В Минпромторге России внедрена система долговременного хранения архива документов

С каждым годом в министерствах и ведомствах все более актуальными становятся вопросы организации и функционирования архивов электронных документов, которые являются важными источниками информации для принятия решений на всех уровнях управления. Необходимость автоматизации архивного дела и делопроизводства в целом, выбор наиболее эффективных способов использования конкретных технологических решений выходят на первый план работы с документами. 

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации с 2007 года использует СЭДDocsvision, которая поддерживает процессы получения, регистрации, подготовки, согласования и рассылки любых видов документов, а также контроля исполнения поручений. Работа в СЭД не ограничивается рамками офиса: система доступна на мобильных устройствах и имеет интегрированный модуль «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР). 

В августе 2015 года Министерство объявило конкурс на участие в проекте внедрения автоматизированной информационной системы долговременного архивного хранения документов. Победителем конкурса стала одна из ведущих российских ИТ-компаний – «Диджитал Дизайн», – имеющая успешный опыт внедрений в органах исполнительной власти и госструктурах. 

Предоставленное компанией предложение по разработке и реализации проекта полностью соответствовало требованиям заказчика. Решение поддерживает следующие процессы:

-        передача электронных документов, хранящихся в оперативной базе данных СЭД, в архив Министерства;

-        архивная обработка документов постоянного и долговременного хранения;

-        формирование документов архивного учета по электронным документам;

-        подготовка к передаче электронных документов на государственное хранение;

-        уничтожение документов оперативной базы данных и архивных документов. 

Система архивного хранения документов была реализована на базе решения «Административное делопроизводство» для платформы Docsvision 4.5, разработанного компанией «Диджитал Дизайн». 

В настоящий момент СЭД пользуются более 700 сотрудников Минпромторга России. Система архивного хранения документов, внедренная специалистами «Диджитал Дизайн», позволяет иметь постоянный доступ к хранимой в архиве информации и оптимизирует работу СЭД. 

В рамках проекта были осуществлены несколько этапов работ, которые включали в себя разработку требований и программного обеспечения для внедрения долговременного архива в структуру Министерства. Завершена работа по интеграции системы долговременного архива с СЭД, выполнены все государственные рекомендации по хранению электронных документов. 

Последним шагом этапа внедрения стала установка программного обеспечения на компьютеры сотрудников Министерства. Вся работа по проекту долговременного архива была завершена в конце 2015 года.