Ближе к пользователю. Новая версия СЭД «ДЕЛО»

«Еще в прошлом году мы высказали предположение, что одним из самых актуальных и определяющих трендов в ближайшее время станет гуманизация пользовательского интерфейса. Мы были уверены, что пользователь станет предъявлять повышенные требования к комфорту работы с решением, - отмечает Юрий Назаров, генеральный директор «ЭОС ПВ». - Текущий год подтвердил наши прогнозы. Более того – мы даже несколько недооценили масштабы этого тренда. На сегодняшний день уже не столько сам функционал, сколько качество и удобство предоставления этого функционала становятся доминантным критерием при выборе IT-системы. Комфорт рабочего места становится все более важен, а динамичный и красивый интерфейс создает позитивное настроение у пользователя, помогает работать, быстрее воспринимать информацию, находить ответы на вопросы и принимать решения. В нашей новой версии СЭД «ДЕЛО» мы учли этот тренд».

Новый интерфейс АРМ

Заметим, что данная тенденция зафиксирована и на уровне регулятора: Минкомсвязи, по оценкам экспертов, прилагает колоссальные усилия для того, чтобы гуманизировать интерфейсы, и чиновник не испытывал стресса при работе. В частности, это касается работы с электронной подписью.

Подписание документа ЭП

Кроме того, согласно новым распоряжениям, теперь при обмене документами в формате МЭДО 2.7 необходимо на каждый из них ставить электронную подпись должностного лица. Т.е. применение электронного документа на рабочем месте становится неизбежным. 

В новой версии системы «ДЕЛО» тренд повышения внимания к дружелюбности интерфейсов и СЭД в целом нашел свое отражение. Так, в обновленном «ДЕЛЕ» используется ролевая модель рабочих мест – «АРМ руководителя подразделения», «АРМ помощника руководителя», «АРМ специалиста». В соответствии с функциями, которые характерны для определенной ролевой модели, в интерфейсе отображаются папки и кнопки действий. Благодаря этому пользователь получает интерфейс, который позволяет концентрироваться на содержании документа, не отвлекаясь на лишний функционал.  

Помимо ролевой модели разделения функционала рабочих мест каждый пользователь может дополнительно персонализировать интерфейс в соответствии с потребностями и предпочтениями: можно самостоятельно изменять состав отображаемых элементов и инструментов или скрывать невостребованные.

Настройка вида АРМ

Новый вид регистрационной карточки РК

Настройка вида регистрационной карточки документа

В новой версии много внимания уделено и расширению функционала. В частности, увеличены возможности коллективной работы с документами и совместной подготовки поручений. Был доработан функционал подсистемы СЭВ (Сервер Электронного Взаимодействия). Теперь можно автоматически синхронизировать изменения в справочниках объединенных СЭД «ДЕЛО» компаний, благодаря чему для пользователей работа в удаленных подразделениях выглядит как работа в единой СЭД. Также упростилась передача через СЭВ файлов, поручений и отчетов исполнителей поручений. Среди новых возможностей и настройка шифрованного подключения для каналов отправки и приема сообщений СЭВ электронной почты.

Упростилась и работа с поручениями. Например, появилась удобная визуализация «Дерева поручений», упрощающая восприятие многоуровневых поручений с большим количеством участников. Пользователь может как просматривать все «Дерево», так и открыть отдельную его «Ветку» или выбрать только те, где он является исполнителем. Причем сразу в «Дереве» можно увидеть не только сроки и исполнителей, но и кликабельные текст резолюций и отметки о наличии отчетов.

Дерево поручений

Также расширены возможности поиска и способы выбора в списке доступных документов в кабинете нужных позиций. Среди новых реквизитов – «Срочно!», «Статус» и «Приоритет». Признак «Срочно!» показывает срочность документа, является поисковым критерием по регистрационным карточкам документов и поручениям и может при определенных настройках отображаться в перечне записей кабинетов папок. Реквизит «Статус» указывает, на каком этапе подготовки и согласования находится проект резолюции. Он изменяется должностными лицами, подготавливающими проект резолюции и утверждающими его. «Приоритет» показывает степень важности проекта резолюции и используется для сортировки записей проектов резолюций в папке кабинета.

Изменения коснулись и ролевой модели доступа к объектам в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web». Дополнительно к применяющимся ранее конфиденциальным грифам доступа теперь пользователь может изменить картотечный принцип доступа на новый, персонифицированный, при котором доступ к карточке или файлу получают только пользователи, фигурирующие в РК в качестве автора, адресата, исполнителя или контролера

Отметим, что СЭД «ДЕЛО» постоянно дорабатывается. Выпустив новую версию решения, создатели уже озвучили планы по ее дальнейшему развитию, а также по трансформации других систем. Как рассказал Юрий Назаров, сейчас в компании размышляют над интеграцией различных продуктов. В частности, планируется модифицировать «Архивное дело» в соответствии с потребностями в хранении не только бумажных документов со сканами, но и электронных документов в юридически значимом виде. Так как одним из драйверов роста рынка являются муниципальные и государственные услуги, не так давно был запущен новый продукт АИС МФЦ ДЕЛО, автоматизирующий работу МФЦ – его функционал будет расширяться со временем.

«Мы будем окончательно переходить к веб-технологиям. Пока наши решения предоставляют часть функций только в толстом клиенте, однако по ряду причин, в том числе связанных с импортозамещением, мы делаем ставку на веб, и уже к концу 2016 года большая часть функционала будет работать в веб-технологиях. Также мы работаем над реализацией нашей давней мечты – использование технологии интеллектуальной работы с контентом документа. Кроме того, мы будем поддерживать работу нескольких организаций внутри единой СЭД, – озвучивает планы Юрий Назаров. – В целом мы планируем еще больше внимания уделять производительности, вопросам разграничения доступа, улучшению администрирования и распределенного управления пользователями».