ОАО «Корпорация «Стратегические пункты управления-ЦКБ ТМ» осваивает электронный документооборот

Решение автоматизировать документоцентричные процессы предприятия с помощью современного профессионального инструмента было принято руководством АО «Корпорация «СПУ» для повышения эффективности работы с документами. Необходимо было решить задачи сокращения сроков регистрации и обработки организационно-распорядительной документации (ОРД), сроков подготовки и согласования, контроля исполнения документов. СЭД должна была уменьшить риски потери документов, обеспечить пользователям хранение и удобный доступ к документам в электронном виде. 

Совместно с партнёром – компанией «АСКОН-ЦР» - специалисты корпорации провели исследование рынка и, изучив преимущества различных систем, остановили свой выбор на российской платформе Docsvision. На её базе в 2016 году была полноценно запущена в работу система электронного документооборота предприятия. Решение базируется на стандартных возможностях платформы, настроено партнером под конкретные бизнес-процессы с помощью имеющихся в Docsvision конструкторов. 

Удалось полностью автоматизировать движение служебных записок: экономические службы предприятия в течение года выпускают их порядка 1000. Автоматизировано согласование и подготовка приказов, распоряжений, исчезла необходимость вручную собирать визы на документ. Сегодня в СЭД осуществляется подготовка писем и проектов документов, получение статистических отчетов по документообороту и исполнению документов в установленные сроки. 

В процессе внедрения активно принимала участие рабочая группа проекта – это порядка 60 специалистов компании, задействованных в её тестировании. На текущий момент СЭД использует все руководство компании, руководители отделов (структура включает в себя порядка 70 отделов) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. В планах развития системы – интеграция с системой «1С» и добавление новых бизнес-процессов. 

Серенко Борис Владимирович, начальник ИТ-отдела АО «Корпорация «СПУ»:

Я считаю, что мы успешно реализовали проект, несмотря на нюансы, которые, наверное, неизбежны при внедрении любой масштабной ИТ-системы. Могу оценить результат как пользователь - удобно, когда есть доступ в СЭД ко всем документам, которые я создавал и в работе над которыми принимал участие. Удобно, что нет необходимости вручную их подписывать, особенно учитывая масштабы нашего предприятия и расположение в нескольких корпусах. Порядок в документах – это ещё и значительная экономия времени, т.к. процесс согласования у нас сократился с нескольких дней до нескольких часов». 

Алексей Губарев, Руководитель Отдела продаж ООО «АСКОН-ЦР»:

Компания АСКОН много лет на рынке, и за плечами у нас немало сложных и интересных проектов. В 2016 году мы завершили ещё один: внедрение СЭД на платформе Docsvision в АО "Корпорация "СПУ-ЦКБ ТМ". Мы как раз завершили внедрение САПР КОМПАС-3D в головной организации Корпорации и находились на стадии сдачи заказчику проекта по внедрению системы инженерного документооборота и архива на базе разработки ГК АСКОН ЛОЦМАН:PLM, когда прозвучал призыв к участию в выборе платформы организационно-распорядительного документооборота. Мы восприняли его с энтузиазмом, т.к. уже успели изучить основные бизнес-процессы заказчика и имели представление о резервах автоматизации предприятия. В течение полугода мы провели дополнительное исследование и вместе с командой заказчика сформировали Техническое Задание. Изучив рынок систем СЭД, мы практически сразу оценили универсальность, функциональность и требуемую для заказчика гибкость платформы Docsvision. Заключение партнерского соглашения о сотрудничестве с компанией-вендором оказалось делом быстрым и приятным. В ходе проекта нам помогала команда разработчиков, реализуя доработки системы. Надеемся, что это сотрудничество приведет к новым интересным проектам, а наши заказчики будут получать выгоды от автоматизации различных задач.