Опоздали на 30 лет или черная дыра в архивном деле

Как заметила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», тема архивов сегодня очень актуальна, причем не только для госорганов, но и для коммерческих структур. Последним необходимо для себя определить, каким образом им организовывать архивную работу, хотя интересы коммерческих структур и госорганов не всегда совпадают в вопросах хранения документов.

Кроме того, меняются и технологии, которые используются для работы с документами и информацией. Более того, Николай Никифоров, министр связи и массовых коммуникаций РФ, на пленарном заседании IT-форума сказал, что сейчас наступила эра управления данными. «Если на основе данных принято управленческое решение, то это уже документы, - уверена Храмцовская. - И не важно, в каком они виде представлены – в виде изначально электронного бумагоподобного документа, в виде базы данных и так далее. Вот это, к сожалению, очень часто специалисты ИТ и управленцы не осознают и не понимают, что надо сохранять то, на основе чего принято решение».

Технологическая старость

Помимо этого, есть еще и проблема устаревания конкретных технологий, и существование многоукладности при работе с информацией.

«Сейчас идет переход общества на преимущественно электронные технологии – это свершившийся факт. Повлиять на это нельзя, это надо принять как данность и учесть в работе, - уверена г-жа Храмцовская. - Поэтому специалисты по управлению документами и архивисты должны вплотную сейчас заняться вопросами обеспечения сохранности, использования, долговременного хранения, доступности и уничтожения документов в электронном виде».

Наталья Храмцовская заметила, что в этом процессе мы уже опоздали: решать судьбу электронных документов нужно было, когда только разрабатывались информационные системы, в которых документы должны были создаваться: «Мы лет на 30 опоздали, потому что почти 30 лет эти информационные системы используются. Мы сейчас видим последствия неразберихи 90-х годов, когда на это никто не обращал внимания, у разработчиков не было денег, а у архивистов не было сил и знаний, чтобы поднять этот вопрос на должный уровень. Эти 30 лет – это колоссальные утраты электронных источников в отношении истории нашей страны. Это и базы данных, и официальные сайты органов государственной власти и коммерческих организаций, и электронная почта и социальные сети и т.д.».

На сегодняшний день нет ни одного конкретного рецепта, нет окончательного решения, как же правильно организовать хранение электронных документов. Мы находимся на перепутье, и появление каждой новой технологии ставит перед нами новые проблемы. Одновременно перед нами, по мнению эксперта «Электронных офисных систем», стоит задача научиться по-новому управлять и бумажными документами, объемы производства которых не снижаются, и электронными – вплоть до решения их судьбы и архивации.

«Текущее состояние архивной отрасли напоминает ситуацию 100-летней давности, которую наш великий архивист Дмитрий Самоквасов назвал архивным нестроением, - рассказывает Наталья Храмцовская. - Фактически наблюдается феодальная раздробленность отрасли, когда регионы не подчиняются центру, а центр может только давать советы, которые регионы могут и не исполнять. И мы с этой ситуацией сталкиваемся с 2004 года, когда был принят действующий закон об архивном деле. И самое главное: в отрасли еще не сложилось четкого понимания места архивов в общей системе государственного управления. И это нам сильно мешает, потому что, не понимая, где наше место, мы не можем себя правильно продать той системе госуправления, которая сейчас существует».

Финансовая недостаточность

Проблема еще и в том, что архивисты не могут объяснить управленцам, зачем архивы нужны. Кстати, это касается не только руководителей госструктур – та же проблема и в архивах коммерческих организаций, потому что пока не «продашь» себя руководителю, не объяснишь, что архив нужен не для того, чтобы сохранить историю, а для того чтобы «прикрыть» самого руководителя от самых больших рисков и в том числе тюрьмы, бюджетов на архив не дают. Но как только у начальства появляется понимание, зачем нужен архивист, значительная часть организационных и финансовых проблем исчезают.

В отрасли недостаточно финансирования и фактически сложился порочный круг. «Нет денег, значит мы не можем использовать современные технологии, нанять и дать достойную зарплату хорошим специалистам, а тем более – пригласить более молодых специалистов или представителей других отраслей, которые в архивах очень нужны. И от этого мы опять не можем достойно показать свою деятельность и нам перестают давать денег, руководствуясь принципом «Зачем они вам нужны? Храните свои документы – и все». Причем, зачастую так и говорят – «свои», - поясняет Наталья Храмцовская.

Вырастить Бабу Ягу

Сейчас в нашей стране единая система централизованного управления и методологическое обеспечение фактически полностью разрушены, и разрушение продолжается. Отрасль не получает необходимого кадрового пополнения. Даже те, кто получил специализированное образование, в архивы практически не идут по простой причине. Когда специалист с высшим образованием может получить лишь 15-20 тыс. рублей в месяц даже в Москве, где средняя зарплата 63 тыс. рублей в месяц – это не привлекает кадры в отрасль. 30 тыс. рублей в месяц – это приемлемая зарплата для начинающего специалиста, а сейчас они получают даже не прожиточный минимум. Поэтому специалисты уходят в другие сферы, меняют полностью профессию или их переманивают коммерческие структуры, у которых тоже жутчайший дефицит специалистов. А когда возникает вопрос об электронных архивистах, тут полная пустота – брать людей неоткуда.

«Что делать? Давайте вспомним «Карнавальную ночь»: «Бабу Ягу со стороны приглашать не будем – воспитаем в своем коллективе». Нам это придется делать: воспитывать и себя, и молодое поколение. По-другому не получится: учиться негде», - резюмирует Наталья Храмцовская.  

Архив как бизнес

Еще один вопрос, который сейчас приобрел особое звучание –  это обеспечение доступа к архивным материалам и оказание услуг заинтересованным сторонам. Задача архивов – не только сохранить, но и обеспечить доступ к документам. Если архивы этого не делают, то они не выполняют свои функции. Как напомнила Наталья Храмцовская, сейчас развивается колоссальный скандал, связанный с новыми правилами работы исследователей в читальных залах. В планах Росархива обсуждать новую версию правил в октябре.

«Верховный суд поддержал пользователей, а не архивы. С моей точки зрения это не совсем неправильно, - убеждена Храмцовская. - В решении суда не учтены интересы архивов. А здесь нужен консенсус, чтобы и пользователи получили право на бесплатное копирование собственными средствами, и архивы могли получить то, что им необходимо».

Возможно, необходима новая бизнес-модель деятельности архивов в современных условиях. Спикер отметила, что, когда архивы перевели в бюджетные организации, то, согласно законодательству, у них забрали в бюджет все дополнительно заработанные ими средства. Это, по мнению Н.А. Храмцовской, было ошибкой. В платной работе архивов и архивистов есть заинтересованность, люди готовы платить за услуги, но эти деньги должны идти напрямую тем, кто их заработал, а не в бюджет. Именно решение о выводе заработков архивов в федеральный бюджет и создало конфликтную базу, которая не может пока разрешиться. 

Что делать?

Начинать надо с кадров – их надо растить, уверен эксперт «Электронных офисных систем». Также надо научиться «продавать» свою работу тем органам госуправления, которые принимают решения о выделении средств. Электронные документы нужно спасать всеми возможными способами.

«В таких тяжелых условиях без нормативной базы и поддержки сверху архивы должны делать то, что в их силах. Если понимаем, что можем сохранить сайт – пытаемся сохранить и смотрим, как получится. Так мы наберем практический опыт. Если же будем ждать решения сверху, то утратим все», - резюмирует эксперт.

Также необходимо возрождать архивную науку. Сейчас идет работа лишь над архивным делом – подкручивание и подмазывание того, что существует. Нам же, по мнению Храмцовской, нужна архивная наука, которая бы сформулировала, как должны работать и действовать архивы на уровне концепции, и на ее основе уже можно было бы разработать нормативные акты. Вопрос использования зарубежного опыта при этом встает очень остро. Другие страны опережают на десятки лет, а значит, набили шишки на тех вопросах, к которым Россия только подходит. Так что не надо набивать свои шишки – надо оценить опыт, который есть в открытом доступе, и обобщить его. Надо изучать и российский опыт – Банк России, ФНС уже реализуют проекты достойные нашего внимания, и их надо тщательно изучать.

Перспективным видится и ГЧП в области архивного дела. Надо приглашать к сотрудничеству и обсуждению в области разработки нормативных актов всех, кто готов это делать.