о своей поддержке российских вендоров ПО — таких, как ABBYY. 

«Успех данной встречи обусловлен, без сомнения, тем, что нам удалось привлечь к участию в ней не только профессиональных архивистов, но и специалистов, определяющих ИТ-стратегию в своих регионах», - подчеркнул глава компании ЭОС Андрей Козлов. 

Официально, но по сути 

Открывая пленарное заседание, заместитель председателя правительства – министр целевых программ Республики Мордовия Алексей Меркушкин рассказал, что ИКТ-отрасль является в республике одной из самых передовых в научно-техническом и инновационном отношении. В настоящее время в республике реализуется государственная программа формирования информационного общества, рассчитанная на период до 2018 года. «Информация является таким же богатством страны, как производственные и людские ресурсы», - добавил он. 

Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации Сергей Жук осветил взгляды Правительства на развитие системы информационного обеспечения деятельности госорганов и организаций, в первую очередь в плане автоматизации документооборота. Необходимо построить такие интегрированные между собой системы, которые обеспечат эффективную работу органов государственного управления. Сегодня в государстве между органами власти уже сложилась инфраструктура из двух больших компонентов: СМЭВ и МЭДО. Проблема состоит в том, как на уровне нормативно-правовой и технической баз сохранить функции традиционного документа в электронном — а это не только перенос и хранение информации, но и разрешение конфликтов между источником и потребителем, а также длительный срок хранения. 

Заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Валерий Барон рассказал о внедрении электронного документооборота в Федеральных органах исполнительной власти РФ. До конца 2016 года все федеральные органы исполнительной власти должны перейти на ЭД. Для этого необходимо разработать единые технологии обмена, форматы электронных документов и процедуры подтверждения юридической значимости электронных документов с применением электронной подписи. Пилотные проекты по техническому обмену электронных документов в ведомственных СЭД в 2013 году инициировались аппаратом Правительства, Минкомсвязи и Минюстом, за ними последовали другие министерства и региональные власти. 

Опыт регионов в области СЭД 

Олег Соколов поделился опытом внедрения СЭД «ДЕЛО» в Республике Мордовия. Сегодня в системе функционирует 900 рабочих мест. В Министерстве по информатизации и связи республики хождение документов в бумажном виде полностью исключено: «бумага» начинается и заканчивается в приемной министра. При этом установка СЭД в рамках данного проекта производится по безлимитной лицензии от ЭОС — это значительно облегчает подключение новых сотрудников и рабочих мест. «Сэкономили и на бумаге, но прежде всего - на времени: рассмотрение, подготовка и прохождение документов значительно ускорились», - отметил Олег Соколов. 

Участник мероприятия из другого региона - заместитель председателя правительства Самарской области – руководитель департамента информационных технологий и связи Самарской области Станислав Казарин, - рассказал, что в этом регионе уже около двух лет согласование нормативно-правовых актов ведется в электронном виде. Сегодня по безлимитной лицензии в системе работают 4180 пользователей — это 100% органов государственной власти и практически все муниципалитеты.  

Еще один гость конференции, заместитель губернатора Ярославской области - директор департамента информатизации и связи Ярославской области Эдуард Лысенко, высказался об успехах своего региона, где в системе работают около 4000 пользователей и охвачены более 20 бизнес-процессов, в первую очередь, исходящая и входящая корреспонденция, обращения граждан, согласование НПА. Среднее время согласования документов сократилось с 4-5 дней до одного рабочего дня, исчезли потери. 

Вендоры и разработчики освещают тенденции 

Андрей Козлов в своем докладе перечислил мировые и общероссийские тенденции в области электронного взаимодействия: облачные решения и мобильность, а также многоканальное взаимодействие с гражданами, построение электронных архивов и импортозамещение. При этом компания ЭОС, решения которой в качестве базы для автоматизации документооборота на уровне исполнительной власти выбрали уже 32 субъекта РФ, является не просто производителем ПО, но и компанией-экспертом, которая присутствует в экспертных советах Минкомсвязи по вопросам совершенствования ЭД в органах власти, активно участвует в проектах МЭДО и СМЭВ. 

Спикер отметил, что в 2015 году в системе «ДЕЛО» появится модуль, при помощи которого осуществляется технология интеллектуального поиска. В сентябре выйдет новая версия подсистемы  «ДЕЛО-Web», в которой ставка будет сделана на удобстве рабочего места и ориентации на целях и задачах пользователя. 

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев продемонстрировал реальные кейсы использования мобильных решений СЭД в органах госвласти с различными сценариями использования: в Татарстане, Ростовской области, Дагестане, Алтайском крае, Рязани. Интересно, что даже на мобильном устройстве есть возможность использовать электронную подпись, отсканировать бумажный документ и отправить его дальше в электронном виде. 

Мечты и реальности архивного дела 

На секции «Электронные архивы. Опыт и законодательство» был представлен доклад  ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, национального эксперта ИСО, члена Гильдии управляющих документацией и международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International Натальи Храмцовской. Надо отметить, что ее доклад стал одним из основных на мероприятии — он собрал не только специалистов-архивариусов, но и представителей органов власти, как федеральных, так и региональных, которые могут повлиять на процесс развития архивного дела в стране. Важной частью этой сессии стало общение и обмен практическим опытом между всеми сторонами. 

Как отметила во вступительной части Наталья Храмцовская, для эффективного управления информацией в современных условиях недостаточно просто развития технологий и совершенствования системы. Другие условия — развитие законодательной нормативной базы и совершенствование технологий работы с документом. 

Что касается архивов, сейчас в России с этой отраслью связано много заблуждений, первое из которых — мнение, что «в архиве все есть». «Чтобы в архиве все было, туда кто-то должен это принести и обеспечить сохранность. И если с бумажными документами у нас проблема, то с электронными — катастрофа, - высказала опасение г-жа Храмцовская. - Колоссальный объем электронных документов мы сейчас не сохраняем вообще. Например, в стране нет требований к архивации сайтов органов государственной власти».

Мнения сторон 

«Разделение конференции на две секции как раз и обусловлено различными задачами, которые мы определили. Безусловно, особенно удалась теоретическая часть «Электронные архивы. Опыт и законодательство», где Наталья Храмцовская, мировой эксперт в данной области, рассказывала про актуальные проблемы архивов. Это была живая дискуссия, в которую удалось вовлечь не только профессионалов-архивистов, но и людей, которые определяют стратегию развития ИТ в своих регионах. Вторую секцию можно условно назвать технологической, на ней мы рассказали про новинки СЭД «Дело», пообщались с пользователями и ответили на их вопросы. В Мордовии, как мне кажется, сегодня сформировалось правильное понимание задач, целей и этапов работы по переходу на безбумажный документооборот», - прокомментировал итоги конференции Андрей Козлов. 

По признанию участников секции - архивариусов и представителей ведомств - на таком высоком уровне наболевшая тема электронных архивов не обсуждалась давно.

«Руководство Республики Мордовия давно задумывалось над проведением конференции в сфере информатизации, планируя в дальнейшем  сделать ее традиционной. Тема электронного документооборота и использования СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления была одной из возможных. Большой опыт в проведении подобного рода мероприятий имеется у наших коллег из Ростовской области, однако, например, тема электронных архивов на межрегиональном уровне ранее не поднималась. Надеюсь, это стало отличительной чертой нашего мероприятия», - рассказал Олег Соколов.

Первый заместитель министра информационных технологий и связи Челябинской области Игорь Фетисов отметил важность практического опыта, поднятого рамках конференции: «Наша область сегодня стоит перед выбором в области системного внедрения комплексной CЭД. На конференции мы, несомненно, получили ответы на волнующие нас вопросы, более того, - на вопросы, собранные нами от других органов исполнительной власти области. Хорошо, что к участию в мероприятии были привлечены внешние эксперты, которые могут не только поддержать дискуссию в том направлении, которое задают федеральные органы власти, но и высказать свою точку зрения на каждую тему».

Участники конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» выразили желание, чтобы это мероприятие стало ежегодным.

«Компания «Гарант» вот уже 13 лет является региональным партнером компании ЭОС по продвижению программных продуктов — ЭД и архивного дела - в Республике Мордовия. Совместно с ЭОС мы стали организаторами и спонсорами конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы». Главной целью данного мероприятия мы для себя ставили обмен опытом перехода от бумажного к электронному документообороту между как можно большим числом регионов. Нам важно было убедиться в верном направлении своего развития и скорректировать планы на текущий и следующий год, а также рассказать о своей деятельности. Рад, что конференцию посетило более 200 человек, среди которых оказались представители других субъектов. Думаю, что это мероприятие станет ежегодным», - резюмировал директор ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант») Александр Орехов.