Объединенная двигателестроительная корпорация при Оборонпроме перешла на новую ECM-систему

АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» (ОДК) – интегрированная структура, выпускающая двигатели для военной и гражданской авиации, космических программ, установки различной мощности для выработки электрической и тепловой энергии, а также газоперекачивающие и корабельные газотурбинные агрегаты. АО «ОДК» объединяет более 85% активов отрасли и является дочерней компанией Объединенной промышленной корпорации «ОБОРОНПРОМ».

В 2013 году, после нескольких лет работы в системе электронного документооборота, в АО «ОДК» возникла необходимость ее замены. Предпосылками такого решения стали недостаточная функциональность действующего решения, ограниченное число пользователей, а также отказ разработчика от дальнейшей технической поддержки. Новая система должна была обеспечить:

• контроль исполнительной дисциплины;
• хорошо настроенный обмен информацией между сотрудниками территориально распределенного офиса;
• прозрачность бизнес-процессов;
• возможность мобильной работы для высшего руководства.

Выбор был сделан в пользу DIRECTUM: свою роль сыграли функциональные возможности ECM-системы, наличие доступного инструментария для ее настройки, отказоустойчивость и безопасность. В качестве подрядчика работ выступил сертифицированный партнер DIRECTUM, ЗАО «Современные технологии». 

Проектные решения

Команда проекта успешно перевела в электронный вид работу канцелярии и с помощью веб-доступа подключила к системе сотрудников дочерних обществ. Помимо автоматизации канцелярского документооборота были решены и другие задачи.

История согласования документа доступна из регистрационно-контрольной карточки

На текущем этапе Рабочая группа проекта приняла решение не использовать электронную подпись в процессе согласования, соответственно было необходимо разработать механизм отслеживания истории работы с документом: какая версия и кем согласована, на каком этапе добавлен новый документ в пакет, с каким результатом завершилось согласование и т.д.

В итоге, при необходимости согласовать проект исходящего или внутреннего документа исполнитель с помощью специального сценария создает новую регистрационно-контрольную карточку (РКК), связывает с ней пакет электронных документов и инициирует процесс. При старте и последующем прохождении типового маршрута в карточке РКК автоматически фиксируется история согласования.

Процесс остается прозрачным и для инициатора, и для прочих участников. Информацию о стадии согласования документа можно получить непосредственно из карточки РКК без длительного изучения переписки по задаче.

Интеграция с системой «1С:Зарплата и кадры»

Чтобы исключить двойной ввод и корректировку информации по работникам и организационной структуре, специалисты ЗАО «Современные технологии» наладили интеграционный обмен данными с учетной системой «1С:Зарплата и кадры». Синхронизация происходит 1 раз в сутки. При увольнении работника или реорганизации подразделения старые записи в соответствующих справочниках DIRECTUM закрываются.

Мобильная работа высшего руководства

Теперь в дороге или в командировке высшее руководство компании работает в ECM-системе с помощью приложения DIRECTUM iDecide Documents for iPad: просматривает и подписывает документы, оставляет текстовые и графические комментарии, выносит резолюции. Для обеспечения комфортной работы топ-менеджмента компании решение было адаптировано под внутренние процессы организации.

Согласно регламенту, резолюции высшего руководства контролируются сотрудниками канцелярии. Поэтому в приложении реализовано автоматическое назначение контролера поручения: если автор резолюции относится к высшему руководству, то в карточке поручения в качестве контролера указывается его делопроизводитель.

Для того чтобы исполнитель мог видеть вложения в подзадачах, стартованных пользователями iPad, был создан сценарий, который запускается каждые 5 минут и автоматически назначает исполнителю права на вложенные объекты.

Контроль исполнительской дисциплины

Для улучшения контроля исполнения наиболее значимых в организации поручений были разработаны специальные отчеты. Один из них – «Контроль исполнения поручений Генерального директора» – позволяет сотрудникам канцелярии отслеживать этапы выполнения соответствующих поручений. Он формируется с учетом заданного периода и в зависимости от значений запрашиваемых параметров включает в себя информацию по поручениям:

• подлежащим выполнению в запрашиваемый период;
• выполненным в отчетный период (с нарушением срока и без);
• незакрытым со сроком исполнения в отчетном периоде.

Отчет «Контроль исполнения поручений Заместителей генерального директора» аналогичен предыдущему, за исключением того, что формируется он в разрезе поручений других представителей менеджмента компании.

Отчет «Контроль исполнения поручений Канцелярией» позволяет сотрудникам Канцелярии следить за исполнением важных поручений из вышестоящих организаций.

Впечатления и планы на будущее

Система сильно упростила работу канцелярии. Процесс работы со служебными записками полностью переведен в электронный вид, снизилось время поиска и согласования организационно-распорядительных документов. Появилась возможность использования результатов согласования в дальнейшем при создании аналогичных документов. Сотрудники начали включаться в реорганизацию бизнес-процессов делопроизводства, – комментирует результаты проекта главный специалист по информационным системам АО «ОДК» Миронов Андрей. – В дальнейшем планируем разработать механизм интеграции DIRECTUM со сторонними системами документооборота дочерних обществ для полной автоматизации работы с поручениями и передачи организационно-распорядительных документов

Автоматизация процедур контроля распоряжений привела к существенному повышению исполнительской дисциплины, также значительно сократились сроки исполнения распоряжений вышестоящих организаций и генерального директора. В 2015 году в системе были реализованы процессы по контролю исполнения решений проектного комитета.

Руководство компании пользуется мобильным решением DIRECTUM для iPad, благодаря чему значительно повысилась оперативность рассмотрения документов, и появилась возможность решать многие вопросы удаленно.