IDC определила роль умных МФУ в рабочей среде

В настоящее время в своей повседневной деятельности большинство европейских компаний используют как бумажные, так и цифровые документы. Однако треть компаний планирует перейти на электронный документооборот.

Официальный доклад, составленный Джеки Хендриксом (Jacqui Hendriks), руководителем европейского отдела исследований и консалтинговой практики управляемых услуг печати и решений для документооборота IDC, озаглавлен: «Рабочие процессы сдерживают ваши рыночные возможности? Экономичная печать и управление документами с помощью умных МФУ».

Предыдущее исследование IDC, упоминаемое в документе, показало, что многие компании хотели бы оцифровать документы, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения в офисе или за его пределами. Так, одно из ключевых преимуществ автоматизации рабочих процессов — возможность архивировать документы в одном месте. Благодаря возможности сканирования пользователи могут оцифровывать информацию для поиска и сканировать напрямую в указанное место, устраняя необходимость в бумажных документах и переводя их в цифровой формат.

По данным IDC, ключевые функции, которые умные МФУ могут предложить фирмам, стремящимся к оцифровке документов, включают возможность прямого сканирования в электронную почту, в указанную папку, которая может находиться в сети или в облаке, для дальнейшего использования или в архив. Это соответствует потребностям 66% европейских компаний, которые одним из основных преимуществ автоматизации рабочих процессов видят хранение архивных документов в одном месте. Документы различных форматов также можно сканировать для хранения в формате PDF или PDF/A (последний отвечает требованиям длительного цифрового архивирования).

Также в официальном докладе IDC указывается, что в настоящее время процессы документооборота каждый год приводят к значительным потерям продуктивности сотрудников. Как «настраиваемые инструменты преобразования» умные МФУ обеспечивают значительные преимущества для документооборота, автоматизируя множество трудоемких ручных операций и позволяя компаниям сосредоточиться на деятельности, способствующей развитию бизнеса.

«Как технологии для рабочей среды умные МФУ прошли долгий путь за очень короткий промежуток времени, — говорит Терри Кавашима (Terry Kawashima), управляющий директор OKI Europe Ltd. — Это прямой ответ на потребность рынка в оцифровке и оптимизации документооборота, как указано в официальном докладе IDC. Это будущее с небольшим количеством документов в шкафах и множеством оцифрованных документов».

Портфель умных МФУ OKI Europe сочетает комплексное программное обеспечение и современные технологии. Эти встроенные инструменты предлагают компаниям ряд функций, помогающих эффективнее обрабатывать, систематизировать документы и управлять ими, а также удовлетворяющих растущую потребность в оцифровке документов для экономии времени и места в компаниях с большими объемами работы.