«Дикси» автоматизирует управление и учет расчетов по договорам аренды помещений

Большинство магазинов «ДИКСИ» расположены в арендованных помещениях. При их выборе компания уделяет особое внимание площади, расположению и арендной плате, так как эти факторы оказывают повышенное влияние на оборот. Ранее в «ДИКСИ» отсутствовала единая база договоров аренды и информации, а стоимость аренды рассчитывалась в Excel — это приводило к ошибкам и неточностям, а также создавало множество сложностей: несвоевременную оплату и риски расторжения договора, переплату, искажение фактических данных и отсутствие подписанных документов для разрешения спорных вопросов.

Для того чтобы избежать подобных проблем в будущем, руководством розничной сети было принято решение создать единую систему, в которой управление арендными начислениями было бы автоматизировано. Платформой для реализации проекта стал финансовый контур корпоративной информационной системы, при интеграции с системой электронного документооборота, способный дать все необходимые возможности для создания системы управления расчетами по договорам аренды помещений.

Партнером проекта стал проверенный партнер заказчика, ГК «КОРУС Консалтинг», сотрудничавший с «ДИКСИ» по ряду проектов, в частности, по автоматизации подготовки международной и управленческой отчетности.

В ходе проекта для целей исключения двойного ввода была реализована интеграция карточек заключаемых договоров аренды между системой электронного документооборота и финансовым контуром корпоративной информационной системы в процессе их согласования. Также была создана база мастер-данных, определяющих параметры и алгоритмы расчета арендных начислений по каждому договору и дополнительному соглашению. На случай изменения параметров договора с арендодателем, специалисты интегратора предусмотрели версионность. Кроме того, решение автоматически рассчитывает начисления и платежи на основании введенных данных.

«Управление арендной платой — стратегически важная для нас задача. Благодаря “КОРУС Консалтинг” сегодня мы имеем возможность контролировать расходы на аренду всех наших магазинов, сократить расходы на штрафы за несвоевременную уплату арендных платежей и избежать рисков закрытия магазинов, связанных с перебоями в оплате. Мы планируем пойти дальше и, доработав систему, использовать ее как источник данных для планов бюджетирования, а также для анализа причин и дат возникновения отклонений по условиям аренды», — отмечает Владимир Муравьев, IT-директор ГК «ДИКСИ».

«Ритейл всегда был для нас значимой отраслью. За годы работы с крупными заказчиками из этой сферы, мы накопили широкий проектный портфель, усилили отраслевую экспертизу и создали ряд специализированных решений. Все это мы применяли при реализации проекта ГК «ДИКСИ». Использование разработанного на Microsoft Dynamics AX решения поможет ритейлеру решить задачу своевременного и корректного расчета арендных начислений, исключающего возможность возникновения переплат и рисков закрытия магазинов или пересмотра условий договоров из-за нарушенных сроков оплаты», — подчеркивает Иван Фёдоров, директор департамента ERP ГК «КОРУС Консалтинг».