В ООО «Кеско Риэл Эстейт» автоматизированы процессы договорной работы

ООО «Кеско Риэл Эстейт» осуществляет деятельность, связанную с инвестициями, строительством и управлением недвижимостью корпорации KESKO. Корпорации принадлежат пищевые предприятия, предприятия по производству сельскохозяйственного оборудования, а также торговые сети по продаже автомобилей и товаров для дома.

До внедрения DIRECTUM документооборот компании велся в бумажном виде, для обмена внутри компании использовалась электронная почта, а документы хранились на сетевых дисках. Процессы были непрозрачны, возникали сложности с безопасностью информации.

Для снижения трудозатрат, ускорения обработки документов и перехода на их электронное согласование в компании было решено внедрить ECM-систему DIRECTUM. В рамках проекта было необходимо:

• минимизировать потери документов;
• повысить безопасность корпоративной информации;
• разграничить права доступа к документам;
• оптимизировать и ускорить согласование договоров;
• снизить риски простоев в работе с помощью механизма замещения отсутствующих сотрудников.

В результате внедрения DIRECTUM для сотрудников ООО «Кеско Риэл Эстейт» организован единый доступ к корпоративной информации, а механизм разграничения прав обеспечивает конфиденциальность и сохранность данных. Благодаря структурированному хранению и единой системе классификации, сотрудники тратят меньше времени на поиск нужных документов. Повысилась прозрачность процессов: появилась возможность отслеживать статус документа на всех этапах работы с ним, контролировать сроки согласования.

Благодаря настроенной синхронизации данных из учетной системы 1С в DIRECTUM, в ECM-системе поддерживается актуальность информации о работниках и организационной структуре компании.

На базе решения «DIRECTUM: Управление договорами» автоматизированы процедуры формирования, согласования, регистрации договорных документов, их отправки контрагентам и контроля возврата. Этапы согласования внутри компании зависят от категории, суммы и других параметров договора. За счет встроенных в решение инструментов анализа оперативно отслеживается динамика договорной деятельности компании.

Генеральный директор ООО «Кеско Риэл Эстейт» Клаус Микаэль Лааксо так высказался о результатах проекта:

«Внедрение системы позволило выстроить прозрачный процесс работы с договорными документами и осуществлять контроль за сроками их согласования».

В DIRECTUM работают 75 сотрудников ООО «Кеско Риэл Эстейт». В компании реализован русско- и англоязычный интерфейс системы. Обучение сотрудников работе в DIRECTUM было проведено также на двух языках. Сегодня заказчик рассматривает возможность развития функциональных возможностей системы.

Александр Рогозный, генеральный директор Avis Expert, в свою очередь, отметил:

«Ритейл – высококонкурентная отрасль. Особенно в кризис, когда потребители очень разборчивы в выборе места покупок. В силу высокой конкуренции ритейлеры внимательно относятся к вопросам операционной эффективности и постоянно эволюционируют в этом направлении. Проект, выполненный командой Avis Expert для KESKO, – отличный пример стратегии постепенной цифровой эволюции организации. Поэтапная автоматизация позволяет постепенно переводить бизнес в электронный вид, добиваясь максимальной эффективности каждого бизнес-процесса. Создаваемая в результате цифровая среда обеспечивает принципиально новый уровень прозрачности и управляемости бизнеса и дает возможность быстро модифицировать бизнес-процессы».