«Диджитал Дизайн» автоматизировала работу коллегиальных органов «ФосАгро»

До реализации проекта коллегиальные органы управления компании взаимодействовали через видеоконференцсвязь, ознакомление с материалами по вопросам повестки дня осуществлялось посредством электронных рассылок, использования сетевой папки и в печатном виде. Процессы, которые выполняли секретари, члены совета директоров ПАО «ФосАгро» и комитетов при нем, члены правления АО «ФосАгро-Череповец», нуждались в автоматизации. Заказчику нужна была современная и удобная в использовании система информационной поддержки деятельности участников этих процессов, их доступа к документам, возможности участия в заседаниях с использованием удаленного доступа. 

Для решения этих задач «ФосАгро» выбрала российскую компанию «Диджитал Дизайн», которая предложила собственное решение «Информационная система коллегиальных органов», соответствующее всем требованиям функциональности, безопасности, оперативности и мобильности. 

Специалисты «Диджитал Дизайн» провели обследования бизнес-процессов и информационных систем «ФосАгро», проанализировали потребности и пожелания заказчика. Полученные результаты стали основанием для доработки и внедрения системы. Подключаться к ней можно через мобильное приложение на планшетных устройствах с возможностью онлайн- и офлайн-работы или посредством веб-клиента, доступного из браузера. 

Решение позволяет работать с графиками заседаний в электронном календаре, получать уведомления о новых событиях, принимать участие в голосованиях, просматривать состав коллегиальных органов и необходимую информацию о заседаниях, включая материалы в различных форматах. 

Специалисты «Диджитал Дизайн» реализовали возможность одновременного использования разработанной системы с внутренней информационной системой видеоконференцсвязи на базе CiscoTelePresence АО «ФосАгро-Череповец». Это позволяет использовать данный вид связи в работающем приложении «ИСКО» и реализовывать все необходимые процессы в едином пространстве. 

«Информационная система коллегиальных органов» предусматривает одновременную работу более 100 пользователей. Их доступ к функциональности распределен в соответствии с ролями. Также для удобства работы в системе реализованы различные справочники: «Коллегиальные органы», «Группа предприятий «ФосАгро» и «Сотрудники». Доступ к ним предоставляется в зависимости от роли пользователя и его принадлежности к определенному коллегиальному органу. 

Жанна Бесенкова, начальник секретариата управления документационного обеспечения АО «ФосАгро-Череповец»: «В настоящее время завершается опытно-промышленная эксплуатация, запуск информационной системы в промышленную эксплуатацию запланирован на февраль 2017 г.  Хотела бы отметить слаженную работу проектной команды и представителей разработчика –«Диджитал Дизайн» в период внедрения. Уверена, что в ходе эксплуатации все участники оценят достоинства новой системы: сокращение трудозатрат, доступность информации, возможность использования удаленного доступа для участия в заседаниях в форме совместного присутствия и заочного голосования. Бесспорным достоинством является возможность экономии бесценного и невозобновляемого ресурса – времени.

В результате проекта мы получили удобное распределенное пространство для работы членов коллегиальных органов управления с возможностью подключения из разных точек мира». 

Владимир Стекольщиков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн»: «Разработанная нашей компанией система – уникальное программное обеспечение. Она позволяет автоматизировать полный цикл проведения заседаний советов директоров, правлений, управляющих комитетов и других коллегиальных органов: от формирования повестки до составления протоколов заседаний. Это оптимальное предложение для решения стоящих перед «ФосАгро» задач, максимально эффективное для работы членов коллегиальных органов заказчика».