Комитет по образованию Барнаула осваивает новые возможности СЭД «ДЕЛО»

Поэтапное внедрение СЭД в системе муниципального управления городского округа Барнаул началось в 2005 году. Программным продуктом, на базе которого создавались СЭД в муниципальных структурах, стало «ДЕЛО», которое на тот момент уже было де-факто региональным стандартом. Эта разработка активно внедрялась в органах власти Алтайского края (в Администрации края и подведомственных организациях).

На муниципальном уровне для автоматизации документооборота первыми начали использовать «ДЕЛО» специалисты аппарата городской администрации Барнаула. Чуть позже система была внедрена в администрациях пяти районов города. В дальнейшем к числу пользователей СЭД «ДЕЛО» присоединились городские комитеты, а также администрации сел и поселков, входящих в состав городского округа.

Комитет по образованию города Барнаула начал внедрение СЭД «ДЕЛО» в 2009 году. Пользователями системы стали специалисты общего отдела, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета. В настоящее время система активно используется для регистрации документов всех групп и организации контроля их исполнения. За период эксплуатации СЭД «ДЕЛО» отмечен существенный рост исполнительской дисциплины. Значительно сократилось время, необходимое для регистрации и обработки корреспонденции. Поиск актуальных сведений о документах стал проще и быстрее: в электронной картотеке СЭД «ДЕЛО» всегда имеются сведения о том, у кого из исполнителей в данное время находится документ, о состоянии исполнения и т.д.

В текущем году к числу пользователей СЭД Комитета добавляются новые сотрудники. Часть из них получат доступ в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Также в рамках планового развития СЭД Комитет обновил версию системы до актуальной, приобрел подсистему «Управление процессами» (позволяет проектировать в СЭД любые процессы обработки информационных объектов), дополнительные опции «Сканирование» (для оцифровки бумажных документов и ввода их электронных образов в СЭД) и «Электронная подпись и шифрование» (для подписания официальных документов электронной подписью). Кроме этого, для организации взаимодействия СЭД Комитета с системами документооборота других ведомств приобретен модуль СЭВ («Сервер Электронного Взаимодействия»).

Все опции и подсистемы на данный момент установлены. Для обучения новых пользователей СЭД сформированы учебные группы. Увеличение количества пользователей, а также освоение новых возможностей (сканирование документов, электронная подпись, взаимодействие с СЭД других организаций) позволит более эффективно использовать систему документооборота «ДЕЛО» для нужд муниципального управления. В перспективе Комитет рассматривает возможность дальнейшего увеличения количества пользователей системы, а также перехода на безбумажные технологии на этапах подготовки и согласования проектов документов.

Напомним, что Алтайский край является одним из регионов, в котором система электронного документооборота «ДЕЛО» выбрана в качестве базовой для автоматизации документальных процессов в органах власти и местного самоуправления. В регионе создана и успешно работает Единая система электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД), выполняющая не только функции автоматизации управления документами, но и общей информационной базы для государственных и муниципальных структур.